Laurie Malterre

Préparation du signalement des périodiques du fonds général de la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges : pour la mise à jour du SIGB et du Sudoc-PS

Maître de stage : Marie-Luce Jousselin
Responsable du pôle sciences,
Bibliothèque francophone multimédia de Limoges

stage effectué du 30 mars au 26 juin 2010

stucture d'accueil : Bibliothèque francophone multimédia - Limoges

publiée en ligne le 04 janvier 2011

Couverture du rapport de stage


Les périodiques de la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges sont signalés de manière incomplète dans deux bases : le SIGB de la bibliothèque et le Sudoc-PS. Les intérêts de signaler de manière complète l'ensemble des périodiques et leurs états de collection sont pourtant nombreux, mais les moyens humains à déployer pour mettre à jour ces catalogues sont importants. De plus, le SCD de l'Université de Limoges et la Bfm rencontrent des obstacles techniques et juridiques pour mettre à jour le Sudoc-PS, alors que ce partenariat faciliterait le signalement, et permettrait d'engager le plan régional de conservation partagée des périodiques en Limousin. Cependant, des évolutions et des alternatives laissent entrevoir des solutions pour faire aboutir ce partenariat.

The Bfm's -the library of Limoges- periodicals are incompletely described in two catalogues : The Bfm and the Sudoc-PS ones. Though, there are lots of reasons for a library to communicate its periodicals collections in these catalogues, but librarians need a lot of time to do this. Moreover, the SCD -the library of the University of Limoges- and the Bfm encounter technical et legal problems about the update of the Sudoc-PS. Though, this partnership would make this work easier, and would also permit to begin the shared keeping of periodicals programme in Limousin. However, some evolutions and alternatives suggest that solutions can be found to make this partnership succeed.

Je tiens tout d'abord à remercier mon maître de stage, Marie-Luce Jousselin, responsable du pôle sciences à la Bfm, ainsi que ma tutrice, Joëlle Cartigny, directrice du SCD et conseillère livre et lecture à la DRAC du Limousin, pour avoir dirigé et aiguillé mon travail.

Merci également à Véronique Siauve, responsable du Sudoc-PS en Limousin, pour avoir suivi mon stage et pour sa collaboration.

J'aimerais remercier aussi le directeur de la Bfm, Daniel Le Goff, l'ensemble du personnel du pôle sciences pour son accueil et sa bonne humeur, ainsi que les autres personnes de la Bfm que j'ai eu l'occasion de croiser. Merci particulièrement à ceux qui m'ont aidé sur les périodiques : Marie-Laure Meunier (pôle sciences), Florence Charbonnel (pôle sciences), Richard Durand (pôle Limousin et patrimoine), Christiane Laurent (pôle francophonie) et Sonia Hennequin (dépôt légal) ; ainsi qu'Éric Briot (reliure) et Alexandre Garcia (responsable informatique).

J'aimerais enfin remercier Marie-Laure Guéraçague, directrice du CRL Limousin, pour les informations qu'elle m'a fournies.


Texte intégral

Introduction

Pour une bibliothèque, le signalement de ses collections est le premier moyen de les communiquer et de les valoriser. Cela consiste à rendre visibles les documents, en les faisant figurer dans son catalogue (système intégré de gestion de bibliothèque : SIGB). En ce qui concerne les périodiques, le signalement consiste à cataloguer chaque titre présent dans la bibliothèque, mais aussi à indiquer leur état de collection, c'est-à-dire les numéros conservés et consultables à la bibliothèque.

La Bibliothèque municipale de Limoges a été fondée en 1804. La plupart des documents anciens qu'elle possède ne sont pas encore catalogués. De manière générale et simplifiée, il s'agit des monographies antérieures à 1940 et des périodiques antérieurs à 1998. En 1998, la bibliothèque s'est installée dans un nouveau bâtiment en centre-ville, devenant par la même occasion une bibliothèque municipale à vocation régionale (BMVR) portant dorénavant le nom de Bibliothèque francophone multimédia de Limoges (Bfm). Elle joue donc un rôle majeur dans la promotion de la lecture publique en Limousin, et elle a aussi des missions de collecte et de conservation des documents liés à la région. Elle est également associée à la Bibliothèque nationale de France (BnF) au titre du dépôt légal imprimeur en région, elle a donc pour mission de conserver tous les documents imprimés en Limousin depuis 1943. Elle est aussi pôle associé documentaire de la BnF pour le théâtre et la poésie francophones des pays étrangers.

1 :
 Sudoc-PS pour Système universitaire de documentation – publications en série.

La Bfm possède plusieurs fonds de périodiques qui correspondent à ses missions : le fonds général, géré par le pôle sciences, et qui correspond à sa vocation de lecture publique, le fonds du pôle francophonie, le fonds du pôle Limousin et patrimoine, et le fonds du dépôt légal. Le fonds du pôle francophonie est entièrement signalé dans le catalogue de la Bfm, ainsi que le fonds du pôle Limousin et patrimoine, et le signalement du dépôt légal est en projet. Quant au fonds général du pôle sciences, une partie seulement a fait l'objet d'un catalogage dans la base de la bibliothèque : les revues en libre accès depuis 1998, soit depuis l'ouverture du nouveau bâtiment du centre-ville. Une partie des collections de périodiques de la Bfm est également présente dans le Sudoc-PS1 (le catalogue national des publications en série), mais ce signalement n'a pas été mis à jour depuis le début des années 90.

La question du signalement de l'ensemble des collections de périodiques du fonds général de la Bfm se pose alors. Pourquoi signaler ces collections ? Où ? Comment ? Dans quelles perspectives ? Quel est l'intérêt de signaler toutes ses collections dans son SIGB ? Quels sont les enjeux et les limites d'un signalement dans le Sudoc-PS pour une bibliothèque municipale ?

Pour tenter de répondre à ces questions, il convient dans un premier temps de présenter la façon dont les périodiques sont gérés à la Bfm, la façon dont s'organise le travail entre les différents pôles, et la manière dont les périodiques sont conservés, et surtout signalés pour avoir un état des lieux de la situation actuelle.

Il faut ensuite se pencher sur l'intérêt de signaler l'ensemble de son fonds de périodiques dans les catalogues, les enjeux que cela sous-tend pour le public, le personnel et les collections, et les projets potentiels qui peuvent en dépendre, dont le projet régional de conservation partagée des périodiques.

Après avoir dégagé les enjeux du signalement, il faut ensuite voir comment le travail concret peut s'organiser, les moyens qui sont à déployer, et les procédures et méthodes à mettre en place pour pouvoir réaliser le signalement complet des collections de périodiques du fonds général de la Bfm.

2 :
 Service commun de la documentation.

Enfin, face aux obstacles techniques et juridiques rencontrés pour mettre en place un partenariat entre le SCD2 de l'Université de Limoges et la Bfm, pour mettre à jour le Sudoc-PS, il est intéressant de voir quelles questions un tel partenariat soulève et quelles solutions peuvent être apportées pour contourner ces obstacles.

1 – Les périodiques à la Bfm

1.1 – Le fonctionnement

La Bibliothèque francophone multimédia de Limoges est un réseau de six bibliothèques : une centrale et cinq annexes. La centrale est organisée en six pôles : littérature, sciences, art, jeunesse, Limousin et patrimoine, francophonie. Deux annexes sont autonomes : Beaubreuil et Aurence, les trois autres, de taille plus modeste, sont rattachées au pôle jeunesse : Le Vigenal, La Bastide et Landouge. À cela s'ajoute le dépôt légal imprimeur qui est rattaché au pôle Limousin et patrimoine.

3 :
 Dans la réalité le gestion des périodiques est un peu plus complexe.

Tous ces pôles et annexes ont des périodiques dans leur fonds, à l'exception du pôle littérature (une seule revue, les Cahiers de l'Herne, est prise en abonnement pour ce pôle, mais elle est traitée en monographie). La gestion de tous ces périodiques est plus ou moins centralisée au pôle sciences, excepté pour le dépôt légal qui gère ses périodiques en totale autonomie. Le tableau ci-dessous présente l'organisation de la gestion des périodiques à la Bfm3 :

Abonnements / réclamations

Catalogage

Bulletinage / réception

Bulletinage / exemplarisation

Équipement

Conservation

Pôle littérature

Pôle sciences

sciences

sciences

sciences

sciences

sciences

sciences

Pôle art

sciences

sciences

sciences

art

art

sciences

Pôle jeunesse

sciences

sciences

sciences

jeunesse

jeunesse

sciences

Pôle francophonie

sciences

francophonie

francophonie

francophonie

francophonie

francophonie

Pôle Limousin et patrimoine

sciences

Limousin et patrimoine

Limousin et patrimoine

Limousin et patrimoine

Limousin et patrimoine

Limousin et patrimoine

Dépôt légal

dépôt légal

dépôt légal

dépôt légal

dépôt légal

Beaubreuil

sciences

Beaubreuil

Beaubreuil

Beaubreuil

Beaubreuil

sciences

Aurence

sciences

Aurence

Aurence

Aurence

Aurence

sciences

Le Vigenal

sciences

Vigenal

Vigenal

Vigenal

Vigenal

sciences

Landouge

sciences

Landouge

Landouge

Landouge

Landouge

sciences

La Bastide

sciences

Bastide

Bastide

Bastide

Bastide

sciences

4 :
 471 abonnements pour 466 titres car plusieurs titres sont pris en plusieurs exemplaires.

Le pôle sciences a donc la gestion de tous les abonnements et de toutes les réclamations (hors dépôt légal). Deux assistantes qualifiées de conservation s'occupent des périodiques au pôle sciences : Florence Charbonnel à plein temps, et Marie-Laure Meunier à mi-temps. Le budget des périodiques était de 126 000€ en 2009 et les acquisitions se font en partie par l'intermédiaire d'une agence, EBSCO, pour 466 titres4, les autres titres sont acquis par abonnements directs auprès des éditeurs, soit 445 titres. Ces chiffres restent bien sûr mouvants au gré des abonnements, mais surtout ils englobent les abonnements pour les fonds francophonie, Limousin et patrimoine, et général. Le fonds général compterait actuellement à lui seul environ 800 titres vivants, et son nombre de périodiques morts serait de 3000, mais ces chiffres sont approximatifs car il est impossible de savoir avec certitude le nombre de titres (à moins de les compter un par un).

Chaque pôle et annexe intègre ses périodiques dans son fonds pour la mise à disposition au public en libre accès. Par exemple, le pôle art dispose ses périodiques de cinéma dans son espace vidéothèque et ses périodiques de musique dans son espace discothèque. Lorsque les pôles retirent leurs périodiques du libre accès, ils les transmettent au pôle sciences qui va les intégrer au fonds général pour leur conservation (si conservation il y a).

Les périodiques entièrement gérés par le pôle sciences sont quant à eux au forum des périodiques (un espace entièrement dédié aux périodiques, agrémenté d'un jardin d'hiver). Environ 400 titres y sont disposés en libre accès. Les journaux (uniquement consultables sur place) sont classés par ordre alphabétique comme suit : 1) Les étrangers ; 2) Les nationaux ; 3) Les régionaux. Les revues sont quant à elles classées selon la classification Dewey, car le fonds est encyclopédique et recouvre tous les domaines. Le dernier numéro des revues est exclu du prêt, et les anciens sont empruntables. Le dernier numéro des revues et journaux en libre accès est placé sur un présentoir, les anciens sont conservés en accès direct pour une durée qui varie selon la périodicité du titre.

Passé ce délai, les périodiques sont transférés dans les magasins, où ils sont classés par numéro d'inventaire (ou cote magasin) pour leur conservation.

1.2 – La conservation

La conservation des périodiques des pôles francophonie, Limousin et patrimoine et du dépôt légal est gérée directement par les pôles concernés (ces fonds n'ont pas de politique d'élimination – ou très peu pour le pôle francophonie).

5 :
 660 mètres pour les revues, 190 pour les journaux officiels, et 65 mètres pour les...
6 :
 1232 mètres pour les revues, 280 mètres pour les journaux officiels, et 157 mètres...

La conservation des périodiques du fonds général est quant à elle gérée par le pôle sciences. Ce fonds comprend les périodiques des pôles sciences, art, jeunesse, ainsi que ceux des annexes. Chaque titre fait l'objet d'une politique de conservation qui lui est propre. Une quarantaine de revues conservées totalement sont en plus reliées chaque année pour leur assurer une meilleure conservation. Lorsque les périodiques sont retirés du libre accès au forum des périodiques, ils sont transférés dans les compactus, le magasin général du centre-ville (où ils représentent environ 915 mètres linéaires5). Au bout de dix ans, ceux qui font l'objet d'une conservation totale sont envoyés à la Règle, un bâtiment extérieur dédié au dépôt légal et à la conservation. Les périodiques du fonds général y occupent environ 1669 mètres linéaires6.

1.3 – Le signalement

7 :
 Un autre stagiaire, Benoît Lepreux, est chargé de préparer la valorisation des...

Les collections de périodiques du pôle francophonie (soit environ une centaine de titres) ont entièrement été catalogués dans le SIGB de la bibliothèque par Christiane Laurent, la bibliothécaire qui s'occupe des périodiques au pôle francophonie, et les états de collection sont en train d'être mis à jour. Les périodiques du pôle Limousin et patrimoine sont eux aussi entièrement signalés dans la base, accompagnés d'un état de collection à jour. Ceci est le résultat d'un travail de deux ans effectué par le bibliothécaire en charge des périodiques dans ce pôle, Richard Durand, sur un fonds qui comporte environ 950 titres actuellement. En revanche, les périodiques du dépôt légal imprimeur ne sont pas entièrement traités, sur environ 5800 titres moins de 200 sont actuellement catalogués.7

8 :
 Le bulletinage des quotidiens se fait sur fiche Kardex car la périodicité quotidienne...

En ce qui concerne le signalement des périodiques du fonds général, le SIGB de la Bfm ne contient que les revues et magazines vivants du fonds général bulletinés par informatique depuis 1998 (soit environ 400 titres). Les titres morts, ainsi qu'une partie des périodiques vivants (dont la plupart des journaux8) ne sont pas présents dans le catalogue (à quelques exceptions près), mais uniquement sur fiche Kardex. Aucune base complète n'existe.

9 :
 Catalogue collectif national des publications en série. Catalogue collectif limousin...

Une partie des périodiques de la Bfm est aussi signalée dans le Sudoc-PS, le catalogue national des publications en série. Ce signalement a été effectué au cours des années 80 et au début des années 90, dans le cadre d'un partenariat entre la Bibliothèque municipale de Limoges et le Centre régional du Catalogue Collectif National (CCN) hébergé par l'Université de Limoges. La publication du dernier catalogue papier date de 19939, et la mise à jour des états de collection n'a pas été poursuivie depuis. Actuellement, la Bfm est localisée sous 5644 notices de périodiques (dont un peu plus de la moitié concerne le fonds général). Ce signalement est donc loin d'être complet puisqu'on estime qu'il faudrait ajouter environ 500 localisations rien que pour le fonds général (et bien plus pour le dépôt légal).

Les périodiques de la Bfm sont donc partiellement signalés dans deux bases mais aucune n'est complète. Ce constat amène à s'interroger sur ce signalement lacunaire, et sur la nécessité de compléter et de mettre à jour ces bases.

2 – Les objectifs du signalement

Les bibliothèques ont pour missions à la fois la conservation mais aussi la communication de leur fonds. Le signalement des collections d'une bibliothèque est le meilleur moyen de faire connaître son fonds, et de le communiquer, car posséder un fonds sans le faire connaître a peu d'utilité, surtout si ce fonds n'est pas en accès direct mais en magasin.

Le signalement participe ainsi à la valorisation des collections. Leur présence dans un ou plusieurs catalogues leur donne une visibilité qui permet au public, comme aux professionnels, de connaître le fonds de la bibliothèque. Ce signalement est d'autant plus valorisant lorsqu'il intervient dans des catalogues collectifs très utilisés pour la recherche documentaire. Cela participe également au rayonnement de la bibliothèque, et à son image. En outre, le catalogage des périodiques est le seul moyen de connaître le fonds et de travailler dessus, car il est difficile de mettre en place des projets sans connaître le nombre de titres, ni leur état de collection.

2.1 – Un signalement dans le SIGB de la Bfm pour le public et le personnel

Le catalogue est un outil de recherche à la fois pour le public mais aussi pour les bibliothécaires. Signaler l'ensemble de ses collections dans son SIGB présente donc des avantages pour les uns comme pour les autres.

Pour le personnel

À la Bfm, un signalement complet de tous les périodiques du fonds général permettrait au personnel de disposer d'un outil de travail unique car les bibliothécaires ne disposent d'aucune base complète, unique et homogène où chercher les titres présents à la bibliothèque. Les outils dont ils disposent sont : le SIGB de la bibliothèque pour les titres informatisés, les fiches Kardex pour une partie des titres vivants et pour les titres morts, et le Sudoc-PS qui signale une partie des collections de la Bfm. Ces outils sont donc loin d'être satisfaisants puisqu'ils sont tous incomplets.

À noter que le registre de la bibliothèque contient théoriquement tous les titres de la Bfm, morts et vivants, classés par numéro d'inventaire, sous format papier. Mais ce document est difficilement exploitable puisque ce n'est pas un outil de signalement (classement par cote, pas de recherche par titre possible, fonds intégré non indiqué, état de collection non plus). Son rôle est juste d'attribuer un numéro d'inventaire aux nouveaux titres arrivants, et de les répertorier pour en avoir une trace.

Une base de données unique permettrait notamment de pouvoir faire des recherches pour renseigner le public, d'interroger la base pour sortir des statistiques (nombre de titres par pôle, nombre de titres morts, et de titres vivants, etc.), et il serait enfin possible de connaître précisément le nombre de périodiques possédés par la Bfm.

Pour le public

Signaler ses collections dans son SIGB permet avant tout de faire connaître son fonds aux usagers, surtout ceux qui ont le réflexe de faire des recherches à l'OPAC (Online Public Access Catalogue : l'interface publique du SIGB). Les fiches Kardex des périodiques étant inaccessibles au public, le seul moyen pour un lecteur de savoir si la bibliothèque possède un titre non catalogué dans la base est de le chercher parmi les titres en libre accès, ou de se renseigner auprès des bibliothécaires, ce qui ne favorise pas l'autonomie des usagers.

10 :
 50 248 inscrits en 2009.

En ce qui concerne le Sudoc, l'utilisation de cet outil semble assez répandue dans la communauté universitaire mais non auprès du grand public. Limoges compte une population d'environ 15 000 étudiants et chercheurs, alors que la bibliothèque compte plus de 50 000 inscrits10. De plus, il n'est pas évident pour le public de savoir qu'une partie des collections de périodiques de la Bfm est signalée dans le Sudoc.

Les périodiques représenteraient 8% des collections de la Bfm en 2009 (54 912 exemplaires de périodiques pour 674 071 documents), et un peu moins de 5% de la totalité des prêts de la Bfm (ce chiffre restant constant d'une année sur l'autre). Ces chiffres étant extraits du SIGB, ils sont donc loin d'être exactes, puisque la majorité des périodiques ne sont pas signalés dans la base.

11 :
 Voir définition au 2.2.
12 :
 Catalogue Collectif de France, voir 2.2

Le signalement des collections dans le SIGB a aussi un intérêt pour le prêt-entre-bibliothèques11. À la Bfm, lorsque les deux bibliothécaires en charge du PEB ne trouvent pas le document recherché par le biais des outils habituels (Sudoc, CCFr12), elles consultent directement les catalogues des autres bibliothèques municipales pour savoir si elles peuvent faire appel à elles pour leur communiquer le document. On peut donc penser que d'autres bibliothèques fonctionnent de la même manière et consultent parfois directement le catalogue de la Bfm pour savoir si elle possède tel ou tel document.

On ne peut pas connaître l'impact qu'aurait le signalement complet des périodiques sur les consultations, les prêts et les demandes de prêt-entre-bibliothèques, mais il est sûr que ce serait le meilleur moyen de communiquer au public l'ensemble de l'offre documentaire en périodiques de la Bfm. En outre, les catalogues collectifs étant les outils les plus utilisés pour le prêt-entre-bibliothèques, il est important d'apparaître dans ces catalogues pour bénéficier d'une visibilité maximale.

2.2 – Un signalement dans les catalogues collectifs pour le prêt-entre-bibliothèques

Le signalement des périodiques peut aussi se faire dans les catalogues collectifs, ce qui est important à la fois pour le rayonnement de la bibliothèque, et aussi pour son activité de prêt-entre-bibliothèques.

Le PIB et le PEB

13 :
 Prêt entre bibliothèques. Dans : Wikipédia URL :...

Le prêt-entre-bibliothèques (ou prêt-inter-bibliothèques) « est un service qui permet à un réseau de bibliothèques et centres de documentation d'effectuer ou de recevoir des demandes de fourniture de documents, qu'il s'agisse de reproductions ou d'originaux »13

14 :
 Voir annexe 1

Le PEB (prêt-entre-bibliothèques) est le réseau de l'enseignement supérieur, alors que le PIB (prêt-inter-bibliothèques) est celui de la lecture publique. Concrètement, il y a peu de différences puisque le PIB et le PEB sont interconnectés. Néanmoins, deux catalogues collectifs ont un rôle important dans chacun de ces réseaux : le Sudoc gère le PEB et le CCFr gère le PIB. Il est donc important de figurer dans ces catalogues. Il faut noter que dans les faits, à la Bfm, beaucoup de demandes de prêt-inter s'effectuent par mail et non par l'intermédiaire de ces catalogues14, néanmoins ils restent des outils très utilisés pour la recherche documentaire, d'où l'importance d'y figurer.

Les revues représentent une part importante de l'activité d'un service de PEB (cf. annexe 1). Il est donc important de signaler ses collections pour recevoir des demandes, et pour le service interne il s'agit de connaître exactement son fonds pour pouvoir y répondre.

Le signalement dans les catalogues collectifs est donc essentiel pour le PEB/PIB. Les collections de périodiques de la Bfm figurent directement ou indirectement dans trois catalogues collectifs actuellement : un catalogue régional, Maduvil, et deux catalogues nationaux, le CCFr et le Sudoc-PS. Maduvil interroge directement la base de la Bfm, par le protocole Z 39.50, c'est-à-dire que Maduvil signalent ce qui est présent en temps réel dans le SIGB de la bibliothèque (il ne nécessite donc aucun travail supplémentaire de saisie). En revanche, le Sudoc-PS nécessite une localisation dans la base du Sudoc, sous chaque notice de périodique, via son logiciel WinIBW. En ce qui concerne le CCFr, la Bfm y apparaît à la fois par l'interrogation en temps réel de sa base, mais aussi par le biais du Sudoc. Le signalement de la Bfm dans le CCFr dépend donc de son SIGB ou du Sudoc-PS.

Maduvil

Maduvil (pour Mutualisation d’Accès Documentaire Université Ville de Limoges) est le portail des ressources documentaires en Limousin. Il s'agit d'un catalogue collectif à rayonnement régional, créé en 2006 dans le cadre d'un partenariat entre le SCD de l'Université de Limoges et la Bfm (il est développé par la société Archimed). Ce portail interroge simultanément les bases des deux structures. Il possède des fonctionnalités limitées et ne propose pas de recherche par type de document par exemple. En revanche, il propose de dédoublonner les résultats de la recherche.

À terme, Maduvil a vocation à signaler les collections des principaux centres documentaires et bibliothèques de la région. Il vise donc à valoriser la complémentarité des collections entre les différentes structures et à proposer un outil unique au public pour effectuer des recherches documentaires sur la région.

Tous les documents catalogués dans le SIGB de la Bfm apparaissent automatiquement dans Maduvil. En conséquence, seule une minorité des périodiques de la Bfm y est signalée.

CCFr

15 :
 Composée des BM possédant des fonds anciens ou locaux rétroconvertis (BMR)

Le CCFr est le Catalogue Collectif de France. Il est géré par la Bibliothèque nationale de France. Il interroge simultanément plusieurs catalogues : le catalogue général de la BnF, le Sudoc, et la base patrimoniale15. Ces trois bases sont celles qui sont interrogées par défaut, mais on peut également sélectionner d'autres bases, parmi lesquelles les catalogues de certaines bibliothèques municipales, dont celle de Limoges.

Le CCFr est aussi l'outil qui gère le PIB : le prêt-inter-bibliothèques, c'est-à-dire le réseau de la lecture publique. Le service du prêt-inter-bibliothèques de la Bfm dispose d'un accès à cet outil pour effectuer et recevoir des demandes via le CCFr.

La Bfm apparaît donc dans le CCFr par le biais du Sudoc et par le biais de sa propre base. Dans un cas comme dans l'autre, n'est signalé dans le CCFr qu'une minorité des périodiques de la Bfm. Pour avoir un signalement complet dans le CCFr il faut donc effectuer un catalogage de l'ensemble des périodiques de la bibliothèque dans sa propre base ou dans le Sudoc.

Cependant, le CCFr n'est pas un catalogue très ergonomique car les notices de toutes les bases interrogées apparaissent pour une seule et même requête, ce qui entraîne des doublons, triplons, quadruplons, etc. Le signalement n'est donc pas toujours très lisible.

De plus, les premières notices référencées sont celles de la BnF, puis celles du Sudoc, et les notices des BM (bibliothèques municipales) n'apparaissent pas dans les premiers résultats. Le référencement d'une bibliothèque dans le CCFr est donc plus efficace par l'intermédiaire du Sudoc que par l'interrogation directe de sa base.

Sudoc-PS

Le Sudoc est le Système universitaire de documentation, géré par l'ABES, l'Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur. Il s'agit du catalogue collectif des bibliothèques universitaires françaises (il contient 9 millions de notices). Le Sudoc-PS est la partie consacrée aux publications en série (PS). Il est l'héritier du CCN-PS (le Catalogue collectif national des publications en série, créé en 1981 et intégré au début des années 2000 au Sudoc). Il a vocation à recenser l'ensemble des collections de périodiques en France, tous types d'établissements confondus. Ainsi, le Sudoc-PS signale les collections de périodiques d'environ 3400 établissements documentaires (chacun possédant un identifiant unique : le numéro RCR pour Répertoire des Centres de Ressources. Celui de la Bfm est le 870856101).

Le Sudoc-PS étant distinct du Sudoc à proprement parler, il existe une distinction entre les établissements appartenant à l'un ou à l'autre. Les membres du Sudoc sont les bibliothèques dites déployées, c'est-à-dire des BU (bibliothèques universitaires) pour la plupart qui travaillent à partir du Sudoc (catalogage, localisations et récupération de notices), alors que les bibliothèques membres du Sudoc-PS sont dites non-déployées, et ne peuvent que signaler leurs collections de périodiques dans le catalogue (localisations uniquement).

La notice d'un document et sa localisation sont deux éléments bien distincts dans le Sudoc. La notice est la description matérielle normalisée du document (au format Unimarc). Les notices sont créées par les catalogueurs des bibliothèques déployées. En revanche, la localisation est le fait de signaler sous une notice dans quelles structures un exemplaire du document est présent. À une notice correspond donc souvent plusieurs localisations. Les localisations sous les notices de périodiques peuvent être effectuées non seulement pas les bibliothèques déployées, mais aussi par les bibliothèques non déployées disposant d'un accès restreint à WinIBW, le logiciel qui permet de faire des saisies dans le Sudoc.

Le Sudoc est aussi l'outil qui gère le PEB : le réseau de l'enseignement supérieur. Le Sudoc est un outil de recherche et de signalement très efficace, et les résultats sont clairs et lisibles. Un grand nombre d'établissements sont localisés dans le Sudoc, ce qui en fait un outil très utilisé par les services de prêt-inter-bibliothèques. De plus, les notices de périodiques du Sudoc-PS proviennent du centre ISSN, ce qui en fait un catalogue de référence très consulté.

La Bfm est présente dans le Sudoc-PS puisqu'elle était présente dans le CCN-PS suite à une convention signée en 1982 avec le SCD (annexe 6). Elle est localisée sous 5644 notices, dont la moitié concerne le fonds général (le reste concerne principalement le dépôt légal), mais les états de collection n'ont pas été mis à jour depuis 1993. Environ 500 titres seraient à rajouter pour le fonds général.

Le signalement des collections de la Bfm dans le Sudoc a un réel impact, surtout sur son activité de PEB. Une mise à jour permettrait donc d'utiliser au mieux cet outil et de proposer au public un éventail de ressources élargi.

Ce signalement complet des collections de la Bfm est aussi un préalable à la mise en place de projets comme la conservation partagée des périodiques.

2.3 – Un projet régional de conservation partagée des périodiques

16 :
 Anciennement ALCOL pour Association Limousine de COopération pour le Livre.

Un plan régional de conservation partagée des périodiques est en projet depuis quinze ans en Limousin. En 2007, Jean-Pierre Jacquet, alors président du Centre régional du Livre en Limousin (CRL)16, a relancé ce projet qui est devenu l'objectif principal de la commission bibliothèques du CRL.

Qu'est-ce que la conservation partagée ?

La conservation partagée consiste à mettre en place un plan de conservation pour certains documents, en l'occurrence ici les périodiques. Il s'agit de définir les titres à conserver, les structures qui les conserveront (pôles de conservation), et les structures partenaires (pôles associés) qui s'assureront avant tout pilon que les titres et numéros concernés sont présents dans les pôles de conservation. Il s'agit donc d'optimiser la complémentarité des collections de différentes structures et de renforcer la coopération documentaire en région, tant au niveau de la conservation, que de l'élimination et des acquisitions. En d'autres termes, la conservation partagée s'insère dans une véritable politique documentaire et un travail en réseau.

La conservation partagée a plusieurs objectifs :

  • assurer la conservation pérenne de certains titres et éviter leur pilonnage

  • maintenir et obtenir des collections complètes

  • assurer des conditions de conservation satisfaisantes

  • établir une cartographie documentaire lisible

  • réorganiser la politique documentaire (désherbage collaboratif et acquisition partagée)

  • favoriser le prêt-entre-bibliothèques

  • signaler l'ensemble des documents dans un ou plusieurs catalogue(s) facilement accessible(s) aux partenaires du projet (et au public)

  • libérer de la place dans les magasins

Les publications en série sont des documents à fort accroissement et qui occupent beaucoup de place dans les magasins. Il s'agit donc de répartir la charge de leur conservation entre plusieurs établissements. Un tel projet est bien entendu un projet à long terme qui demande un suivi constant et un investissement conséquent.

L'un des enjeux d'un plan de conservation partagée des périodiques (PCP) concerne également les ressources numériques. Une réflexion sur les revues électroniques s'engagera inévitablement pour leur assurer une conservation pérenne. Ces questions sont cruciales puisqu'elles dépendent des abonnements et de l'accès à ces ressources et à leurs archives. La question se pose aussi lorsque les titres ont une double publication, à la fois papier et électronique. Le numérique de manière générale, surtout par son coût, amène les établissements à envisager des coopérations tant sur le plan de la numérisation, que des acquisitions et de la conservation.

Plusieurs régions ont déjà mis en place des PCP. Les plans qui fonctionnent le mieux sont à priori ceux dans lesquels la structure régionale de coopération pour le livre est impliquée (annexe 2). C'est donc logiquement que le comité de pilotage de la région Limousin a été créé par la commission bibliothèques du CRL, tout en étant composé des principaux acteurs de la régions. Le but du CRL étant d'impulser le projet, d'établir des objectifs communs et de jouer un rôle de coordination entre les structures. Le rôle de ce comité de pilotage est de définir les titres à conserver et les pôles de conservation.

17 :
 À noter que ces chiffres sont extraits du Sudoc et ne sont donc pas à jour pour...

La région Limousin est particulière dans le sens où la majorité des établissements sont de taille modeste. Elle ne dispose d'aucune structure d'importance telle qu'un CADIST (Centre d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique) par exemple. Seules trois structures ont un nombre de titres supérieur à 1000 : Le SCD de l'Université de Limoges (7022), les Archives départementales de la Haute-Vienne (2687), et la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges (5595). Il se trouve que ces trois structures ont de nombreux titres en commun : 299 entre les Archives de la Haute-Vienne et le SCD, 778 entre la Bfm et le SCD, et 1230 entre les Archives de la Haute-Vienne et la Bfm17. Il n'est donc pas envisageable d'établir un plan de conservation partagée en région Limousin sans l'une de ces trois structures, a fortiori sans la Bfm qui est une BMVR et qui à l'heure actuelle doit posséder le fonds de périodiques le plus important de la région grâce au dépôt légal.

Les attentes régionales

18 :
 D'autres structures se montrent intéressées également, comme les BM de Tulle et de...

Plusieurs structures régionales sont dans l'attente d'un plan de conservation partagée des périodiques, principalement à cause d'un manque de place dans leurs magasins. Les Archives départementales de la Haute-Vienne et la Bibliothèque départementale de prêt de la Haute-Vienne notamment aimeraient voir ce projet aboutir rapidement, ainsi que le SCD de l'Université de Limoges18.

Au sein même de la Bfm, le pôle Limousin et patrimoine se trouve confronté aux mêmes difficultés et aux mêmes attentes. Le premier objectif pour le pôle est de pouvoir compléter les collections, car beaucoup de titres ont des états de collection lacunaires, alors que le rôle du pôle est de constituer les collections les plus exhaustives possibles. Il s'agit ensuite de libérer de la place dans les magasins, car ces derniers sont presque saturés alors que de la place est nécessaire pour sa mission de conservation.

Des initiatives locales de conservation partagée des périodiques existent déjà. Par exemple, le pôle Limousin et patrimoine de la Bfm a entrepris une coopération avec les Archives municipales de Limoges concernant certains titres. Cela a permis au pôle de gagner 10 mètres linéaires dans ses magasins grâce à la suppression de La Revue de presse Limoges, Le Bilan social de la ville de Limoges, et Le Rapport d'activité de Limoges. Cette coopération montre l'un des intérêts de mettre en place un plan de conservation partagée. Elle ne demande qu'à être formalisée dans un plan plus vaste et plus efficace. De même, la Bibliothèque départementale de prêt de la Corrèze et les Archives départementales de la Corrèze ont en projet d'entreprendre une conservation partagée de certains titres. Cependant, ces coopérations se mettent en place de façon relativement facile car elles ont l'avantage de concerner des structures ayant la même autorité de tutelle. De tels projets sont plus compliqués à entreprendre lorsque les tutelles sont différentes.

Le rôle du Sudoc-PS

Le Sudoc-PS a vocation à signaler l'ensemble des périodiques des bibliothèques et centres documentaires français (dans les faits, il signale les périodiques des bibliothèques non déployées du réseau Sudoc-PS, soit celles ayant signé une convention avec un centre régional du Sudoc).

Le Sudoc est un outil de gestion efficace et opérationnel pour élaborer un PCP. Il permet notamment l'extraction de listes de périodiques selon des critères précis (titres par établissement, titres en commun, états de collection, sélection thématique de titres, etc.) et de disposer d'un catalogue régional des publications en série (format papier ou électronique). Le rôle du Sudoc-PS dans les PCP est d'ailleurs grandissant :

19 :
 Géraldine Barron (Dir.). Gérer les périodiques. Villeurbanne : Presses de l'Enssib,...

Depuis 2007, Sudoc-PS tend à devenir une sorte de « centre national » de la conservation partagée. Si le niveau national reste très peu impliqué, les niveaux locaux et surtout régionaux ont décidé de s'investir davantage dans cette activité qui tend à devenir de plus en plus urgente.19

Le Sudoc-PS dispose d'un réseau de centres régionaux (CR) créés en 1982 à l'époque du CCN-PS. Au nombre de 33 en France, leurs compétences s'étendent sur une aire géographique en région, et sur un domaine thématique en Île-de-France. Le CR40 est le centre régional du Sudoc-PS pour le Limousin et il est hébergé par le SCD de l'Université de Limoges. Le réseau du CR40 est actuellement composé de 55 établissements (cf. annexe 3) : les bibliothèques du SCD, les principales BM de la région dont la Bfm, les BDP, les Archives départementales de la Haute-Vienne et celles de la Corrèze, ainsi que des centres documentaires spécialisés (musées, écoles, entreprises, etc.).

Tous les PCP ne sont pas signalés dans le Sudoc (cf. annexe 2), mais pour ceux qui y sont un champ de recherche a été spécialement créé (il faut néanmoins connaître le code du PCP en question pour l'utiliser). Des demandes ont également été faites auprès de l'ABES pour que chaque PCP puisse disposer d'un portail régional personnalisable afin de rendre chaque plan plus visible.

Pour mettre en place un PCP, il faut au préalable que les états de collection des principaux établissements concernés par ce PCP soient à jour dans le Sudoc-PS. Ce rôle est dévolu au responsable du Sudoc-PS en région qui doit contacter les différentes structures pour obtenir leurs états de collection complets afin de mettre à jour le Sudoc. Pour les établissements ayant un fonds très important, une licence WinIBW peut être accordée gratuitement afin qu'ils mettent à jour eux-mêmes leurs états de collection dans le Sudoc. Cette entrée secondaire les autorise uniquement à se localiser sous des notices de périodiques et à saisir leurs états de collection. Le catalogage, en cas de titres absents au Sudoc, reste à la charge du responsable du Sudoc-PS (ainsi que les demandes de numérotation ISSN). Ce dispositif demande bien sûr au responsable du Sudoc-PS de former les bibliothécaires des structures possédant cette entrée secondaire à l'utilisation du logiciel.

Il serait donc intéressant pour la Bfm d'entreprendre la mise à jour des deux catalogues dans lesquels elle apparaît déjà de manière incomplète. Cependant, la mise à jour de son SIGB reste sa priorité, même si elle est consciente de l'intérêt de mettre également à jour le Sudoc-PS, notamment pour offrir une visibilité nationale à ses collections. Quoi qu'il en soit, le travail de saisie à effectuer dépendra du partenariat éventuel passé entre le SCD et la Bfm, et il faut donc prévoir la mise à jour du SIGB de la bibliothèque et celle du Sudoc-PS.

3 – Le récolement des périodiques et la mise à jour des catalogues

Dans la perspective de mettre à jour les deux catalogues dans lesquels la Bfm apparaît, il faut d'ores et déjà effectuer un récolement dans les magasins pour relever ce que la bibliothèque possède dans son fonds, avant de rentrer la totalité des titres et leurs états de collection dans son SIGB et dans le Sudoc-PS.

3.1 – Procédures et méthodes

La mise à jour du SIGB de la bibliothèque et du Sudoc suppose trois étapes : premièrement la préparation du travail de récolement, ensuite le récolement à proprement parler dans les magasins, et enfin le traitement des informations relevées lors du récolement, c'est-à-dire le catalogage et la saisie des états de collection, à la fois dans le SIGB et dans le Sudoc-PS. Ces trois étapes supposent de mettre en place des méthodes à suivre pour effectuer un travail cohérent et efficace.

Les procédures ont été établies suite à des discussions entre les bibliothécaires, après un premier test en magasin, et au fur et à mesure des premières sessions de récolement et de mise à jour.

3.1.1 – Le travail préparatoire

Avant de se lancer dans le récolement des périodiques, il faut préparer les sessions de récolement lors desquelles les agents auront besoin d'avoir à leur disposition les éléments nécessaires, à savoir la liste des titres à récoler, avec les informations complètes à leur sujet pour comprendre la vie des périodiques (dates, périodicité, changements de titre, suppléments, etc.). Pour rassembler ces informations, les bibliothécaires de la Bfm disposent des outils suivants :

  • un fichier Excel extrait du Sudoc contenant la liste des périodiques de la Bfm actuellement signalés dans le Sudoc-PS, classés par cote avec leur état de collection

  • le catalogue du Sudoc dont les notices de périodiques proviennent du centre ISSN

  • le catalogue général de la BnF qui possède des notices très complètes

  • les fiches Kardex de la Bfm qui contiennent l'état de collection des périodiques et des informations utiles

  • le SIGB de la Bfm qui contient les états de collection des titres bulletinés par informatique

  • le registre de la Bfm qui contient la liste par cote de tous les périodiques entrés à la Bibliothèque municipale de Limoges depuis sa fondation

Il faut savoir que le récolement doit s'effectuer sur des collections qui se trouvent principalement dans les magasins : à la Règle puis dans les compactus. Or, il est impossible d'avoir accès à un poste informatique sur place. Il faut donc rassembler ces informations sous format papier.

Le récolement se fera de manière systématique, par cote. Cette méthode est apparue comme la plus simple à mettre en place, et surtout la plus sûre pour récoler l'ensemble du fonds et ne pas omettre de titre. Les cotes de périodiques à la Bfm commencent au numéro 58000 et s'étendent actuellement jusqu'aux cotes 60600.

À partir des outils dont ils disposent, les bibliothécaires doivent donc établir une fiche par titre sur laquelle toutes les informations utiles doivent figurer. Il est apparu que le plus simple est d'imprimer directement les notices du Sudoc, qui contiennent déjà une partie des informations, en leur ajoutant les données locales (cote et état de collection, c'est-à-dire qu'il faut joindre aussi les fiches Kardex quand elles existent).

Un autre élément est à prendre en compte lors du récolement. Une partie des périodiques présents dans le fonds général de la Bfm est en fait entrée par le dépôt légal parce qu'elle a été imprimée en Limousin (128 titres au total), mais ces titres étaient insérés dans le fonds général sur l'ancien site de la bibliothèque et n'ont pas réintégré le dépôt légal depuis. La responsable de ce dernier, Sonia Hennequin, a donc demandé à ce que ces titres trouvent leur place dans les collections du dépôt légal ou soient au minimum signalés comme documents appartenant à ce fonds. Les agents chargés du récolement devront donc repérer les titres du dépôt légal à partir de la liste fournie et les signaler à l'aide de « fiches support de cote », pour s'assurer qu'ils ne seront ni prêtés, ni pilonnés, car la conservation de ces titres est une obligation légale.

3.1.2 – Le récolement dans les magasins

Le récolement est en grande partie à effectuer à la Règle. Du matériel a donc dû être amené sur place pour réaliser l'inventaire (un chariot, des blouses, des gants, des signets).

Le récolement va se faire en plusieurs sessions, sur la base du volontariat, et les agents travailleront en binômes. Ils devront amener le classeur contenant les notices Sudoc et les fiches Kardex des titres à récoler par ordre de cote. Il s'agit de contrôler la présence ou non des numéros des périodiques dans les magasins, et de noter le résultat à la suite de la notice Sudoc. Il faudra bien sûr être vigilant aux informations contenues dans la notice Sudoc (titres associés) et aux problèmes soulevés lors de la préparation (dates problématiques, etc.).

Le récolement s'accompagnera aussi d'un travail d'entretien des collections qui sera effectué dans un second temps par un magasinier volontaire, André Savary, pour assurer une meilleure conservation aux collections. Après une formation auprès du relieur de la Bfm, Éric Briot, il s'agira pour le magasinier tout d'abord de conditionner (mettre en boîte) les documents très fragiles (papier cassant, trop acide) et les fascicules non reliés (notamment pour éviter qu'ils ne s'affaissent et se plient). Il s'agira ensuite de rattacher tous les éléments qui se détachent d'un document (coiffe, dos, feuilles, etc.) à l'aide de papier bolloré (papier neutre, aux fibres courtes et résistantes), ou de colle neutre (colle de pâte). Tous ces petits travaux à effectuer seront signalés au fur et à mesure par les agents qui feront le récolement, à l'aide de papier neutre utilisé comme fantôme. Pour une meilleure conservation, il faudrait également prévoir le dépoussiérage, le lavage et le cirage des documents, mais cela demanderait trop de temps.

3.1.3 – La mise à jour du SIGB et du Sudoc-PS

Après la phase de récolement, le signalement à proprement parler des collections dans les catalogues peut être effectué. Il s'agit de traiter les données issues de l'inventaire. Deux catalogues seraient à mettre à jour : le SIGB de la Bfm, et le Sudoc-PS. Dans le Sudoc-PS, seules les localisations sont à saisir. En revanche, il faut créer toutes les notices dans le SIGB.

Mise à jour du SIGB

Pour mettre à jour le SIGB de la Bfm, il faut donc cataloguer l'ensemble des titres (soit plus de 3500 notices, puisque même ceux qui sont déjà catalogués seront repris afin d'harmoniser le catalogue). La Bfm fonctionne actuellement sous le logiciel Loris, mais une migration sous Koha est en projet, et devrait être effective d'ici l'année prochaine. Lors du travail préparatoire pour la migration du SIGB, les grilles Unimarc prédéfinies pour chaque support sont revues. Les périodiques sont actuellement catalogués selon une grille spécifique qui pourrait donc évoluer. Il paraît donc plus opportun d'attendre l'installation de Koha pour commencer le catalogage. De plus, sous Koha la récupération de notices du Sudoc en mode public (récupération de notices individuelles via le protocole Z 39.50) devrait être possible. Le temps de catalogage pourrait donc être réduit.

Mise à jour du Sudoc-PS

Pour mettre à jour le Sudoc-PS, il faut faire une saisie spécifique dans le logiciel WinIBW qui sert à mettre à jour le Sudoc. Cette saisie sera effectuée soit par la responsable du Sudoc-PS en région (il faut dans ce cas lui transmettre la liste des titres et leur état de collection), soit par les bibliothécaires de la Bfm (si un partenariat est établi entre le SCD et la Bfm, il est prévu que la Bfm bénéficie d'un accès secondaire à WinIBW pour mettre à jour directement ses états de collection dans le Sudoc).

La transmission des états de collection à la responsable régionale du Sudoc-PS peut se faire sous format numérique par l'envoi régulier du fichier Excel extrait du Sudoc (à partir duquel les bibliothécaires travaillent pour récoler le fonds), en signalant où en est le récolement, les titres à supprimer et à ajouter (voir l'annexe 5).

Même en cas de saisie directe dans WinIBW par la Bfm, les modifications à apporter à une notice seront prises en charge par la responsable du Sudoc-PS, à qui il faudra donc transmettre les pièces justificatives (photocopies des pages de titre, des ours, etc.) pour faire les demandes auprès du centre ISSN.

Toutes ces procédures (préparation de l'inventaire, récolement et signalement) sont détaillées dans l'annexe 4.

Une fois la rétroconversion terminée, et l'ensemble des collections signalées, il faudra bien sûr poursuivre la mise à jour des catalogues de manière régulière, soit au fur et à mesure des modifications (désherbage, dons, nouveaux abonnements, etc.), soit à échéances régulières (un gros travail sera notamment à faire chaque début d'année).

3.2 – Les moyens nécessaires pour un signalement complet des périodiques

Ma période de stage (du 29 mars au 26 juin) a été mise à profit pour servir de période-test. Le récolement et le signalement des périodiques ont été entrepris afin de pouvoir estimer les moyens nécessaires à la réalisation d'un projet de signalement complet des collections de périodiques du fonds général de la Bfm.

En ce qui concerne les ressources matérielles, les moyens à mettre à disposition ne sont pas très importants. Il faudra tout de même une quantité de papier assez conséquente, puisqu'il faudra une feuille par titre pour imprimer les notices (soit plus de 3500 feuilles). Il faudra aussi prendre en compte le matériel nécessaire aux travaux de restauration et d'entretien des collections : papier neutre pour les signets, papier bolloré, colle à pâte, mais surtout des boîtes pour le conditionnement des documents en trop mauvais état (soit des boîtes achetées, soit des boîtes faites sur mesure qui reviennent un peu plus cher mais qui sont mieux adaptées à la conservation des documents).

En revanche, les moyens humains à mettre à disposition sont beaucoup plus conséquents. Les ressources humaines comprennent à la fois le temps passé à effectuer le récolement dans les magasins, et le temps nécessaire pour mettre à jour les catalogues, c'est-à-dire à faire le catalogage et à saisir les états de collection.

20 :
 La bibliothèque est également ouverte le lundi après-midi mais avec un personnel...

Le récolement est en majorité à effectuer à la Règle qui est un bâtiment situé sur un autre site à une dizaine de minutes de la Bfm centre-ville. Au départ, il a été fixé que les agents s'y rendraient en dehors des heures d'ouverture de la bibliothèque car les heures de public sont une priorité. Les horaires d'ouverture de la Bfm centre-ville sont les suivants20 :

 

Mardi

Mercredi

Jeudi

Vendredi

Samedi

matin

fermé

10h-19h

fermé

fermé

10h-18h

après-midi

13h-19h

13h-19h

13h-19h

Les créneaux horaires susceptibles d'être disponibles se situent donc les mardis, jeudis et vendredis matins.

Cependant, il est difficile pour les agents de se dégager du temps pour mener à bien la mise à jour du signalement des périodiques, étant donné que beaucoup de réunions se fixent justement sur ces créneaux disponibles. Il faut ajouter que d'autres impératifs sont à prendre en compte : congés, journées de formation, jours fériés, bâtiment de la Règle fermé, travail sur d'autres projets. De plus, les agents doivent disposer de temps suffisant pour effectuer le travail interne lié au fonctionnement courant de la bibliothèque.

Lors de la période-test, les sessions de récolement effectuées ont été les suivantes :

  • vendredi 23 avril (1h le matin)

  • jeudi 6 mai (1h le matin)

  • vendredi 21 mai (1h30 l'après-midi)

  • vendredi 4 juin (1h30 l'après-midi)

  • Jeudi 10 juin (3h l'après-midi)

Le résultat de ces sessions figure en annexe 5.

Au vu de ces sessions, il apparaît finalement qu'il est plus simple de se dégager du temps les après-midis quand les bibliothécaires n'ont pas d'heure de public à effectuer. Si toutefois les matins étaient privilégiés, il semble qu'une matinée par quinzaine soit le rythme probable de l'avancement du travail, avec des sessions d'1h à 1h30.

Le fonds général de périodiques représente 915 mètres linéaires dans les compactus et 1669 mètres à la Règle, soit un total de 2584 mètres. En 8 heures, 90 mètres linéaires ont été récolés. Mais ce résultat ne semble pas une base de calcul correcte (cela fait une moyenne de 6 minutes pour 1 mètre, ce qui paraît très rapide). Il faut dire que les premiers titres sont principalement des collections reliées, avec peu de lacunes, le récolement avance donc relativement vite sur ce genre de titre. On estime qu'une moyenne de 15 minutes de récolement pour 1 mètre serait plus juste (voire sous-estimé) pour les revues et les journaux officiels, et qu'il faudrait compter 1 heure pour 1 mètre en ce qui concerne les journaux.

Si l'on prend ces données comme base de calcul, on estime que plus de 800 heures de travail seraient nécessaires pour le récolement complet de l'ensemble du fonds général. Dans les faits, il faudra probablement plus de temps selon les difficultés rencontrées, un titre compliqué pouvant requérir plusieurs heures à lui seul.

À cela s'ajoute le nombre d'heures à consacrer à la préparation du récolement. Il a été estimé qu'une heure était nécessaire en moyenne par tranche de dix cotes. Les cotes périodiques commencent à 58000 et sont actuellement à la cote 60600, il y a donc environ 2600 cotes utilisées. Il faudrait donc environ 260 heures au total pour cette première étape.

Il faut ensuite ajouter le temps nécessaire au traitement des données issues de ces sessions de récolement. Partant du constat que le catalogage d'un titre prend en moyenne 20 minutes, et que plus de 3500 notices seront à créer, puisque même les notices déjà existantes seront reprises en vue d'harmoniser toutes les notices de périodiques sous koha, le catalogage à lui seul demanderait 1200 heures de travail.

Il faut aussi prendre en compte le temps dévolu à l'entretien des collections, ce qui ne sera pas négligeable surtout pour les collections les plus anciennes. Un conditionnement sur mesure demande par exemple de consacrer 8 minutes à la fabrication d'une boîte. Ce travail n'ayant pas encore commencé à l'heure actuelle (car la formation du magasinier n'a pas encore eu lieu), il est impossible d'avoir une estimation du temps nécessaire.

Pour mettre à jour les états de collection de tous ces périodiques du fonds général, la Bfm a donc besoin de mettre à disposition des ressources humaines importantes.

La durée du travail serait bien sûr réduite si la récupération de notices du Sudoc était possible, mais ce cas de figure dépend de la mise en place d'un partenariat entre la Bfm et le SCD, c'est-à-dire de la signature d'une convention. Or ce point est à l'heure actuelle en suspend pour des raisons techniques et juridiques qui révèlent les questions soulevées par une coopération inter-institutionelle.

4 – La mise en place d'un partenariat entre le SCD et la Bfm pour la mise à jour du Sudoc-PS : difficultés et solutions envisagées

Dans la perspective de mettre à jour le Sudoc-PS, un partenariat entre la Bfm et le SCD de l'Université de Limoges (qui héberge le centre régional du Sudoc-PS, le CR40) est nécessaire, puisque la Bfm doit être bibliothèque non déployée pour signaler ses collections dans le Sudoc-PS.

4.1 – Une convention à redéfinir

Pour établir un partenariat entre le SCD et la Bfm il faut qu'une convention soit signée entre les deux structures. De cette convention dépendent le signalement des périodiques de la Bfm dans le Sudoc et l'accès éventuel de la Bfm à WinIBW. Une convention qui date de 1982 existe déjà (cf. annexe 6) mais elle doit être actualisée.

L'ABES met à la disposition de ses centres régionaux une convention type à faire signer aux structures qui entrent dans le Sudoc-PS (annexe 7). Cette convention est celle qui a été présentée par le CR40 à la Bfm, mais elle ne convient pas en l'état.

Pour Daniel Le Goff, le directeur de la Bfm, cette convention est unilatérale. Le but pour la Bfm d'un partenariat avec le centre régional du Sudoc-PS serait de saisir directement ses états de collection dans le Sudoc (grâce à un accès secondaire à WinIBW) pour pouvoir ensuite récupérer les notices sous lesquelles elle s'est localisée et les verser dans son SIGB en temps réel. La mise à jour de sa propre base étant bien sûr sa priorité. Pour Daniel Le Goff, il n'est pas envisageable que des agents territoriaux mettent à jour le Sudoc-PS sans contrepartie, et notamment sans pouvoir récupérer des notices du Sudoc gratuitement.

Selon Daniel Le Goff, trois points en particulier de la convention seraient donc à modifier :

  • le fait que la Bfm doivent payer pour récupérer les notices de périodiques sous lesquelles elle s'est localisée (annexe 8)

  • le délai de mise à jour du SIGB dans le cas d'une récupération de notices du Sudoc par lots, alors que la Bfm voudrait pouvoir mettre à jour simultanément le Sudoc-PS et son SIGB

  • la possibilité de pouvoir récupérer des notices de monographies en contrepartie de la contribution apportée au Sudoc par la Bfm

De plus, le directeur de la Bfm a souligné que certaines formulations de la convention proposée sont maladroites et inadaptées, telles que : « le Centre régional du Sudoc-PS a en charge les centres documentaires de sa région » (article 2) « Le Centre régional du Sudoc-PS administre de façon permanente les centres documentaires de son aire de compétence » (article 3) ; ou bien encore : « Le Centre régional du Sudoc-PS est juge de l’opportunité du signalement des titres proposés et de l’accessibilité effective de ceux-ci ». (article 2). Ces expressions, qui pourraient laisser penser que la Bfm est administrée par le SCD et qu'elle n'a pas son mot à dire, seraient donc à modifier pour que la convention convienne aux deux parties.

De son côté, l'ABES fait face à des questions juridiques. Elle est en effet liée par convention à ses fournisseurs de notices, ce qui amène Raymond Bérard, son directeur, à s'exprimer en ces termes :

21 :
 Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Arabesque. n° 58, mai-juin 2010....

Quelle que soit notre volonté d'ouverture de notices Sudoc, nous étions – et demeurons – tributaires des conditions imposées par nos nombreux fournisseurs de notices21

En ce qui concerne les notices de monographies, la récupération gratuite est juridiquement possible. En revanche, ce n'est pas le cas pour les notices de périodiques, car l'ABES les achète auprès du centre ISSN, ce qui permet au Sudoc de posséder des notices validées au niveau national et international, mais cela restreint l'ABES dans l'usage qu'elle peut en faire. Ainsi, la récupération gratuite de notices de périodiques du Sudoc est possible sur le plan technique (notamment avec Koha) mais impossible sur le plan juridique.

C'est pourquoi, à l'heure actuelle, l'ABES ne propose pas de récupération gratuite de ses notices de périodiques et qu'elle n'a jusqu'alors pas changé sa position face aux demandes de plus en plus pressantes de certaines structures. Pourtant, les difficultés à mettre en place ce type de partenariat pour animer le réseau Sudoc-PS se dessinent également dans d'autres régions. Les centres régionaux ont en effet de plus en plus de mal à faire signer ces conventions, comme ce fut le cas pour la BM de Mulhouse notamment qui a préféré se retirer du Sudoc-PS.

Il faut ajouter que pour pouvoir commander des lots de notices il faut être membre du réseau Sudoc-PS (bibliothèque non déployée) ; aucun achat n'est donc possible si aucune convention n'est signée (cf. annexe 9).

22 :
 SUNIST : Serveur Universitaire National pour l'Information Scientifique et Technique,...

De plus, une ambiguïté existe concernant le catalogue même du Sudoc-PS. En effet, avant les années 2000, le CCN-PS était un catalogue autonome des publications en série géré par le centre national du CCN et le SUNIST22. Aujourd'hui, le Sudoc-PS est rattaché au Sudoc, ce qui en fait un catalogue nettement affilié à l'enseignement supérieur. Il est également ambigu dans le fait qu'il est parfois compliqué de distinguer Sudoc-PS et Sudoc, bibliothèques déployées et bibliothèques non déployées avec les différences de statuts que cela implique.

Quoi qu'il en soit, la convention nécessaire à la mise en place d'un partenariat entre la Bfm et le SCD sera réécrite pour convenir aux deux parties, et les difficultés ne découlent pas uniquement de cette convention.

4.2 – Des priorités différentes

La Bfm et le SCD n'ont pas les mêmes priorités, les mêmes objectifs et le même regard sur le signalement des périodiques de la Bfm dans le Sudoc. Pour le SCD, et notamment le CR40, ce signalement est l'une de ses principales préoccupations pour pouvoir lancer le plan de conservation partagée des périoques, alors que la Bfm est actuellement sur d'autres projets d'envergure.

4.2.1 – Les priorités du SCD

Le SCD de l'Université de Limoges héberge le centre régional du Sudoc-PS en Limousin, le CR40. Le rôle de ces centres régionaux est le suivant :

23 :
 Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Arabesque. n°56,...

Leurs missions, en presque trois décennies, n'ont pas varié : prospecter et animer leur réseau, signaler, dans le Sudoc, les publications en série des bibliothèques non déployées (municipales, privées, centres d'archives...), assurer un contrôle bibliographique sur ces documents pour l'ensemble des établissements relevant de leur juridiction, bibliothèques déployées comprises.

C'est donc par eux que transitent tous les bordereaux de demandes de numérotation ou de correction destinées à l'ISSN.

Outre la constitution d'un catalogue collectif, le plus complet possible, des collections de périodiques détenues dans les bibliothèques françaises, le travail des CR permet la mise en place d'une coopération au niveau régional entre les organismes documentaires les plus divers, pour un meilleur accès à la documentation.23

La priorité du CR40 est de mettre en place un plan de conservation partagée au niveau régional. Pour cela, il faut au préalable recenser les collections de périodiques de l'ensemble des bibliothèques et centres documentaires régionaux concernés. Ce travail actuellement mis en œuvre par la responsable du CR40 arrive bientôt à son terme. La Bfm est donc l'une des dernières structures régionales dont le fonds de périodiques n'est pas entièrement signalé dans le Sudoc-PS. Étant donné l'importance du fonds de périodiques de la Bfm (qui est le premier de la région), un PCP n'est pas envisageable sans son implication, d'autant plus qu'il s'agit de la BMVR du Limousin.

4.2.2 – Les priorités de la Bfm

Il a déjà été mentionné que pour la Bfm, la priorité était de mettre à jour son SIGB et, dans le cadre d'un partenariat avec le SCD, de pouvoir récupérer les notices Sudoc gratuitement.

Le signalement des collections de périodiques et une visibilité dans le Sudoc sont des objectifs potentiellement intéressants pour la Bfm, mais l'établissement a aussi d'autres projets d'envergure qui sont prioritaires. Quand au PCP régional, il est pour la Bfm un projet à long terme.

La Bfm est ainsi dans un projet de migration de son SIGB : actuellement sous Loris, la bibliothèque doit basculer sous Koha début 2011. La préparation de la migration demande beaucoup de temps aux bibliothécaires membres du groupe des administrateurs, dont fait partie l'une des deux bibliothécaires en poste sur les périodiques, Marie-Laure Meunier. Cependant, il est à noter que Koha permet la récupération individuelle gratuite en temps réel de notices du Sudoc, ce qui pourrait apporter une solution aux questions de récupérations de notices demandées par la Bfm dans le cadre du partenariat avec le SCD.

La Bfm a aussi en projet de formaliser et de faire évoluer sa politique documentaire au sein de son réseau. Une politique documentaire implique de réfléchir sur les acquisitions, les éliminations et la conservation des documents, sur la coopération et la complémentarité entre les différents pôles et annexes de l'établissement. Ce pourrait être l'occasion d'inclure dans ces réflexions la pertinence d'acquérir et de conserver certains documents dans le cadre d'une offre documentaire régionale. Un PCP régional serait le prolongement naturel de la politique documentaire d'une BMVR puisqu'il sous-tend également une réflexion sur les acquisitions, les éliminations et la conservation.

Il faut ajouter que des prémices de coopération documentaire entre structures existent déjà, puisqu'en ce qui concerne les périodiques, les bibliothécaires de la Bfm ont notamment réfléchi à l'acquisition et à la conservation de certains titres en fonction de l'offre de la BU de droit (qui se trouve juste à côté du site du centre-ville). Il a déjà été mentionné que le pôle Limousin et patrimoine s'était quand a lui mis d'accord avec les Archives municipales de Limoges pour pouvoir éliminer trois titres et gagner de l'espace dans ses magasins. La mise en place d'une politique documentaire (incluant les périodiques) et d'un PCP permettrait de formaliser ces initiatives dans des projets plus vastes et plus efficaces.

Cependant, le signalement des collections de périodiques de la Bfm, préalable au PCP, nécessite un investissement humain très important.

4.3 – La répartition des ressources humaines

La question des ressources humaines est cruciale dans ce projet puisque le récolement et la mise à jour des catalogues nécessitent des moyens humains non négligeables.

Mise à jour du SIGB

En l'état, il est difficile pour le personnel de la Bfm de se dégager du temps pour mener à bien un projet aussi demandeur en ressources humaines.

En ce qui concerne l'organisation du travail et la répartition des tâches, seuls les agents de catégorie B sont en mesure de mettre à jour les catalogues (et plus particulièrement les deux assistantes qualifiées en poste sur les périodiques). En revanche, le travail de récolement pourrait être effectué par des agents de catégorie C. L'entretien des collections sera quant à lui pris en charge par un magasinier volontaire.

La mise à jour des catalogues est un projet d'envergure qui nécessite une mobilisation conséquente du personnel. Il serait donc intéressant d'en faire un projet collectif en englobant l'ensemble du personnel du pôle sciences qui souhaiterait participer à ce chantier. Une réunion de pôle présentant le projet et ses objectifs, avec éventuellement une visite de la Règle pour expliquer sur place le travail à effectuer, pourrait être un bon moyen pour expliquer aux membres de l'équipe de quoi il s'agit et pour leur donner envie de s'impliquer dans le projet. Un projet collectif aurait bien sûr l'avantage de reposer sur la solidarité et l'entre-aide des agents.

Pour éviter d'être confronté aux nombreux impératifs déjà évoqués qui peuvent faire obstacle au récolement (emplois du temps chargés, etc.), il serait envisageable de l'intégrer au planning, ce qui permettrait de le fixer plus solidement parmi les tâches à effectuer. Néanmoins, quelque soit l'organisation adoptée, ce projet demandera une forte mobilisation sur le long terme.

Une autre possibilité serait de recruter un (ou plusieurs) contractuel(s) pour une durée déterminée, afin de faire le récolement et de mettre à jour les catalogues. Étant donnée l'estimation dégagée qui est de 260 heures de préparation, 800 heures de récolement, et 1200 heures de catalogage, le projet dans sa globalité nécessiterait plus de 2200 heures de travail (sans oublier que ce chiffre est sûrement sous-estimé).

Mise à jour du Sudoc-PS

La mise à jour du Sudoc-PS nécessite la signature d'une convention entre la Bfm et le SCD, qui est actuellement en suspend à cause d'obstacles techniques et juridiques. Cependant, ce partenariat aurait l'avantage de faciliter la mise à jour des catalogues car plus la coopération entre la Bfm et le SCD sera importante, plus les ressources humaines à déployer seront réduites. Ainsi, quatre options sont possibles :

  • Si une convention est signée, que la Bfm possède un accès à WinIBW et qu'elle peut récupérer les notices de périodiques (par achats ou gratuitement), les bibliothécaires pourront à la fois mettre à jour le Sudoc-PS et récupérer les notices sous lesquelles la Bfm est localisée.

  • Si une convention est signée et que la Bfm possède un accès à WinIBW, les bibliothécaires de la Bfm pourront mettre à jour directement le Sudoc-PS (ce qui évitera la transmission des informations au CR40 et une saisie supplémentaire).

  • Si une convention est signée mais que la Bfm ne bénéficie pas d'un accès à WinIBW, la mise à jour sera prise en charge par la responsable du CR40, à qui il faudra transmettre les saisies à effectuer.

  • Si aucune convention n'est signée entre la Bfm et le SCD, la mise à jour du Sudoc-PS ne se fera pas.

Ce dernier point n'est bien sûr nullement envisagé. Si la mise à jour de son SIGB reste la priorité de la Bfm, elle est néanmoins consciente de l'intérêt qu'il y a de figurer dans le Sudoc. De plus, les obstacles techniques et juridiques qui compliquent la signature d'une convention entre le SCD et la Bfm connaissent des évolutions positives, notamment liées à la migration sous Koha.

En définitive, la forte demande en personnel nécessaire pour la mise à jour du Sudoc-PS, mais aussi du SIGB de la Bfm, pourrait donc être réduite grâce à un travail collaboratif entre le SCD et la Bfm. Elle pourrait l'être davantage si les outils permettaient une mise à jour des catalogues plus efficace, tant en terme de récupération de notices que de saisie unique des états de collection.

4.4 – Des obstacles techniques et une alternative régionale

Dans le cadre d'un partenariat entre la Bfm et le SCD, il faudrait que les informations puissent basculer d'un catalogue à l'autre pour mettre à jour le SIGB et le Sudoc-PS sans avoir à faire une double saisie.

L'intéropérabilité SIGB- Sudoc

La Bfm fonctionnera sous Koha d'ici l'année prochaine. Ce logiciel permet la récupération individuelle et gratuite des notices du Sudoc via le protocole Z 39.50. La Bfm pourra donc récupérer gratuitement les notices de monographies du Sudoc comme elle le souhaite, puisqu'il n'y a aucune contrainte juridique contrairement aux notices de périodiques.

24 :
 Les états de collection sont en 955, et la cote en 930.
25 :
 Il est possible aussi que la Bfm profite de la migration sous Koha pour utiliser le...

La récupération de notices de périodiques sera quant à elle possible par achat de lots si la bibliothèque est une bibliothèque non déployée du réseau Sudoc-PS. Néanmoins, la question est de savoir si la Bfm pourra récupérer ses données locales (localisation des titres de la Bfm avec cote et états de collection) avec la notice. Il faudrait tout d'abord isoler la localisation correspondant à la Bfm qui se trouve dans le bloc des 9XX [données locales] de la grille Unimarc dans le Sudoc24, pour les transférer dans le champ 300 $a [notes générales] utilisé par la Bfm pour ces données25.

Quoi qu'il en soit, Koha devra être correctement paramétré pour que la Bfm récupère les notices comme elle le souhaite. Des filtres seront probablement à mettre en place pour exclure certains champs, et des tests devront être faits pour voir s'il est possible de récupérer les données locales propres à la Bfm. Si ce n'est pas possible, les bibliothécaires auront donc une double saisie des localisations et des états de collection à faire.

Le cas de figure inverse (saisie et catalogage dans le SIGB puis basculement des données locales dans le Sudoc) n'est pas possible (de toute façon il serait impossible de récupérer ces données locales toutes renseignées dans des notes générales à la Bfm, pour les basculer dans les données locales du Sudoc, car elles ne peuvent par êtres repérées de manière informatique parmi toutes les autres notes générales).

Une alternative régionale au Sudoc ?

Si le PCP Limousin devait être lancé sans que le partenariat entre la Bfm et le SCD soit établi pour la mise à jour du Sudoc-PS, il faudrait éventuellement penser à une alternative au Sudoc comme outil pour mettre en place ce plan.

26 :
 Voir 2.2

Un portail régional de ressources documentaires existe déjà, il s'agit de Maduvil26. Ce catalogue collectif permet actuellement d'interroger simultanément le SIGB de la Bfm (Loris) et celui du SCD (Absys). Quatre nouveaux établissements devraient bientôt intégrer Maduvil : les BM de Brive, Tulle, Guéret et Saint-Léonard de Noblat. Le but du portail à terme étant de signaler l'ensemble des fonds documentaires de la région.

27 :
 Des questions techniques sont là aussi à prendre en compte puisqu'il faut que les...

Maduvil est donc un outil déjà opérationnel de signalement au niveau régional. Son avantage par rapport au Sudoc est donc qu'il ne signale que les collections du Limousin. Cependant, certains aspects en font un outil actuellement moins efficace que le Sudoc pour mettre en place un PCP. Tout d'abord, peu d'établissements régionaux sont encore dans Maduvil27, alors que 55 le sont dans le Sudoc-PS. L'ensemble de ces 55 établissements ne sera probablement jamais présent dans Maduvil, sans compter que l'ouverture du portail à chaque nouvelle bibliothèque entraîne des difficultés techniques dues à l'hétérogénéité des catalogues, mais surtout des pratiques de catalogage, notamment en ce qui concerne les périodiques.

28 :
 Seuls les exemplaires prêtés, et donc exemplarisés, apparaissent dans Maduvil.
29 :
 Cependant cela pourrait changer sous Koha, et les données locales pourraient être...
30 :
 Pour dédoublonner les notices on sépare le corps de la notice et les données...

Les pratiques de catalogage conditionnent l'affichage et donc l'accès aux informations. Par exemple, les états de collection du SCD n'apparaissent pas dans Maduvil (ou de manière erronée28). Cela s'explique par le fait qu'ils ne sont pas signalés dans un champ Unimarc mais dans le module de bulletinage d'Absys. Il faudrait donc pouvoir aller chercher ces informations pour les faire apparaître dans Maduvil ; ou alors, il faudrait que le SCD bascule ses états de collection de périodiques depuis le Sudoc dans son SIGB en même temps que les notices (ce qui n'est pas le cas puisque le SCD a fait le choix de filtrer ses états de collection lors de la récupération des notices car il les masque à l'OPAC). Quant à la Bfm, elle indique actuellement ses états de collection de périodiques dans le champ Unimarc 300 et non en données locales (9XX)29. Il faut donc pouvoir afficher les états de collection des deux structures de manière cohérente alors que les informations ne sont pas indiquées au même endroit. Cela se complique si l'ont veut pouvoir dédoublonner les notices30, ou si d'autres bibliothèques cataloguent encore différemment leurs périodiques.

De plus, utiliser Maduvil pour un PCP sous-entend que la Bfm, ainsi que tous les établissements intégrés au portail, doivent tout de même mettre à jour leur SIGB pour que leurs états de collection apparaissent dans Maduvil (dans le cadre d'un PCP, ce travail de mise à jour des états de collection dans l'outil de gestion du PCP ne serait donc plus à la charge de la responsable du Sudoc-PS, mais à la charge des établissements puisque l'outil ne serait plus le Sudoc-PS mais Maduvil).

31 :
 Les données locales ne font pas partie de la norme Unimarc, chaque établissement...
32 :
 Format pour Excel ou OpenOfficeClasseur. Cet export est aussi à paramétrer mais...

Pour être une alternative au Sudoc-PS et permettre la mise en place d'un PCP, Maduvil doit offrir quelques fonctionnalités supplémentaires. Il permet déjà la recherche par titre et par établissement (ou plutôt par base), mais il faudrait aussi prévoir une interrogation par ISSN (simple à mettre en place) et une recherche par type de document (plus compliquée car cette requête doit être effectuée sur les données locales31). Ces champs de recherche peuvent se combiner, et les résultats doivent être exploitables (impression et export au format CSV32).

33 :
 Cette nouvelle version doit notamment contenir un « Gallica Limousin » et valoriser...

Une nouvelle version de ce portail est actuellement en projet33. Si cette version permet de signaler les périodiques d'autres structures de la région, avec leurs états de collection mis à jour, et intègre d'autres critères de recherche (ISSN notamment, et type de document si possible), Maduvil pourrait ainsi devenir, entre autres, un catalogue régional des périodiques, et servir d'outil de travail pour mettre en place un plan régional de conservation partagée des périodiques en Limousin.

En conséquence, Maduvil doit évoluer techniquement et s'ouvrir à davantage d'établissements pour pouvoir être une alternative au Sudoc-PS. L'avantage de cette option est qu'elle repose sur un accord déjà en place entre le SCD et la Bfm. Malgré tout, cette potentielle alternative mettrait du temps à se mettre en place, et resterait tributaire de l'entrée d'autres structures régionales et de la mise à jour de leurs états de collection dans leur SIGB, alors que le Sudoc-PS est déjà opérationnel (il ne manque plus que les mises à jour des états de collection de certaines bibliothèques). En outre, il serait dommage pour la Bfm de se priver d'un partenariat avec le SCD qui permettrait de faciliter la mise à jour de ses états de collection dans son SIGB, et surtout d'une visibilité nationale dans le Sudoc-PS.

Conclusion

La Bibliothèque francophone multimédia de Limoges possède plusieurs fonds de périodiques qui ne sont pas entièrement signalés, dont le fonds général géré par le pôle sciences. Un signalement des périodiques présente pourtant des intérêts certains. Il permet au personnel de connaître les titres présents à la bibliothèque avec leurs états de collection, et il permet surtout au public de savoir quels titres et quels numéros il peut trouver à la bibliothèque, notamment pour les périodiques qui sont conservés en magasin. À l'heure où tout est géré par informatique, un signalement complet dans le SIGB est aussi un avantage considérable pour gérer son fonds et générer des statistiques correctes.

En ce qui concerne le signalement dans le Sudoc-PS, il reste le meilleur atout pour offrir aux collections de périodiques la meilleure visibilité possible au niveau national, et avoir un service de PEB actif. De plus, un plan régional de conservation partagée des périodiques est en projet en Limousin. Utile et attendu, il ne peut se concevoir sans la participation de la BMVR, et bien que Maduvil puisse être envisagé comme outil pour mettre en place ce plan, le Sudoc-PS a tout de même des atouts indispensables que Maduvil ne possède pas aujourd'hui. De plus, la Bfm ayant en projet de mettre en place une réflexion sur sa politique documentaire, il serait intéressant de considérer l'offre documentaire au niveau local, voire régional. Il serait également intéressant de réfléchir à la manière de communiquer et de proposer cette offre documentaire au public.

Le signalement complet des périodiques du fonds général nécessite peu de ressources matérielles mais se heurte à la difficulté de trouver des ressources humaines suffisantes, puisqu'il faut effectuer à la fois le récolement de l'ensemble des titres, ainsi que leur catalogage complet. La mise à jour du Sudoc-PS est quant à elle en attente d'un accord entre la Bfm et le SCD. Un tel partenariat semble pourtant indispensable pour mener à bien le signalement aussi bien dans le SIGB que dans le Sudoc-PS puisqu'il permettrait un travail collaboratif qui réduirait le temps nécessaire à l'ensemble du projet. Des évolutions, telles que la migration de la Bfm sous Koha, laissent entrevoir des solutions qui permettraient de faire aboutir ce partenariat. Quoiqu'il en soit, un tel projet sera forcément un projet de longue haleine.

34 :
 La Bfm a mis en place une bibliothèque numérique qui contient notamment les...

En définitive, le signalement des périodiques de la Bfm n'est pas tant une question de coûts (surtout humains) que de services que l'on veut proposer aux usagers. Il s'agit de faire des choix parmi les projets envisagés pour améliorer l'offre proposée au public. Il est vrai qu'il est difficile de mettre à l'ordre du jour des projets qui sont délaissés ou en attente depuis plusieurs années, notamment face aux enjeux que représente le numérique aujourd'hui et les nombreux projets développés autour de lui34. Néanmoins, le numérique augmente justement le besoin de signaler ses ressources, par exemple dans le cadre de projets de numérisation, de participation à des catalogues et à des bases de données collectives, telles que Gallica, sans compter que le numérique implique aussi de s'interroger sur des acquisitions communes et une conservation pérenne des ressources électroniques.

Glossaire

ABES : Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Elle gère le Sudoc.

Bfm : Bibliothèque francophone multimédia de Limoges.

BM : bibliothèque municipale.

BMVR : bibliothèque municipale à vocation régionale.

BnF : Bibliothèque nationale de France.

BU : bibliothèque universitaire.

Bulletinage : pointage chaque nouveau numéro d'un périodique qui arrive à la bibliothèque. Cela permet de contrôler l'arrivée ou l'absence des numéros attendus, et de faire éventuellement des réclamations.

Catalogage : description des documents de manière normalisée dans le SIGB (ou sur papier en cas de non informatisation).

CCFr : Catalogue collectif de France. Outil qui gère le PIB.

CCN-PS : Catalogue collectif national – Publications en série. Ancien catalogue national des publications en série, ancêtre du Sudoc-PS.

CR40 : centre régional du Sudoc-PS pour le Limousin.

Désherbage : retrait de certains documents des rayons selon des critères précis (détérioration, ancienneté, etc.).

Exemplarisation : création d'un exemplaire rattaché à une notice dans le SIGB, en lui attribuant un numéro (code barre).

Fantôme : papier inséré dans les rayons à la place d'un document que l'on communique, pour informer de l'absence du document (utilisé dans les cas où le prêt des documents n'est pas entièrement informatisé).

Gallica : bibliothèque numérique de la BnF.

ISSN : International Standard Serial Number. Numéro international attribué à une publication en série pour l'identifier.

Kardex : fiches utilisées pour le bulletinage papier.

Maduvil : Mutualisation d’Accès Documentaire Université Ville de Limoges. Catalogue collectif de la Bfm et du SCD de l'Université de Limoges, qui tend à s'ouvrir à d'autres structures régionales pour devenir un catalogue collectif limousin.

Monographie : livre.

Notice : description des documents. À l'OPAC il s'agit de la notice qui s'affiche pour renseigner l'usager sur le document. Elle est accompagnée des exemplaires présents à la bibliothèque.

OPAC : Online public acces catalogue. Il s'agit de l'interface publique du SIGB, outil qui permet au public d'effectuer des recherches dans le catalogue de la bibliothèque.

OURS : l'ours d'un périodique est en quelque sorte sa carte d'identité. Il s'agit de l'endroit, à l'intérieur du périodique, où l'on trouve les informations le concernant : le directeur de la publication, le rédacteur en chef, l'adresse de publication, etc.

PCP : plan de conservation partagée.

PEB : prêt-entre-bibliothèques, réseau de l'enseignement supérieur.

Périodique : document publié en série selon une périodicité qui lui est propre.

Périodique mort : périodique qui a cessé de paraître.

Périodique vivant : périodique en cours de parution.

PIB : prêt-inter-bibliothèques, réseau de la lecture publique.

Pilon : suppression de documents.

Registre des périodiques : document dans lequel chaque nouveau titre qui entre à la bibliothèque est inscrit pour lui attribuer un numéro d'inventaire.

Rétroconversion : transfert d'un catalogue papier en catalogue informatique.

SCD : Service commun de la documentation.

SIGB : Système intégré de gestion de bibliothèque. Logiciel de bibliothèque qui sert à gérer le fonds documentaire et le circuit des documents : catalogage, lecteurs, prêt, retours, etc.

Sudoc-PS : Système universitaire de documentation – publications en série. Catalogue national des publications en série intégré au catalogue collectif des bibliothèques universitaires. Successeur du CCN-PS.

Unimarc : format de catalogage informatique dans le SIGB.

WinIBW : logiciel qui sert à faire des saisies dans le Sudoc.

Bibliographie

Les périodiques

BARRON Géraldine (Dir.). Gérer les périodiques. Villeurbanne : Presses de l'Enssib, 2008. (La Boîte à outils)

PELTIER Eric (Dir.). Revues et magazines : guide des périodiques à l'intention des bibliothèques publiques. Nouvelle édition. Paris : Le Cercle de la librairie, 2006.

Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Arabesque. N°56 et n°58. URL : http://www.abes.fr/abes/page,386,arabesques.html . Consultés le 16 juin 2010.

Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Le réseau Sudoc-PS. URL : http://www.abes.fr/abes/page,394,documents-en-ligne.html . Consulté le 26 juin 2010.

Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt. Recommandation 995 sur la fourniture de données locales dans les échanges de notices bibliographiques en UNIMARC accompagnant le prêt ou le dépôt d'exemplaires. Version 3. Décembre 2005. URL : http://bibliotheque.bgp-fr.com/Unimarc_995.pdf . Consulté le 23 juin 2010.

Les catalogues et bases de données

Bibliothèque francophone multimédia de Limoges, URL : http://www.bm-limoges.fr . Consulté le 26 juin 2010.

Maduvil : portail des ressources documentaires en Limousin, URL : http://maduvil.limoges.fr . Consulté le 26 juin 2010.

Sudoc : système universitaire de documentation, URL : http://www.sudoc.abes.fr . Consulté le 26 juin 2010.

Catalogue Collectif de France, URL : http://www.ccfr.bnf.fr . Consulté le 26 juin 2010.

Gallica : bibliothèque numérique , URL : http://gallica.bnf.fr . Consulté le 26 juin 2010.

La conservation partagée des périodiques

LABROSSE Françoise. Vers une plus grande cohérence dans le traitement et le signalement des périodiques. Dans : Arabesques, 2008, n°49, p. 16-17. URL : http://www.abes.fr/abes/DocumentsWebAbes/abes/arabesques/5884%20Arabesques%20n%C2%B0%2049.pdf . Consulté le 12 avril 2010.

LIEBER Claudine. La Conservation partagée. Journée d’étude POLDOC du 17 mai 2001. URL : http://enssibal.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ressource/prod/je2001/lieber.htm . Consulté le 12 avril 2010.

PEDOT Béatrice. Une politique régionale pour les périodiques : de l’élimination à la conservation partagée. Dans : Bulletin des Bibliothèques de France, 2000, tome 45, n°4, p. 73-76.

SIGURE Danye et PANCHEVRE Dominique. Autopsie d'une utopie : la conservation partagée des périodiques en région Centre. Dans : Bibliothèque(s), n°50, mai 2010. pp. 50-51.

SUCHEL-MERCIER Isabelle. Étude préalable à la mise en place d’un plan de conservation partagée des périodiques en région Rhône-Alpes. Mémoire d’étude. Villeurbanne : ENSSIB, 2002. URL : enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dcb/suchel-mercier.pdf . Consulté le 16 avril 2010.

Annexes

Annexes (4,4Mo)

Notes

1  Sudoc-PS pour Système universitaire de documentation – publications en série.

2  Service commun de la documentation.

3  Dans la réalité le gestion des périodiques est un peu plus complexe.

4  471 abonnements pour 466 titres car plusieurs titres sont pris en plusieurs exemplaires.

5  660 mètres pour les revues, 190 pour les journaux officiels, et 65 mètres pour les journaux. Ces chiffres sont approximatifs.

6  1232 mètres pour les revues, 280 mètres pour les journaux officiels, et 157 mètres pour les journaux. Ces chiffres sont également approximatifs.

7  Un autre stagiaire, Benoît Lepreux, est chargé de préparer la valorisation des périodiques du dépôt légal concernant le Limousin.

8  Le bulletinage des quotidiens se fait sur fiche Kardex car la périodicité quotidienne de ces titres entraînerait une gestion informatique trop lourde.

9  Catalogue collectif national des publications en série. Catalogue collectif limousin des périodiques. Limoges : Centre régional limousin du CCN ; ALCOL, 1993.

10  50 248 inscrits en 2009.

11  Voir définition au 2.2.

12  Catalogue Collectif de France, voir 2.2

13  Prêt entre bibliothèques. Dans : Wikipédia URL : http://fr.wikipedia.org/wiki/Pr%C3%AAt_inter#Le_r.C3.A9seau_PIB . Consulté le 16 mai 2010.

14  Voir annexe 1

15  Composée des BM possédant des fonds anciens ou locaux rétroconvertis (BMR)

16  Anciennement ALCOL pour Association Limousine de COopération pour le Livre.

17  À noter que ces chiffres sont extraits du Sudoc et ne sont donc pas à jour pour toutes les structures.

18  D'autres structures se montrent intéressées également, comme les BM de Tulle et de Guéret.

19  Géraldine Barron (Dir.). Gérer les périodiques. Villeurbanne : Presses de l'Enssib, 2008. (La Boîte à outils). p. 119.

20  La bibliothèque est également ouverte le lundi après-midi mais avec un personnel restreint, pour assurer l'ouverture au public uniquement du forum des périodiques. À noter également qu'il est en projet d'étendre ces horaires d'ouverture.

21  Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Arabesque. n° 58, mai-juin 2010. p. 3.

22  SUNIST : Serveur Universitaire National pour l'Information Scientifique et Technique, ancêtre du CINES : Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur.

23  Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. Arabesque. n°56, novembre-décembre 2009. p. 18.

24  Les états de collection sont en 955, et la cote en 930.

25  Il est possible aussi que la Bfm profite de la migration sous Koha pour utiliser le bloc 9XX pour renseigner ses données locales.

26  Voir 2.2

27  Des questions techniques sont là aussi à prendre en compte puisqu'il faut que les catalogues des bibliothèques qui souhaitent y entrer soient en ligne et disposent d'un profil Z 39.50 correctement paramétré.

28  Seuls les exemplaires prêtés, et donc exemplarisés, apparaissent dans Maduvil.

29  Cependant cela pourrait changer sous Koha, et les données locales pourraient être retranscrites dans le bloc 9XX.

30  Pour dédoublonner les notices on sépare le corps de la notice et les données locales. Mais la Bfm indiquant ses données locales dans le corps de la notice elles n'apparaitraient pas à l'affichage si la notice de la Bfm n'était pas retenue.

31  Les données locales ne font pas partie de la norme Unimarc, chaque établissement renseigne donc ces champs comme il l'entend. Néanmoins, la norme 995 commence à se mettre en place concernant ces données locales. Les champs seraient donc interrogeables si les bases étaient homogènes. Cependant, une interrogation par type de document sous-entend qu'il faut au moins un exemplaire par notice pour pouvoir faire remonter cette information, ce qui n'est pas le cas pour les périodiques de la Bfm.

32  Format pour Excel ou OpenOfficeClasseur. Cet export est aussi à paramétrer mais serait simple à mettre en place.

33  Cette nouvelle version doit notamment contenir un « Gallica Limousin » et valoriser les fonds patrimoniaux numérisés.

34  La Bfm a mis en place une bibliothèque numérique qui contient notamment les exemplaires du quotidien régional Le Populaire du centre de 1939 à 1941 pour l'instant, et qui devrait bientôt proposer des revues électroniques.

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Pour citer ce document

Malterre Laurie. Préparation du signalement des périodiques du fonds général de la Bibliothèque francophone multimédia de Limoges : pour la mise à jour du SIGB et du Sudoc-PS, [En ligne], Rapport de stage, Licence professionnelle Métiers des bibliothèques et de la documentation. Limoges : Université de Limoges, 2010. Disponible sur : http://epublications.unilim.fr/memoires/licenceprombd/109 (consulté le 19/09/2017).