Benoît Lepreux

Élaboration d'un plan de valorisation d'un fonds patrimonial de périodiques au dépôt légal imprimeur de Limoges

Maître de stage : Sonia Hennequin
Assistante qualifiée de conservation du patrimoine et des bibliothèques,
Bibliothèque francophone multimédia - Limoges

stage effectué du 27 avril 2010 au 25 juin 2010

stucture d'accueil : Bibliothèque francophone multimédia - Limoges

publiée en ligne le 10 janvier 2011

Couverture du rapport de stage


Depuis le début du siècle, les actions de valorisation du patrimoine se multiplient. Numérisations, Internet et expositions sont autant de moyens permettant cette mise en valeur du patrimoine. C'est pour s'inscrire dans ce cadre, que le dépôt légal imprimeur (DLI) de Limoges souhaite communiquer davantage sur ses fonctions et sur la particularité de son fonds de périodiques. Rappeler les fonctions du dépôt légal, établir un état des lieux spécifique au DLI de Limoges et observer les actions de valorisation réalisées au niveau national sont nécessaires pour parvenir à mettre en place un plan de valorisation des périodiques issus du dépôt légal imprimeur.

Since the beginning of the century, many actions have been done to put in light our cultural heritage. Digitisations, the Internet and exhibitions are some ways to communicate our cultural heritage. It's in this perspective that the legal deposit of Limoges wants to communicate more about its functions and its specific collection of periodicals.  Bring to mind the functions of legal deposit, describe its situation and look at what other legal deposits have done, is the first step to begin the promotion of its collections.

Je remercie Daniel Le Goff, conservateur et directeur de la Bibliothèque francophone multimédia de limoges, d'avoir accepté ma présence au sein de la bibliothèque.

Je remercie particulièrement Sonia Hennequin, assistante qualifiée de conservation du patrimoine et des bibliothèques, responsable du dépôt légal imprimeur de Limoges ainsi que Christian Frugier, adjoint du patrimoine, qui nous ont si bien accueillis au sein du dépôt légal et ont toujours été de bon conseil.

J'adresse mes remerciements à Étienne Rouziès, conservateur des bibliothèques et responsable du pôle « Patrimoine et régional » de la bibliothèque municipale de Limoges, ainsi qu'à tout le personnel du pôle, pour leur accueil d'une part, mais aussi pour cet esprit de travail en équipe, moteur principal des actions en cours et qui en font pour moi un exemple.

Je remercie mon professeur référent, Béatrice Luc, bibliothécaire au pôle « sciences » de la Bfm, qui a su me motiver et me guider pour la rédaction du mémoire.

Je tiens a adresser mes remerciements au personnel de l'atelier du livre de la bibliothèque municipale pour leur disponibilité et leur expertise en matière de conservation de documents.

Enfin, je souhaite adresser mes remerciements à tous les membres des bibliothèques dépositaires qui ont accepté de répondre au questionnaire. Leurs réponses sont une preuve du dynamisme actuel de la profession et de l'envie de communiquer autour du dépôt légal imprimeur.


Texte intégral

Introduction

1 :
 Online Public Access Catalog – Catalogue informatique en ligne

Certaines bibliothèques municipales de région possèdent dans leur fonds une collection spécifique : celle issue du dépôt légal imprimeur. Cette collection représente en théorie la totalité de la production imprimée de la région du fait de l'obligation légale pour tout imprimeur de déposer, dans cette institution et à la Bibliothèque nationale de France (BnF), un exemplaire de chacune de ses productions dès lors qu'elles viennent à être diffusées à plus de 100 exemplaires. Le dépôt légal imprimeur possède ainsi en son sein un fonds très varié, tant en terme de contenu thématique, qu'en typologie de support. Les objectifs du dépôt légal sont principalement ceux de la collecte et de la conservation, c'est pourquoi le dépôt légal imprimeur possède une valeur hautement patrimoniale, notamment par l'abondance de la documentation régionale qu'il collecte. Cette valeur entraîne donc une plus-value auprès des chercheurs et scientifiques pour leurs études mais également pour tout usager à la recherche d'une information précise. Cependant, l'extrême variété du fonds, mais aussi l'abondance de documents que le DLI (dépôt légal imprimeur) doit gérer et traiter au quotidien entraînent des problèmes pour la communication de ses collections. On se retrouve donc souvent avec un fonds "invisible", ne faisant pas partie des collections signalées à l'OPAC1 de la bibliothèque de tutelle et de ce fait, ne suscitant pas l'intérêt qu'il devrait avoir chez l'usager. Néanmoins, les réflexions engagées au début du siècle autour des nécessités de mettre en valeur le patrimoine, formalisé par le « Plan d'action pour le patrimoine écrit » en 2004 pour les collectivités territoriales et les différents plans triennaux concernant les pôles associés de la BnF, furent des mouvements forts incitant les bibliothèques municipales mais aussi les DLI à entamer des opérations de valorisation.

2 :
 Bfm : Bibliothèque francophone multimédia – bibliothèque municipale de la ville...
3 :
 http://www.bm-limoges.fr/collections_numeriques.html?PHPSESSID=yppfantyz
4 :
 Deux priorités : le signalement du patrimoine écrit et la coopération numérique...

C'est pourquoi la bibliothèque francophone multimédia de Limoges, en tant que pôle associé de la BnF au titre du dépôt légal depuis 1999, essaie actuellement de mettre en place une politique de valorisation des documents patrimoniaux du DLI de limoges. Des actions qui vont en ce sens ont déjà commencé au sein de la bibliothèque municipale avec des animations telles que "Les trésors de la Bfm2"3. Le pôle "régional et patrimoine" de la bibliothèque, auquel le DLI de Limoges est rattaché, y a tenu un rôle très actif. Cependant le DLI de Limoges n'a pas pour l'instant pu s'inscrire dans ces actions malgré son statut patrimonial. Les raisons sont nombreuses mais les principales viennent du manque de temps, faute de moyens humains qui freinent ainsi les initiatives qui iraient en ce sens. C'est pourquoi il a été proposé à des stagiaires d'entamer une réflexion autour de cette problématique de valorisation, en se concentrant sur les périodiques et les affiches (la valorisation par le signalement des monographies étant déjà effective) avec comme priorité de valoriser les documents à caractères régionaux. De plus, le fait d'être pôle associé de la BnF incite la bibliothèque municipale de Limoges à s'inscrire dans la politique de coopération de la BnF autour des priorités et des champs d'intervention du plan triennal pour la période 2009-2011. Par conséquent, en effectuant un "signalement du patrimoine écrit" et en privilégiant "l'aspect régional" ou "thématique"4, les actions menées par le dépôt légal correspondront aux orientations données par ce plan. La tâche qui m'a donc été confiée fut de réfléchir à la mise en place d'une valorisation des périodiques issus du DLI en privilégiant l'aspect régional, valorisation qui passerait par le catalogage, afin de communiquer les ressources du DLI à l'usager et ainsi donner une visibilité à ce fonds particulier. Mais pour parvenir à une valorisation effective et comme nous le verrons par la suite une amélioration de la gestion quotidienne des périodiques est nécessaire. C'est pourquoi mon objectif sera de fournir un document à mon établissement d'accueil qui permettrait à la fois de mieux gérer les périodiques au quotidien mais également d'entamer la valorisation. La formalisation de ce document a suscité la question suivante : Comment mettre en place un plan de gestion et de valorisation des périodiques au sein du dépôt légal imprimeur en vue de communiquer ces documents aux usagers de la bibliothèque municipale de Limoges ? Répondre à cette question suppose en premier lieu d'aborder le DLI de manière générale, d'en faire une brève présentation quant à son histoire, ses aspects juridiques et son évolution actuelle. A la suite de cette présentation, nous pourrons aborder le cas spécifique du DLI de Limoges, en faire un état des lieux et repérer les dysfonctionnements dans la gestion des périodiques. Enfin, c'est en m'appuyant sur une enquête menée auprès d'autres bibliothèques dépositaires que je tenterai d'établir un plan qui permettra au DLI de Limoges de poursuivre les travaux en cours et de tenter de gérer au mieux le dépôt légal en vue de parvenir à effectuer des actions de valorisation.

Le dépôt légal imprimeur en France

Avant toute chose, il convient de définir ce qu'est le dépôt légal imprimeur et comment il s'est constitué en France. En effet, le dépôt légal est souvent méconnu du public et il existe même au sein de la profession une certaine confusion entre dépôt légal imprimeur et dépôt légal éditeur.

1 Définition

5 :
 Loi relative aux droits d'auteur et droits voisins dans la société de l'information...

Le dépôt légal est aujourd'hui régi par le code du patrimoine de février 2004 modifié par la loi DADVSI en 20065. Le champs de son application s'est étendu progressivement à tous les modes de diffusion du savoir. Il se définit ainsi :

« Le dépôt légal est l'obligation légale pour tout éditeur, imprimeur, producteur ou distributeur de déposer à la Bibliothèque nationale de France ou dans d'autres institutions désignées, un ou plusieurs exemplaires des documents qu'il produit ou diffuse »

L'article L. 131-1 du code du patrimoine définit les objectifs du dépôt légal :

6 :
 L'article L.131-2 détermine le champ du dépôt légal : "Les documents...
  • La collecte et la conservation des documents mentionnés à l'article L.131-26

  • La constitution et la diffusion des bibliographies nationales

  • La consultation des documents mentionnés à l’article L.131-2, sous réserve des secrets protégés par la loi, dans des conditions conformes à la législation sur la propriété intellectuelle.

Cette définition et ces objectifs rendent compte du but actuel des dépôt légaux en France qui travaillent avec un souci d'exhaustivité de collecte et de sauvegarde des documents de toute nature publiées, produits ou diffusés en France et ainsi constituer une collection de référence qui pourra être communiquée aux chercheurs. Mais les objectifs et les préoccupations n'ont pas toujours été de cet ordre, c'est pourquoi un bref rappel historique est nécessaire.

2 Rappel historique

2.1 Le dépôt légal : de l'Ancien régime à nos jours

7 :
 La Librairie du château de Blois.
8 :
 C'est à cette période que sont nés les premiers droits d'auteurs. Suite à la...
9 :
 Dougnac, Marie-Thérèse, Guilbaud, M. , " Le dépôt légal : son sens et son...

Le dépôt légal a été instauré sous l'Ancien régime par l'ordonnance de Montpellier du 28 décembre 1537. Il avait alors deux buts. Le premier culturel, était de rassembler en une bibliothèque7 « toutes les œuvres dignes d'être vues » afin de conserver la « mémoire des hommes ». Le second avait un aspect plus politique, incarné par la crainte de François Ier des imprimeries protestantes. Ce but fut donc un contrôle à priori de la production imprimée afin de pouvoir censurer et de poursuivre certains imprimeurs. C'est dans ce cadre complexe qu'est né le dépôt légal, entre objectif culturel de conservation et contrôle de la liberté d'expression. Après une extension du dépôt légal aux estampes, cartes et plans en 1648, le dépôt légal subit divers bouleversements après la première révolution. Tout d'abord aboli en 1790, au même titre que le privilège et la censure, il est restauré en 1793 à titre facultatif avec cette fois l'objectif de garantir la propriété littéraire8. En 1810, sous l'Empire le dépôt obligatoire est rétabli avec comme but la « surveillance administrative de l'imprimerie et particulièrement de la presse »9, toutefois les manques à cette obligation ne seront pas sanctionnés. C'est avec la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse que l'on voit cette obligation de nouveau punissable en cas de manque.

2.2 L'époque contemporaine

Au XXème siècle une série de lois va de nouveau modifier la façon dont le dépôt légal est géré au niveau national. Tout d'abord la loi du 19 mai 1925 – outre l'extension de l’obligation de dépôt aux documents photographiques, cinématographiques et aux phonogrammes – modifie largement la gestion administrative du dépôt légal. Elle met en place le double dépôt (éditeur et imprimeur), mais institue aussi une première "décentralisation" avec la répartition du dépôt légal entre un dépôt légal centralisé à la Bibliothèque nationale et un dépôt de l'imprimeur dans les préfectures de région. C'est le début du contrôle croisé, les établissements dépositaires de région envoient systématiquement un exemplaire à la Bibliothèque nationale pour s'assurer du dépôt éditeur. En 1943, une nouvelle évolution avec la loi du 21 juin 1943, le dépôt de l'imprimeur qui se faisait alors dans les préfectures de région se fait désormais dans les bibliothèques régionales où des services de la Bibliothèque nationale sont représentés. Le passage de la gestion administrative du dépôt légal à la gestion par des institutions culturels représente la première étape de la confirmation de l'aspect culturel du dépôt légal imprimeur. En 1992 et 1993, le champ d'action du dépôt légal s'élargit encore par la loi du 20 juin 1992 et confirme également la finalité patrimoniale du dépôt légal. Enfin, le décret du 31 décembre 1993 fixe la liste des organismes en charge du dépôt légal.

3 Évolutions et tendances actuelles

On dénombre aujourd'hui 26 établissements dépositaires en région fixés par le décret du 31 décembre 1993. En plus de ces établissements de région, trois organismes ont la charge du dépôt légal : l'INA (Institut national de l'audiovisuel) pour les documents radiodiffusés ou télédiffusés, le CNC pour les documents cinématographiques et la BnF pour tous les autres. Le dépôt légal est actuellement régi par l' « ordonnance relative à la partie législative du code du patrimoine » remplaçant ainsi la loi du 20 juin 1992 dont les dispositions ont été reprises. Les évolutions actuelles de nos sociétés dîtes de l'information et l'avènement d'Internet et les nouvelles possibilités offertes aux personnes de produire et de communiquer de l'information, de la musique, des images, etc. ont aujourd'hui encore amené à élargir le champ du dépôt légal. Et c'est la loi DADVSI du 1er août 2006 qui introduit ces modifications. Ainsi un nouvel alinéa a été ajouté à l'article L. 131-2 qui annonce que désormais, « sont également soumis au dépôt légal les signes, signaux, écrits, images, sons ou messages de toute nature faisant l’objet d’une communication au public par voie électronique ». C'est donc un dépôt légal de l'Internet qui a vu le jour. Le dépôt légal s'est donc au fil du temps étendue à toutes les formes de diffusion du savoir.

10 :
 Système intégré de gestion de bibliothèque.

Ces évolutions ont amené également de nouvelles pratiques au sein des dépôts légaux. Outre les réflexions qui ont vu le jour à la fin du XXème siècle sur les normes de conservation et qui obligent les bibliothèques dépositaires à revoir leurs pratiques, de nouvelles volontés ont vu le jour avec les différentes réformes et notamment l'envie d'affirmer l'aspect patrimonial du dépôt légal, de communiquer autour du dépôt légal imprimeur, d'en faire connaître son fonds, ses fonctions, en entamant des actions de valorisations. Ces dernières peuvent aujourd'hui être effectives, en plus des valorisations traditionnelles (expositions, etc.), grâce aux progrès technologiques des outils de communication, le perfectionnement des SIGB10, la diffusion sur Internet etc. . Ces évolutions entraînent de nouvelles possibilités de communication et ainsi de valorisation. Et cette volonté de communiquer le fonds des DLI se ressent dans toutes les bibliothèques dépositaires, ce qui ressort majoritairement de l'enquête menée auprès des différents organismes contactés.

Mais comment valoriser un fonds de périodiques ? La première étape de cette valorisation passe par un traitement documentaire complet de chaque document dont il a été décidé qu'il serait communiqué. Ainsi dans le cas de Limoges, la priorité sera faite sur les périodiques vivants d'intérêt régional. La définition de priorité est nécessaire car le traitement d'un périodique est une opération beaucoup plus longue que le traitement d'une monographie. De plus, la particularité d'un fonds de périodiques DLI entraine que la récupération de notices n'est pas toujours possible du fait du retard de traitement des organismes émetteurs de notices. C'est seulement après cette étape de valorisation que d'autres actions de valorisation pourront commencer.

Avant d'entamer une quelconque valorisation, il convient de bien connaître les lieux, de tenter de faire une analyse du DLI de Limoges sous ses différents aspects : locaux, fonctionnement, fonds, problèmes. Ceci dans le but de mettre en évidence toutes les données de départ, de savoir  les éléments sur lesquels s'appuyer, de connaître les erreurs à corriger car la base d'une valorisation commence par une gestion plus rapide et plus efficace qui permet de libérer le temps nécessaire au traitement documentaire et intellectuel des documents et de commencer d'autres activités.

Le dépôt légal imprimeur de Limoges : état des lieux

1 Présentation

Le DLI de Limoges présente plusieurs spécificités qui en font un cas unique en France au niveau des DLI et ces spécificités résident dans la nature de ses locaux. Tout d'abord le lieu lui-même, puisque le DLI de Limoges se trouve dans une chapelle : la chapelle du « Grand Séminaire » dite « Chapelle de la Règle », située en surplomb des jardins de l’Évêché où se trouvèrent successivement une abbaye puis un Grand séminaire. Son nom vient de l'abbaye Sainte-Marie de la Règle qui était en place de 817 à 1790, avant sa destruction, puis de la construction du Grand séminaire en 1840 qui a aboutit à la construction de la chapelle au début du XXème siècle. En 1905, les lois de séparation de l’Église et de l’État entraînent la confiscation du bâtiment avant sa consécration. Les magasins du DLI de Limoges ne furent pas placés dès 1943 (période du passage du dépôt légal des préfectures de région aux bibliothèques de région) dans ce bâtiment. Au début, le DLI faisait partie des locaux de la bibliothèque municipale. Les magasins furent déménagés dans la chapelle en 1986, avant la construction de la nouvelle bibliothèque de Limoges en 1989. Outre la spécificité du bâtiment, ce sont les conséquences que celle-ci entraîne qui en font un cas unique. En effet, les magasins, contrairement à la plupart des DLI de France, se trouvent dans un bâtiment à l'écart de la bibliothèque centrale. Cela a donc plusieurs répercussions. Au niveau des points positifs, le bâtiment ne manque pas de place et sert même à d'autres magasins surchargés de la bibliothèque pour se délester d'une partie de leur fonds. De plus l'aspect patrimonial du bâtiment se trouve être en correspondance avec la vocation du dépôt légal imprimeur et pourrait représenter un atout lors d'actions de valorisation du dépôt légal (exemple : visites guidées). Mais cela pose aussi des problèmes notamment du fait de l'éloignement du DLI à la bibliothèque de tutelle. Ainsi, malgré l'attache du dépôt légal à la section régionale de la bibliothèque, des soucis se posent pour l'intégration du DLI aux collections du fonds régional et pour entamer des actions de valorisation principalement par manque de moyens humains au sein du DLI (une assistante qualifiée de conservation du patrimoine et des bibliothèques à temps plein et un adjoint du patrimoine à mi-temps).

2 Analyse technique

Superficie, espaces de stockage

Le DLI de Limoges est composé de six étages, la surface totale en espace disponible de stockage du bâtiment est de 1800 m², ce qui est conséquent puisque la documentation du dépôt légal n'occupe que deux étages sur les six. En terme de capacité de rangement, avec les 75 meubles en moyenne par étage, chacun comprenant en moyenne 17 étagères, cela fait 1275 mètres linéaires par étages et 7650 mètre linéaires au total pouvant accueillir les documents. Mais le bâtiment n'accueille pas seulement les documents déposés au titre du dépôt légal. Il sert également à la Bfm de Limoges de lieu de stockage pour libérer des espaces dans les magasins de la bibliothèque. On y retrouve ainsi une partie des périodiques du pôle « sciences » de la bibliothèque de Limoges qui n'ont pas subi de désherbage, des périodiques patrimoniaux que l'on souhaite conserver et une partie du fonds provenant du pôle francophone. Le dépôt légal imprimeur occupe 1727 mètres et tient sur les deux premiers étages. Le premier étage, où se trouve également les bureaux du personnel dans une pièce séparée, ne contient que les périodiques, la salle est divisée en deux avec d'un côté les périodiques de petits formats (de types revue, magazine) et de l'autre les périodiques grand formats (de type presse quotidienne). Au deuxième étage, le dépôt légal n'occupe que la moitié de l'espace disponible avec cette fois le reste des petits formats, mais aussi les brochures et les affiches. L'autre partie accueille les périodiques du fonds général destinés à la conservation. Quant aux monographies, elles se situent au quatrième étage et occupent approximativement un quart de l'espace de ce dernier. Le reste de l'espace disponible contient une documentation variée issue des différents secteurs de la bibliothèque municipale de Limoges, avec toutefois une particularité puisque les deux derniers étages accueillent le fonds du petit séminaire et un fonds ancien dont une partie pourra rejoindre la réserve précieuse de la Bfm après traitement. En définitive, il n'y pas de souci d'espace dans ce bâtiment même si l'organisation spatiale pourrait être revue afin de gagner en rapidité pour les opérations de rangement sur rayons.

Infrastructure et conditions de conservation du bâtiment

De par ses spécificités, le bâtiment présente quelque soucis au niveau des normes de conservation. Tout d'abord, même si des relevés ont déjà été effectués, l'absence d'appareil de mesure des conditions de température, d'humidité du magasin peut poser problème. D'autres soucis se posent mais ne semblent pas avoir eu beaucoup d'incidence sur les documents. Au niveau de la luminosité, les vitraux de la chapelle en sont une source. Pour les périodiques, les conditions sont  bonnes puisqu'il n'y a pas de vitrail au premier étage, mais dès le deuxième étage, et malgré la tentative de cacher la luminosité avec des rideaux, des filets de lumière parviennent à passer. Cela pourrait avoir pour conséquence d'entrainer un jaunissement des papiers. Cependant le fait de ne pas avoir mis de documents en bout de travée permet d'éviter ces filets de lumière. Au niveau des conditions de température, celles-ci varient quelque peu avec les saisons, des écarts étant observés au cours de l'année. Cependant, ces écarts ne semblent pas avoir eu d'incidence sur le papier, la température étant malgré tout relativement stable sur une même saison, à la différence par exemple d'un bâtiment bien équipé qui subit une panne de climatisation et dont les conséquences sont parfois désastreuses. Le bâtiment n'est également pas équipé d'appareil de ventilation mais une ventilation naturelle se fait car les six étages sont ouverts entre eux au niveau des escaliers. Il existe un autre problème, cette fois qui concerne l'infrastructure du bâtiment. En effet les six étages de la chapelle ont été construits avec une ossature métallique ce qui provoquerait en cas d'incendie un possible affaissement des sols dû à la fonte du métal. Cependant et malgré ces défauts, le bâtiment est sain, conclusion qui est ressortie de l'analyse faite par un spécialiste de la BnF lors de sa venue au DLI de Limoges suite à un incident qui avait provoqué des débuts de moisissures. Malgré tout, un projet de déménagement du dépôt légal dans d'autres locaux est actuellement en cours. Cela occasionnerait, certes, la perte de l'aspect patrimonial du bâtiment actuel et enlèverai ainsi une partie du cachet du DLI de Limoges, mais cela améliorerait les conditions de conservation des documents. Cependant, il faudra, après le déménagement surveiller l'état des documents pendant une certaine période. En effet, ces derniers s'étant acclimaté à l'environnement de la chapelle, un déménagement dans un nouvel environnement pourrait entrainer l'activation de problèmes latents.

3 Le circuit du document

Ce sont deux personnes qui travaillent quotidiennement au DLI de la ville de Limoges : une assistante qualifiée des bibliothèques à temps plein et un adjoint du patrimoine à mi-temps. En rappelant les différentes étapes que subit le document au sein du dépôt légal imprimeur nous verrons la répartition des rôles de chacun.

La première étape est la réception des documents envoyés par les imprimeurs, associations, mairies en franchise postale. Un premier tri est effectué par l'adjoint du patrimoine entre les différents types de documents : monographies, brochures, périodiques, affiches, etc. . Ensuite, un deuxième tri est effectué au niveau des périodiques et ceux-ci sont classés par ordre chronologique. Vient ensuite l'étape du bulletinage faite à tous les périodiques. Celui-ci est tout d'abord effectué manuellement sur Kardex par l'adjoint du patrimoine qui lui appose également une cote. L'assistante qualifiée effectue ensuite le compostage et effectue un enregistrement sur tableur (Annexe). Lors de cette étape, un deuxième bulletinage est effectué. Les documents sont ensuite posés sur une étagère à l'entrée du magasin, selon leur localisation en magasin, en attente de rangement par l'adjoint au patrimoine.

11 :
 Voir les annexes A (p. 36)
12 :
 Http://bibliographienationale.bnf.fr

D'autres étapes extérieures au document lui-même sont également nécessaires. Ainsi lors de la parution d'un nouveau titre, d'un changement de titre, de la parution du dernier numéro d'une année, l'imprimeur doit procéder à une déclaration de dépôt fournie en trois exemplaires. Un exemplaire lui sera retourné certifiant que le déposant s'est acquitté de son obligation de dépôt, un autre sera archivé et le troisième pourra servir à la description bibliographique. Une autre étape importante est celle des rappels que le personnel doit effectuer auprès des imprimeurs et autres sources émettrices de documents. Cette étape est d'autant plus importante que les imprimeurs, organismes ou associations qui produisent des périodiques ne savent pas toujours ou oublient qu'ils ont obligation de dépôt sur tous les types de supports. En effet, ils pensent souvent que l'obligation de dépôt légal ne se fait que pour les monographies. Les rappels se font en premier lieu par l'envoi d'une lettre11 expliquant les raisons pour lesquelles l'imprimeur a obligation de déposer et quels types de document doivent être déposés. Trois relances de ce type sont effectuées, si celles-ci ne donnent pas de résultat, un appel téléphonique chez l'imprimeur ou l'organisme concerné a lieu pour expliquer l'obligation de dépôt légal et les objectifs du dépôt légal imprimeur. En règle générale, les imprimeurs réagissent assez bien puisqu'en observant les rapports d'activité du DLI de Limoges, 70% des premières relances donnent le résultat escompté pour les périodiques. Pour effectuer ces rappels, l'assistante qualifiée des bibliothèques procède de plusieurs manières. Tout d'abord au niveau des outils, le site de la bibliographie nationale12 de la BnF lui est utile pour prendre connaissance de nouveaux titres parus. Il est cependant limité puisqu'il ne permet pas de faire une recherche par imprimeur, ou une recherche par région. Le deuxième outil est représenté par le catalogue général de la BnF mais celui-ci ne permet pas non plus de faire une recherche par imprimeur. Une autre méthode vient de la veille des collègues du pôle patrimoine et régional de la bibliothèque municipale et de la veille par la collecte de documents à domicile ou dans les lieux publics. Cela lui permet de prendre connaissance de la parution de nouveaux titres qui n'auraient pas été déposés au DLI  et ainsi d'en faire la demande auprès des imprimeurs à l'origine du périodique.

4 Analyse statistique

Analyse générale

De manière générale, en s'appuyant sur les rapports d'activité des trois dernières années (de 2007 à 2009), le nombre de dépôts au DLI de Limoges augmente. Effectivement on observe un accroissement de tous les types de support sur ces trois années. Ainsi pour les monographies, le nombre de titres déposés s'est accru en moyenne de  137% par an, pour atteindre 487 titres en 2009. On observe le même phénomène pour les brochures traitées en recueils avec 170% d'augmentation en trois ans et pour les affiches une augmentation moyenne de 271% par année. Pour les périodiques, l'effet est similaire avec une augmentation du nombre de fascicules déposés de 107% par année. Ceci reflète-t-il l'état de l'imprimerie en Limousin et l'augmentation de la production imprimée dans cette région ? Non ceci reflète principalement des efforts faits par l'équipe du DLI de Limoges pour effectuer les rappels, mais aussi la veille qui se fait par les personnels du DLI et de du pôle patrimoine de la bibliothèque comme expliqué précédemment.

13 :
 Les moyennes de cette partie sont calculées à partir des rapports d'activité annuels...

Analyse statistique du fonds de périodiques13

Au total, c'est plus de 5600 titres de périodiques qui sont enregistrés au DLI de Limoges. Le DLI de Limoges reçoit en moyenne 7242 fascicules par an qui sont tous bulletinés au Kardex et désormais sur tableur depuis 2009 (Annexe B). La moyenne de nouveaux titres à l'année est de 128 et la moyenne des titres courants est de 627, il faut cependant nuancer ces chiffres puisque, comme expliqué précédemment, ils augmentent chaque année du fait du meilleur fonctionnement des rappels et de la veille éditoriale.

5 Analyse du fonds de périodiques

Typologie des périodiques

14 :
 BREGIROUX, Dominique. Le supplément de la bibliographie de la France. Bulletin de...

Les types de périodiques sont très variés au sein du dépôt légal. Cependant, lors de la recherche d'une thématique dominante au sein du DLI de Limoges, j'ai été amené à distinguer plusieurs types de périodiques. Mais l'existence d'une analyse plus fine réalisée par M. Dominique Brégiroux14 me permet d'en établir une typologie plus précise.

Ainsi M. Brégiroux distingue :

  • La presse quotidienne et régionale

  • La presse régionale hebdomadaire d'information générale

  • La presse magazine

  • Les revues (souvent à caractère littéraire, et souvent disponibles en librairie)

  • La presse professionnelle : presse d'entreprise, presse sur une profession particulière, presse technique et presse à but commercial

  • La presse de société : tout ce qui est produit par le monde associatif, syndical, etc.

  • La presse scientifique : presse avec comité scientifique de validation des articles

  • La presse alternative

  • La presse gratuite locale : programmations culturelles des villes, d'un centre culturel, etc. , la presse d'annonces locales,

Cette liste permet d'effectuer un panorama des types de périodiques  reçus dans les DLI.

Thématiques dominantes des périodiques

L'analyse du fonds de périodiques est très difficile dans un dépôt légal et tirer de ce fonds une thématique dominante qui pourrait représenter une spécificité du DLI de Limoges et de l'imprimerie dans le Limousin s'avère être une tâche complexe. Effectuer une analyse fine de la production imprimée au niveau des périodiques prendrait beaucoup de temps. Par exemple, les thèmes abordés varient avec l'époque et les contextes qui y sont liés (exemple des bulletins paroissiaux dont la production était importante aux débuts du DLI de Limoges en 1943 et qui se fait plus rare aujourd'hui).  Malgré mes tentatives d'établir une typologie de documents qui pourrait être juste et rendrait compte de la répartition des thèmes abordés au sein du DLI de Limoges, je fus obligé d'arrêter cette démarche. La technique que j'avais adoptée, qui consistait à relever à partir de rayons témoins les thèmes abordés, ne s'est pas révélée convaincante dans les résultats. Il faudrait faire une analyse plus poussée en analysant plusieurs étagères et mettre les résultats en relation avec une période (une vingtaine d'années par exemple), appliquer les résultats obtenus pour chaque période et enfin tenter d'établir des thématiques dominantes. Malgré cela, on observe une forte production dans le secteur du syndicalisme et des luttes sociales, du fait de la spécialisation d'un imprimeur de la région dans ce domaine.

6 Repérage des défaillances

La plupart des problèmes relevés a déjà été exposée dans les parties précédentes.

Les principaux points qui seront à remédier concernent la conservation des documents. Les quelques soucis relevés (température, luminosité) au niveau du bâtiment ne peuvent être résolus puisqu'ils sont intrinsèques au bâtiment. De plus comme expliqué précédemment, les documents sont désormais bien acclimatés à cet environnement et procéder à des changements maintenant entrainerait plus de désagréments pour les documents que l'inverse, surtout lorsqu'on sait qu'un déménagement est prévu dans les cinq années à venir. Cependant la conservation en boite peut être revue. En effet, les boites actuelles sont des boites d'archive standards pour les petits formats. Au niveau des grands formats, il y a encore de nombreuses boites anciennes à ruban. Celles-ci datent des débuts du dépôt légal imprimeur de Limoges et sont à changer. Le carton de ces boites est acide et peut entrainer une détérioration accélérée des documents sur le long terme. De plus, les rubans de ces boites peuvent être l'origine d'une infestation par des champignons. C'est pourquoi depuis deux ans, des opérations ponctuelles de reconditionnement sont organisées. Durant ces opérations, une partie de l'équipe du pôle patrimoine et régional de la bibliothèque vient en aide au service du dépôt légal pour mener à bien ce reconditionnement. On peut observer d'autres problèmes à l'intérieur des boites, dont les causes peuvent venir des évolutions des normes de conservation depuis 1943 et des changements successifs de personnel n'ayant pas les mêmes méthodes de travail. Ainsi, certaines boites de petits formats contiennent des périodiques de grand format (type presse quotidienne), d'autres contiennent des documents agrafés. Le regroupement de titres au sein d'une même boite n'est peut être idéal, les différences de texture de papier entre chaque titre pouvant avoir une incidence sur la conservation des titres, mais séparer tous les titres entrainerait des coûts trop importants en terme d'acquisitions de boites pour que cela soit réalisable. Enfin quelques documents sont exposés à l'air libre et devraient être mis en boite. Cependant nous manquons au DLI de ces boites qui nous permettraient d'effectuer ce conditionnement, une acquisition de nouvelles boites de conservation répondant aux normes en vigueur est donc à prévoir.

Au niveau de la gestion des documents, le double bulletinage sur informatique et sur Kardex n'est peut-être plus nécessaire. Mis en place depuis 2009, le bulletinage uniquement sur informatique devrait permettre de gagner du temps pour les autres tâches courantes du DLI.

15 :
 http://www.moccam-en-ligne.fr/

Le SIGB actuel de la bibliothèque municipal pose aussi quelques soucis puisque, outre sa mauvaise ergonomie, il ne permet pas la récupération de notices à partir du catalogue général de la BnF. Pour effectuer cette opération, nous sommes actuellement obligés de passer par un logiciel intermédiaire (MoCAMM15) qui ne permet la récupération de notices qu'en deux temps. Cependant, le changement prochain de SIGB devrait permettre de faciliter cette tâche. De plus, ce nouveau système permettra de bulletiner les périodiques directement à partir de son interface, ce qui pourra être intéressant, notamment car il permettra de prévenir lorsqu'un numéro de périodique manque, facilitant grandement les relances auprès des imprimeurs.

Mais un des manques principaux pour entamer des actions de valorisation vient du manque de personnel présent au DLI de Limoges. Avec le temps plein et le mi-temps présents sur place, il est difficile de pouvoir s'occuper d'autre travaux que le travail courant du dépôt légal. C'est pourquoi les perspectives que j'envisagerai tiendront compte de ce constat.

Plan de valorisation

16 :
 Notion de marketing qui consiste à repérer les points forts d'autres structures pour...

Mettre en place un plan de valorisation des périodiques ne peut se faire sans prendre en compte les actions déjà menées par les collègues d'autres BDLI surtout lorsque la durée de présence sur le lieu de stage est limitée. C'est en repérant les difficultés que rencontrent les BDLI mais surtout en observant les points forts des différentes structures que l'on peut réussir à mettre en place un plan d'action qui puisse être réalisable et cohérent par rapport au cas spécifique du DLI de Limoges. C'est donc une opération de benchmarking16 que j'ai décidé d'entamer pour mettre en place ce plan de valorisation. Bien entendu, ce plan doit rester réaliste. Il n'y a pas à Limoges les mêmes moyens (humains notamment) que d'autres bibliothèques et les actions qui sont réalisables pourront paraître minimalistes comparées à d'autres BDLI mais il faut tenir compte des différents facteurs qui entrent en jeu pour que celui-ci soit réalisable. Ce plan sera fait selon différents scénarios qui feront varier différents facteurs : le premier scénario traitera de l'état actuel, le deuxième prendra en compte la présence d'un employé à mi-temps supplémentaire et le troisième envisagera le futur déménagement.

1 Comparaison et exemples d'autres bibliothèques dépositaires en France

1.1 La situation du DLI de Limoges dans le paysage français des dépôts légaux imprimeurs

17 :
 CLOAREC, Thierry. Panorama du dépôt légal imprimeur . Journées des bibliothèques...

Il faut pouvoir situer le DLI de Limoges dans l'ensemble des DLI de France au niveau statistique pour rendre compte de plusieurs points et pouvoir imaginer l'importance du dépôt légal imprimeur de Limoges. Cela peut permettre de : voir l'importance du nombre de dépôts par rapport à d'autres bibliothèques, de repérer des manques à rattraper au niveau du traitement des documents, d'effectuer des liens entre dépôts et attributions des subventions et de rendre compte de l'état de l'imprimerie au niveau régional. Les chiffres qui vont être étudiés ici proviennent des communications de la deuxième journée du réseau des bibliothèques de dépôt légal imprimeur des 22 et 23 janvier 200917 (Annexe F). Cette étude statistique de Thierry Cloarec dresse un aperçu de l'état actuel des BDLI en France en s'appuyant sur les données relatives aux DLI de France entre 2004 et 2007 et permet de rendre compte de plusieurs informations concernant le DLI de Limoges sur sa position générale.

Les chiffres de cette étude sont issus des rapports d'activité de 2007 des BDLI de France, ceux qui vont être plus particulièrement intéressants sont : le nombre de dépôts, le nombre de déposants et la répartition des subventions. Au niveau du nombre de dépôt, on observe deux valeurs remarquables au niveau national : la médiane qui est de 14685 dépôts et le premier quartile qui s'élève à 9439 dépôts. Avec 8550 dépôts, on peut donc considérer que le DLI de Limoges ne représente pas une très grosse structure parmi les aux autres DLI puisque plus de 75% des 25 DLI de cette étude reçoivent plus de dépôts. On observe la même tendance pour le nombre de déposants avec 122 déposants, ce qui représente le premier quartile. En revanche avec 3% des subventions totales de la BnF, le DLI de Limoges se situe presque au niveau de la médiane dont la valeur est de 4%. Cependant les chiffres ont aujourd'hui évolués comme nous l'avons vu précédemment grâce au travail de veille de la responsable du dépôt légal.

Cela permet donc de voir que le plan de valorisation des périodiques du DLI de Limoges doit rester réaliste et que nous n'aurons pas les mêmes moyens (humains, budgétaires) pour entamer les mêmes actions de valorisations que les plus grosses structures. En revanche nous pouvons nous inspirer de ce qui a déjà été effectué ailleurs.

1.2 Exemple de valorisation de périodiques déjà effectuée

18 :
 MEYER, Anne. Modestes stratégies lyonnaises pour dompter et faire connaître le...
19 :
 http://depotlegal.bm-lyon.fr/depotLegal/

En terme de valorisation du dépôt légal imprimeur, le DLI de Lyon représente un exemple dont on peut s'inspirer18. Au niveau des périodiques, avec 2315 titres vivants et 454 nouveaux titres, le DLI de Lyon représente une très grosse structure. Tous les périodiques sont signalés dans une base particulière19 : une simple signalisation est effectué pour les périodiques n'ayant pas d'intérêt régional mais un traitement complet est effectué pour les périodiques reconnus d'intérêt régional (soit 43% des périodiques) et intégrés au SIGB de la bibliothèque municipale. De plus plusieurs animations autour de la documentation du DLI ont lieu chaque année.

Mais de nombreuses bibliothèques mettent actuellement ou ont mis en place des actions de valorisation de leur DLI comme nous allons le voir au travers des réponses au questionnaire réalisé.

2 Questionnaire

Pour obtenir d'autres exemples de bibliothèques dépositaires ayant commencé ou réalisé des actions de valorisation mais aussi pour savoir comment les DLI gèrent leur fonds au quotidien, quelles difficultés ils peuvent rencontrer, j'ai décidé d'envoyer à ces bibliothèques un questionnaire (Annexe C1). Ce sont 22 BDLI qui ont été contactées par mail et parmi ces bibliothèques, 13 ont accepté de répondre au questionnaire.

20 :
 Questionnaire vierge – Annexe C1 (p. 39)

2.1 Présentation du questionnaire20

Ce questionnaire est essentiellement qualitatif et s'attache à rendre compte des différentes façons de travailler dans les DLI. J'ai préféré garder l'anonymat des DLI interrogés en espérant avoir ainsi plus de réponses et obtenir plus d'informations même si je pense après réflexion que la nomination des bibliothèques ne les auraient pas dérangé. Ce questionnaire aborde différents aspects. Tout d'abord, je voulais savoir si le service du dépôt légal imprimeur de la bibliothèque était un service indépendant ou un service attaché à un autre département, pôle ou section de la bibliothèque comme peut l'être par exemple le DLI de Limoges rattaché au pôle « patrimoine et régional » de la Bfm. Les questions suivantes portent plus sur l'aspect pratique, l'aspect « gestion quotidienne » du DLI. Je m'intéresse donc plus dans cette partie à la façon dont sont bulletinés les périodiques, à la façon dont sont conservés les documents, aux conditions de conservation  (bâtiment, boites de conservation) et à la façon dont les DLI anticipent l'accroissement. La troisième partie porte sur les actions de valorisation des périodiques réalisées ou en projet des DLI questionnés. Les questions portent sur les priorités choisies quant aux types de périodiques (par exemple les périodiques vivants, les bulletins municipaux, etc.) pour la valorisation par le traitement documentaire, sur les retours du public en cas de valorisation, sur les autres activités de valorisation de périodiques et autres supports (monographies, documents spécialisés). Enfin, les dernières questions interrogeaient les BDLI sur leur satisfaction quant aux ressources humaines à disposition pour entamer des actions de valorisation et sur les améliorations qu'ils pensaient nécessaires au sein de leur DLI.

21 :
 Pour observer le tableau récapitulatif des réponses et le détail des réponses, voir...

2.2 Synthèse des réponses obtenues21

Rattachement du DLI à un autre service de la bibliothèque

En règle générale, le DLI, comme à Limoges, est rattaché au service de la documentation régionale et patrimoniale de la bibliothèque. Ceci est cohérent puisque le dépôt légal imprimeur, avec les sections régionales des bibliothèques est l'endroit où les documents à caractère régional sont les plus représentés. Cependant on observe quelques exceptions : comme la Bibliothèque B où le DLI représente un service à part, la Bibliothèque D qui est rattachée au pôle collections contemporaines, la Bibliothèque G rattaché au service des entrées comme à la BnF et la Bibliothèque I, où le service du DLI fait partie intégrante du service des périodiques.

Conditions de traitement à la réception des périodiques

Pour le bulletinage, ce que l'on constate, c'est que la plupart des bibliothèques (77%) sont passées au bulletinage informatisé, peu encore utilisent le SIGB de leur établissement pour effectuer ce bulletinage (environ 30% , ce chiffre n'est cependant pas précis puisque certaines réponses ne précisent pas la façon dont le bulletinage est effectué), cela peut être dû au fait que le logiciel de gestion de la bibliothèque ne permettent pas d'effectuer le bulletinage ou que sa pratique est trop complexe et chronophage. Ces résultats montrent bien la nécessité actuelle de changer la façon de bulletiner au DLI de Limoges. Le double bulletinage actuel sur Kardex et sur tableur est une perte de temps et devrait se faire d'une façon unique. De plus l'acquisition au cours de l'année 2010 d'un nouveau SIGB sera l'occasion de passer au bulletinage sur logiciel spécialisé et de pouvoir anticiper les rappels.

Conditions de conservation des documents

Pour ce qui est des conditions de conservation liées au bâtiment, la plupart des bibliothèques sont aux normes de conservation (77 %). À ce niveau, nous avons vu qu'il y avait quelques soucis au DLI de Limoges. Ceci peut cependant s'expliquer par la spécificité du DLI de Limoges qui n'est pas intégré dans les locaux de la bibliothèque municipale, qui eux, correspondent aux exigences en terme d'équipement pour la conservation.

Les pratiques sont très hétérogènes pour le stockage des documents en boite, puisque seulement un peu plus de 50 %  des réponses obtenues montrent que le conditionnement se fait dans des boites en carton neutre ou autre matière neutre type propylène. Certaines bibliothèques comme à Limoges sont en cours de reconditionnement afin d'atteindre les objectifs de conservation des documents. Pour les formats de boites, certaines bibliothèques (C, E et H) ont adopté une solution de conditionnement sur mesure qui est l'idéal pour répondre à la variété des formats de périodiques mais qui entraîne d'importants coûts, ce que l'on ne pourrait se permettre au DLI de Limoges. Les autres bibliothèques ont relevé des formats récurrents dans les périodiques et ont adopté comme solution des formats prédéfinis qui pourront accueillir la plupart des titres de périodiques. C'est la solution qui a été adopté à Limoges. Pour ce qui est de la manière de ranger les documents, c'est à dire la façon de ranger les boites sur rayons, celle-ci diffère selon les établissements et les manières dépendent en fait principalement de l'espace disponible. Ainsi une fois de plus, les pratiques sont très variées et aucune règle précise ne peut être tirée du questionnaire. Certaines bibliothèques varient entre rangement vertical et horizontal selon le format, d'autres sont obligées de ranger tous les périodiques à la verticale.

Anticipation de l'accroissement

La difficulté d'anticiper l'accroissement concerne toutes les bibliothèques et n'est pas spécifique aux DLI. Cependant cette difficulté s'avère encore plus réelle pour les périodiques du DLI, en effet on ne peut savoir à l'avance si un titre va continuer à être imprimé dans la région ou  continuer d'exister. Pour parer à cette difficulté, on observe plusieurs solutions originales adoptées par certains DLI qui pourraient être envisagées par la suite au DLI de Limoges. Par exemple, certains DLI ont deux lieux de stockage (Bibliothèque A, Bibliothèque C, Bibliothèque F, et Bibliothèque L), ce qui semble être idéal : un local de « décantation » où sont stockés les périodiques pour une période définie afin d'évaluer la pérennité d'un titre de périodique et un local de conservation sur le long terme. Cette solution a l'avantage de ne procéder à un stockage définitif que lorsque l'on est relativement sûr de la place que prendra le titre au sein du magasin. Les solutions de stockage provisoire sont également intéressantes et rejoignent en quelque sorte la solution précédente. Les titres sont ainsi stockés provisoirement pour une durée déterminée, ensuite, il y a une évaluation du taux d'accroissement du titre. D'autres bibliothèque attendent d'atteindre une unité de conservation (mois, années, selon la périodicité) avant d'évaluer l'accroissement. La bibliothèque K attend d’obtenir trois numéros d'un titre avant l'attribution d'une côte, si le titre n'atteint pas ces trois numéros, une cote spéciale lui est attribuée. Cela a l'avantage de permettre la réunion de plusieurs titres, qui n'ont pas atteint le nombre nécessaire de numéros, dans la même boite. D'autres DLI laissent des espaces de stockage traditionnels entre chaque titre. Enfin, le cas de la bibliothèque C est intéressant puisqu'il y a une distinction du type de périodique pour la gestion et le rangement. Ainsi, les périodiques d'intérêt régional sont gérés par la documentation régionale de la bibliothèque avec des espaces d'extension tandis que les périodiques n'ayant pas de valeur régionale sont gérés par le dépôt légal. C'est avec une logique d’inventaire que procède ce DLI. Les titres remplissent les boites au fur et à mesure de leur parution et lorsqu'une boite vient à être remplie, on lui attribue une côte séquentielle qui sera retranscrite dans un inventaire. Cette boite est ensuite amenée dans un autre local où elle prend place parmi les autres boites et est rangée selon sa cote séquentielle. Cela veut dire que le système adopté n'est pas d'attribuer une cote à un titre mais de l'attribuer à une boite, la base d'inventaire permettant de retrouver les titres. Cette solution présente l'avantage de remplir le magasin progressivement sans avoir à créer d'espaces disponibles pour l'extension.

Actions de valorisation

Sur les bibliothèques interrogées, plus de la moitié ont déjà commencé des actions de valorisation. D'autres ont pour projet de le faire et d'autres bibliothèques ne peuvent le faire faute de moyens humains. La principale valorisation passe par le traitement documentaire des périodiques et le signalement à l'OPAC, ce que nous essayons de mettre en place actuellement au DLI de Limoges. Les bibliothèques ont en général choisi un type de périodique à privilégier, faute de pouvoir tout traiter et la priorité va en général aux périodiques d'intérêt régional vivants. Toutefois, deux bibliothèques parviennent à cataloguer tous leurs titres : les bibliothèques C et J. Cela leur permet d’entamer de nombreuses autres activités de valorisation et de communication autour du DLI. Au niveau des autres actions de valorisation, l'exposition est celle qui est privilégiée. On remarquera d'ailleurs que pour chacune des bibliothèques ayant réalisé une exposition, le catalogage des titres a été effectué, ce qui suppose donc que le catalogage est la première étape de tout autre type de valorisation. L'exemple qui en est le plus flagrant est la bibliothèque E, qui, même si elle n'effectue pas le catalogage systématique de tous les périodiques, le fait au préalable, de manière ponctuelle, pour des expositions. Un autre type de valorisation du dépôt légal est représenté par les visites du DLI. Ce type de valorisation se fait dans les bibliothèques E et H, avec une visite du dépôt légal par le personnel pour les deux bibliothèques et des visites organisées pour le public pour la bibliothèque E, à raison de trois fois dans l'année. Au niveau de la variété des animations, certaines représentent des exemples dont le DLI de Limoges pourrait s'inspirer : la bibliothèque C par exemple où des expositions sont organisés, des animations autour des documents du DLI, la disposition d'un espace dédié au sein de la bibliothèque municipale. Plusieurs types de valorisation ressortent donc des réponses obtenues : les expositions, les animations autour des documents ou autour du DLI (visites), des espace ou kiosque au sein des bibliothèques municipales. Mais toutes ces actions ont en commun que le déclencheur qui les a rendu possible fut le catalogage des documents du DLI.

Difficultés rencontrées au sein des DLI

La dernière partie du questionnaire portait sur ce que les personnels des DLI souhaitaient améliorer au sein de leur dépôt légal et s'il pensait avoir les moyens humains suffisants pour entamer ou poursuivre des valorisations du dépôt légal imprimeur et de ses périodiques. Parmi les réponses obtenues, seules trois bibliothèques estiment avoir le personnel suffisant pour effectuer ces actions, ce sont d'ailleurs ces mêmes bibliothèques qui parviennent a cataloguer tous les périodiques. C'est pour contrer ce manque que les autres bibliothèques ont établi des priorité de traitement comme le dit la bibliothèque K. Au niveau des souhaits d'amélioration de leurs DLI, outre le plus grand nombre de personnel, c'est de l'espace de stockage supplémentaire que les DLI souhaiteraient mais également améliorer la communication pour faire davantage connaître le dépôt légal. Le reconditionnement des périodiques est aussi évoqué, comme  pour les bibliothèques D et M. D'autres souhaits sont faits sur la nécessité de traiter les autres documents (affiches, brochures traitées en recueil, etc. ).

3 Travaux en cours

J'ai pu accomplir plusieurs opérations qui vont dans le sens de l'aménagement nécessaire  à une valorisation future des périodiques du dépôt légal imprimeur de Limoges. Je vais donc énoncer brièvement les travaux que j'ai eu l'occasion de faire et les documents que j'ai pu laissé à ma structure d'accueil.

22 :
 Annexe E (p. 59)

Ma première tâche fut de réaliser quelques notices afin de comprendre l'ampleur de la tâche d'une signalisation des périodiques au catalogue. Nous avons décidé d'établir des priorités dans le traitement des périodiques de la même manière que l'on fait les autres bibliothèques dépositaires en privilégiant l'aspect régional des périodiques et en commençant par les périodiques vivants. Pour cela, mon maitre de stage, ayant une meilleure connaissance du fonds de périodiques que moi, notamment pour relever l'intérêt régional (les titres n'étant pas toujours évocateurs) a dressé une liste de cote correspondant aux titres de périodiques à valoriser en priorité. En plus de cela, elle a   procédé à un tri au niveau des fiches Kardex sur les périodiques « morts » séparant ainsi les périodiques d'intérêt régionale des autres périodiques. A mon arrivée, 117 notices de périodiques étaient déjà réalisées, pour ma part j'ai pu effectué 60 notices, ce qui m'a permis d'estimer le temps qu'il fallait pour cataloguer un titre de périodique. De plus, je laisse à mon départ une liste de tous les périodiques régionaux vivants22, à partir de la liste de cote que Sonia Hennequin m'avait fournie, qui permet de voir l'avancement du catalogage des périodiques. Sur ce document figurent la cote, le titre, le statut du document (s'il a été catalogué ou non), la présence ou non de la notice sur le catalogue général de la Bnf ou sur le Sudoc pour savoir s'il est possible de récupérer la notice.

Mais d'autres éléments étaient à améliorer pour entrer dans une perspective de valorisation des périodiques et cela passait par la gestion améliorée du fonds et la résolution de certains problèmes observés. Avec les moyens que nous avions, j'ai effectué le conditionnement d'environ 700 titres de périodiques qui n'étaient pas conditionnés et exposés à l'air libre faute de boites de conservation disponibles. L'aide du pôle patrimoine et régional a été utile, notamment pour le don de boites dont ils n'avaient pas usage pour effectuer ce conditionnement. Cette opération de conditionnement a permis de libérer 80 mètres linéaires d'espace sur les rayons, au moment où ceux-ci commençaient à être à saturation et rejoignaient l'espace réservé aux brochures.

Pour l'anticipation de l'accroissement et l'évaluation de la continuité d'un titre, une solution a été adoptée pour conserver au mieux le document en attente d'un réel archivage. Celle-ci sera sans doute provisoire puisqu'il faudra évaluer son efficacité en pratique quotidienne après une année d'utilisation. Cette solution consiste simplement à la construction de chemises avec plusieurs tailles de dos à partir de plaques de carton neutres que l'atelier du livre de la Bfm a pu me fournir. Sur ces plaques sont collées des étiquettes sur lesquelles sont écrites les cotes des documents au crayon à papier. Cette solution a l'avantage de ne pas entrainer de coûts importants puisque ces chemises une fois construites seront récupérées à chaque opération d'archivage ou lorsque l'accroissement d'un titre atteindra le maximum que la chemise peut contenir. La cote sera ensuite gommée et la chemise récupérée pour servir aux nouvelles parutions. Auparavant, les périodiques récents étaient posés les uns sur les autres, ce qui entrainait des pertes de temps pour le rangement. Désormais les périodiques sont séparés et posés à plat côte à côte.  J'ai laissé à ma structure d'accueil environ 200 chemises montées, ce qui devrait permettre de gérer plus d'une année. Cependant, il faudra prévoir des opérations ponctuelles d'archivage au bout d'une certaine période (1 ou 2 ans) ou lorsque l'espace libéré sera de nouveau rempli.

23 :
 Annexe D (p. 56)

Une commande de boites de conservation est également en cours, selon 4 formats : trois pour les petits formats, de la boite d'archive en carton neutre à la chemise en passant par un format intermédiaire, et un pour les grands formats ; les grands formats ne paraissant aujourd'hui que dans un format unique. Cela permettra d'effectuer le reconditionnement rétrospectif des périodiques. Pour identifier les boites, j'ai créé un lot de modèles d'étiquettes23 correspondant au différents formats (selon la taille des dos) qu'il faudra imprimer sur papier neutre puis coller avec de la colle neutre sur les boites ou chemises.

Enfin des opérations ponctuelles de reconditionnement ont lieu au dépôt légal où une partie du pôle régional et de l'atelier du livre viennent aider. Ces opérations sont l'occasion de procéder à une grosse masse de remise en boite en une journée (Par exemple lors de la dernière opération, 144 boites de périodiques grands formats ont été changées pour être aujourd'hui  dans de bonnes conditions de conservation).

4 Perspectives et plan de valorisation

Pour définir le plan de valorisation, il faut tout d'abord dresser un bilan des actions à réaliser puis nous verrons la façon de procéder selon trois scénario possibles. La manière d'effectuer sera sensiblement la même, chaque scénario sera donc la variante d'un autre, il y aura donc une base commune à chacune de ces pistes envisagées.

4.1 Prévisions des tâches à effectuer

Remise en boites progressive

A terme, c'est 4800 boites de type boite d'archive qu'il faudra remplacer avec deux options : la séparation des titres (chaque titre appartenant à une unique boite) ou le regroupement de titre. Pour la première option qui serait idéale pour la conservation, cela suppose d'acquérir de nombreux formats de boites et multiplierait ainsi le nombre de boites à acquérir. Après calcul à partir d'étagères témoins, entre 2 et 3 boites sur 10 contiennent plusieurs titres. Dans ces boites, la moyenne de regroupement de titre est de 4,17 et la médiane se situe autour de 3 titres par boites.  Cependant le fait de regrouper les titres ne semble pas poser de problèmes puisque la plupart des BDLI procèdent de cette manière. Pour les grands formats, les travaux ont déjà bien commencé grâce à l'aide du pôle patrimoine et régional de la Bfm lors des opérations ponctuelles de remise en boite. La priorité allant aux boites les plus usagées, il reste 300 boites à reconditionner (dans deux formats différents)

Amélioration du bulletinage

L'abandon progressif du bulletinage manuel au Kardex est à prévoir. Le bulletinage sur tableur étant aujourd'hui opérationnel, il n'y aura bientôt plus de raison de continuer ce double bulletinage. De plus l'acquisition en cours par la bibliothèque municipale d'un nouveau SIGB devrait permettre d'améliorer le bulletinage. Il serait intéressant de procéder au bulletinage à partir de cet SIGB pour tous les périodiques qui seront catalogués dans la base afin de pouvoir effectuer les relances. La priorité de traitement allant aux périodiques d'intérêt régional, ce seront ces derniers qu'il faudra plus particulièrement afin d'avoir les collections les plus exhaustives possibles

Valorisation des périodiques par le traitement documentaire

La priorité va aux périodiques d'intérêt régional vivants. C'est 320 titres qu'il faudra donc cataloguer. Actuellement 180 notices ont été réalisées, ce qui correspond à 110 titres de périodiques.  Si l'on désire ensuite cataloguer les périodiques régionaux morts (mais il faudra auparavant pouvoir pouvoir traiter les nouveaux titres), c'est plus de 2000 titres qu'il faudra cataloguer (en comptant les documents de l'Indre que le DLI de Limoges recevait avant et les bulletins paroissiaux)

4.2 Scénarios envisageables

Prévisions de temps de travail selon l'état actuel

Il faut, pour parvenir à entamer la valorisation prévoir des temps de travail fixes. Mais le temps disponible du personnel du DLI de Limoges est assez limité pour les prévoir. J'ai donc décidé de proposer un scénario réaliste qui pourra être applicable. En dégageant une journée par mois, les travaux de valorisation et de remise en boite pourront réellement commencer. Mais pour être sûr que le scénario soit applicable, j'ai décidé d'effectuer mes prévisions à partir d'une demie journée de travail par mois pour chaque membre du dépôt légal. Ainsi, pour l'adjoint du patrimoine les travaux qui pourront être effectués seront les suivants : reconditionnement de 10 à 20 boites avec étiquettes (à partir des modèles prédéfinis) en commençant par les premiers titres reçus au dépôt légal imprimeur depuis 1943, ce nombre de boites réalisées dépendra de l'état des documents dans les boites (si agrafés, si documents dans le désordre, etc.). Cela permettrait d'effectuer de 120 à 240 boites par an. Mais on peut ajouter à cela les opérations de remise en boite collectives. A raison de deux opérations par année on peut ajouter à ce chiffre 250 boites, ce qui amènerait à terminer cette remise en boite entre 10 et 14 années après son commencement, si l'on compte une demie journée de travail par mois. Pour le signalement des périodiques, avec Madame Hennequin, nous avons calculé qu'il fallait en moyenne plus de 30 minutes pour réaliser une notice de périodique. On peut donc penser réaliser 5 à 6 notices en une demie journée ce qui permettrait la réalisation de 60 à 72 notices à l'année. En plus de cela, si le temps le lui permet, un assistant qualifié de conservation du patrimoine et des bibliothèques du pôle patrimoine de la bibliothèque municipale pourrait venir une fois par mois au dépôt légal afin d'aider à la réalisation de notices. Si l'on compte une journée pour ces deux personnes, nous pouvons atteindre 20 à 24 notices réalisées par mois et donc 240 à 288 notices à l'année, ce qui permettrait en deux ans de cataloguer les périodiques vivants et gérer le traitement des nouveaux titres. Cela semble tout de même ambitieux car la moyenne de trente minutes peut varier énormément selon les cas (exemple des périodiques qui changent régulièrement de titre). Ce qu'il faut cependant retenir, c'est que le dégagement d'un temps de travail à consacrer spécifiquement aux périodiques est nécessaire, celui-ci doit être fixé à l'avance et faire partie intégrante du planning.

Prévisions avec un employé à mi-temps supplémentaire

Le scénario précédent représente la base commune de travail qu'il faudrait adopter pour gérer au mieux les périodiques et ainsi pouvoir développer des valorisations du fonds de périodiques du DLI. Mais le nombre d'années pour effectuer cela reste important, et l'idéal serait, dans le cadre du déménagement futur, de parvenir à effectuer ces tâches avant 4 à 5 ans. Donc, j'imagine dans ce scénario, l'ajout d'un demi poste, qui aiderait à la gestion quotidienne des périodiques. Cela permettrait d'effectuer, en plus du scénario précédent, 15 à 20 notices par semaine et 20 à 30 boites par semaine. Sur l'échelle d'un mois, cela revient à la réalisation de 60 à 80 notices par mois et 80 à 120 boites par mois. Rapporté sur une année et ajouté aux chiffres précédent, nous obtenons ainsi qu'il faudrait entre 3 et 4 années pour parvenir à remettre en boites les périodiques du dépôt légal. Cependant ces chiffres sont calculés sur la base d'une année, soit 12 mois, ce qui n'est en pratique pas possible, il faut donc ajouter approximativement une année pour avoir des chiffres réalistes. Au niveau de la réalisation de notices, cela permettrait de traiter le fonds de périodiques régionaux vivants et d'entamer la valorisation des périodiques d'intérêt régional morts. Ce demi-poste supplémentaire permettrait donc, en théorie, de parvenir à anticiper le déménagement et d'être dans les meilleures conditions de travail possibles après celui-ci.

Prévisions après déménagement

Le déménagement est prévu dans un bâtiment industriel de 1000 m² ce qui représente un espace plus restreint que le bâtiment actuel. Cependant la mise en place prévue au sein de ce bâtiment d'un compactus compensera cette perte d'espace. En gardant les deux scénario précédents mais en privilégiant le deuxième pour arriver dans ce nouveau bâtiment avec de bonnes bases de fonctionnement, des précautions de surveillance des documents seront à prendre les six premiers mois. En effet, les documents s'étant acclimatés à l'environnement actuel, le déménagement pourrait activer des problèmes qui étaient latents entrainant ainsi une détérioration des documents.

Pistes d'animations

Après avoir effectué le traitement documentaire des périodiques, d'autres actions de valorisations pourront être mises en place. En s'appuyant sur les exemples des autres BDLI, des animations telles que des expositions où le dépôt légal présenterait quelques uns des documents qu'il reçoit et leurs spécificités pourraient être intéressantes. Les visites du dépôt légal pourraient également être envisagées et cela, sans que les documents soient nécessairement traités. C'est d'ailleurs une des volontés de la responsable du dépôt légal. Cela permettrait de faire connaître davantage le dépôt légal au public. Une collaboration avec les imprimeurs de la région pour ces activités seraient également à privilégier afin que ces derniers soient plus conscients des objectifs du dépôt légal imprimeur et ne le perçoivent pas comme une simple obligation. La mise en place d'un kiosque consacré au DLI au pôle patrimoine et régional de la bibliothèque municipal serait également une piste de réflexion.

Pistes de subventions possibles

Au niveau des subventions, les principales pistes à explorer sont à rechercher auprès de la BnF. En effet comme pour la bibliothèque L qui a reçu une subvention exceptionnelle permettant l'emploi d'un vacataire pour 4 mois pour le traitement d'une partie des titres, la Bnf peut proposer une aide financière pour les  retards de catalogage des pôles associés.

Conclusion

Comme nous l'avons remarqué la mise en place d'une valorisation des périodiques passe par plusieurs étapes : la première consiste en une gestion optimale du fonds, la deuxième passe par une valorisation par le traitement documentaire, condition préalable pour aboutir enfin à mettre en place d'autres activités de valorisation. Ces dernières se présenteront sous formes d'animations afin de faire vivre les collections du dépôt légal imprimeur de Limoges. Il conviendra par la suite d'évaluer son impact sur les demandes des usagers concernant ce fonds particulier.

Les réponses obtenues d'autres bibliothèques dépositaires montrent bien la tendance actuelle qui est à la valorisation de tous les documents du dépôt légal imprimeur. Même si ces actions ne se font pas encore dans tous les cas, la volonté de valoriser le fonds du DLI et de faire davantage connaître les fonctions du DLI est générale. Les travaux en cours à Limoges au niveau des affiches et des périodiques s'inscrivent également dans cette volonté.

Ce mémoire est avant tout un document qui privilégie la pratique à la théorie et qui sera applicable dans le cas particulier du DLI de Limoges. Cependant il reste encore des actions à réaliser, notamment entreprendre une analyse plus fine du fonds que celle que j'ai pu faire afin de voir quels autres documents, que ceux définis, pourraient être traités. En effet, la durée du stage ne m'a pas permis de m'approprier pleinement le fonds. Les étapes de découverte qui m'ont été nécessaires mais surtout la masse importante de documents à étudier ne m'ont pas permis d'effectuer cette analyse. Cependant, elle pourra se faire au cas par cas lors des opérations de remises en boites prévues.

Enfin, il faut souligner que la dynamique actuelle du pôle Patrimoine et régional de la bibliothèque municipale de Limoges, auquel le DLI est rattaché, permet la multiplication des animations qui mettent en valeur le patrimoine. Et dans ce cadre, la prochaine saison 2010/2011 des « Trésors de la Bfm » prévoit dans sa programmation une animation spécialement dédiée au dépôt légal imprimeur de Limoges.,ce qui sera l'occasion de mettre en valeur ce dernier et son fonds.

Bibliographie

Monographies

ALPHOM. Le guide de la presse Alphom. Paris : Alphom, 2002. 1210 p.

BARBIER, Frédéric. Histoire du livre. Deuxième édition. Paris : Armand colin, 2009. 366 p. (Collection U)

BARRON, Géraldine (dir.). Gérer les périodiques. Villeurbanne : Presses de l'ENSSIB, 2008. 168 p. (La boite à outils, n° 16)

BLASSELLE, Bruno. Histoire du livre. Paris : Gallimard, 2008. 319 p.

Documents disponibles en ligne

BÉRAUD, Louise : La veille éditoriale sur les périodiques du dépôt légal [en ligne]. Projet professionnel personnel, 2004. 94 p.
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BERTRAND, Christophe :   Filières et modes de traitement des publications en série au service du dépôt légal de la BnF [en ligne]. Projet professionnnel personnel de bibliothécaire, 1998. 34 p.
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Périodique

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Périodiques en ligne

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PLAZANNET, Fabien. Le plan d'action pour le patrimoine écrit [en ligne]. Bulletin des Bibliothèques de France, 2008, n° 6, p. 14-19.
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TESNIÈRE, Valérie. Carte documentaire et réseau des pôles associés de la Bibliothèque nationale de France [en ligne]. Bulletin des Bibliothèques de France, 2006, n° 1, p. 48-54.
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VALÉRO, Lydie.  Journées du réseau des bibliothèques de dépôt légal imprimeur (JBDLI) [en ligne]. Bulletin des Bibliothèques de France, 2009, n° 3, p. 87-88.
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Sites internet

BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE. BnF - Dépôt légal [en ligne] .  
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MINISTÈRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION, Direction générale des médias et des industries culturelles. Observatoire du patrimoine écrit en région [en ligne]. Disponible :http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/pat/index.htm . (Consulté le 11 juin 2010)

Annexes

Annexes (7,4Mo)

Notes

1  Online Public Access Catalog – Catalogue informatique en ligne

2  Bfm : Bibliothèque francophone multimédia – bibliothèque municipale de la ville de Limoges.

3  http://www.bm-limoges.fr/collections_numeriques.html?PHPSESSID=yppfantyz

4  Deux priorités : le signalement du patrimoine écrit et la coopération numérique – Deux champs d'intervention : le thématique et le régional. Source : GIRARD, Aline. Les orientations du plan triennal 2009-2011 [en ligne]. Document présenté lors des Journées ABES, le 27 mai 2009. 71 p.
Disponible : http://www.bnf.fr/documents/coop_nationale_bnf.pdf . (Consulté le 12 juin 2010)

5  Loi relative aux droits d'auteur et droits voisins dans la société de l'information du 1er août 2006.

6  L'article L.131-2 détermine le champ du dépôt légal : "Les documents imprimés, graphiques, photographiques, sonores audiovisuels, multimédias, quel que soit leur procédé technique de production, d'édition ou de diffusion, font l'objet d'un dépôt obligatoire, nommé dépôt légal, dès lors qu'ils sont mis à la disposition du public. Les logiciels et les bases de données sont soumis à l'obligation de dépôt légal dès lors qu'ils sont mis disposition d'un public par la diffusion d'un support matériel, quelle que soit la nature de ce support. Sont également soumis au dépôt légal les signes, signaux, écrits, images, sons ou messages de toute nature faisant l'objet d'une communication au public par voie électronique"

7  La Librairie du château de Blois.

8  C'est à cette période que sont nés les premiers droits d'auteurs. Suite à la révolution et l'abolition des privilèges, deux décrets voient le jour constituant ainsi les premiers droits d'auteurs représentés par le décret de 1791 sur le droit de représentation puis celui de 1793 sur le droit de reproduction.

9  Dougnac, Marie-Thérèse, Guilbaud, M. , " Le dépôt légal : son sens et son évolution ", Bulletin des Bibliothèques de France, 1960, n°8, p. 283-291

10  Système intégré de gestion de bibliothèque.

11  Voir les annexes A (p. 36)

12  Http://bibliographienationale.bnf.fr

13  Les moyennes de cette partie sont calculées à partir des rapports d'activité annuels de 2007 à 2009

14  BREGIROUX, Dominique. Le supplément de la bibliographie de la France. Bulletin de l'association des bibliothécaires français, 1998, n°141.

15  http://www.moccam-en-ligne.fr/

16  Notion de marketing qui consiste à repérer les points forts d'autres structures pour se les approprier.

17  CLOAREC, Thierry. Panorama du dépôt légal imprimeur . Journées des bibliothèques de dépôt légal imprimeur.
http://www.bnf.fr/documents/panorama_dli.pdf
[Consulté le 05/07/2010] – Annexe F (p.60)

18  MEYER, Anne. Modestes stratégies lyonnaises pour dompter et faire connaître le dépôt légal [en ligne]. Document présenté lors des 2èmes journées du réseau des bibliothèques de dépôt légal imprimeur, 2009.
Disponible : http://www.bnf.fr/documents/valorisation_dli_lyon.pdf . (Consulté le 12 juin 2010)

19  http://depotlegal.bm-lyon.fr/depotLegal/

20  Questionnaire vierge – Annexe C1 (p. 39)

21  Pour observer le tableau récapitulatif des réponses et le détail des réponses, voir les annexes C2 (p. 41) et C3 (p. 43)

22  Annexe E (p. 59)

23  Annexe D (p. 56)

Table des matières

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Pour citer ce document

Lepreux Benoît. Élaboration d'un plan de valorisation d'un fonds patrimonial de périodiques au dépôt légal imprimeur de Limoges, [En ligne], Rapport de stage, Licence professionnelle Métiers des bibliothèques et de la documentation. Limoges : Université de Limoges, 2010. Disponible sur : http://epublications.unilim.fr/memoires/licenceprombd/167 (consulté le 19/09/2017).