Guillaume Bisault

La conversion rétrospective des catalogues de la bibliothèque Inguimbertine de Carpentras : outil bibliothéconomique ou vecteur de valorisation du patrimoine écrit ?

Maître de stage : Jean-François Delmas
Conservateur en chef,
Bibliothèque et musée Inguimbertine de Carpentras

stage effectué du Stage effectué du 29 mars au 25 juin 2010

stucture d'accueil : Bibliothèque et musée Inguimbertine de Carpentras

publiée en ligne le 31 janvier 2011

Couverture du rapport de stage


L'analyse du cas particulier de la conversion rétrospective de la bibliothèque-musée Inguimbertine de Carpentras nécessite l'explication d'un processus qui s'inscrit dans un cadre de valorisation du patrimoine écrit d'ordre national, provoqué par le Ministère de la Culture et de la Communication et la Bibliothèque nationale de France. La conversion rétrospective apparaît comme un outil bibliothéconomique, partie intégrante d'un projet local de valorisation du patrimoine beaucoup plus vaste : le déménagement des collections.

This is about an analysis of the particular case of the library - museum Inguimbertine of Carpentras'retrospective conversion. It deals with an explanation of a procedure which is registred in a national frame of valuation of the written heritage, established by the Ministry of Culture and Communication and the National Library of France. The retrospective conversion appears as a  bibliotheconomic tool, joining a massive local plan of valuation of the cultural heritage : the move of the collections.

Je tiens à remercier tout particulièrement M. Jean-François DELMAS, Conservateur-en-chef et directeur de la Bibliothèque Inguimbertine et des musées de Carpentras, qui a été mon maître de stage pendant ces treize semaines riches en apprentissage. Je le remercie de m'avoir accueilli au sein de son équipe, extrêmement dynamique et sensible au patrimoine dont elle a la charge. Merci, Monsieur, de votre confiance et de m'avoir accordé de votre temps, très précieux en ce moment en regard du projet titanesque qui s'annonce pour votre établissement.

Je remercie également Mme Claire ZAHRA, bibliothécaire en charge des fonds patrimoniaux mais aussi et surtout adjointe au directeur de la Bibliothèque Inguimbertine, qui m'a accompagné durant tout mon stage. Cette rencontre fut d'une aide très précieuse et riche d'informations. Merci pour ta présence et ton écoute.

Un grand merci à toute l'équipe de l'Inguimbertine, bibliothèque et musées, pour avoir répondu à mes questions m'avoir fait découvrir vos métiers et toutes les ressources dont dispose cette institution culturelle, dont l'histoire a forgé la philosophie si particulière. Merci de votre aide dans ces tâches quotidiennes de bibliothéconomie et surtout de votre accueil.

Je remercie également l'équipe de la municipalité de m'avoir accueilli à Carpentras.

En dernier lieu, je tiens à remercier Mme Joëlle CARTIGNY, mon professeur référent, pour les conseils qu'elle m'a prodigué tout au long de ces treize semaines passées en région Provence-Alpes-Côte-d'Azur, dans un cadre intemporel et pluriséculaire, où le Patrimoine de toutes périodes historiques et de tous les genres se rencontrent et se complètent en harmonie.


Texte intégral

Carpentras et la bibliothèque Inguimbertine

En 1320, la ville de Carpentras s'élève au rang de capitale du Comtat Venaissin. Il s'agit d'une possession du Saint-Siège qui forme, avec le Comtat d’Avignon, deux enclaves italiennes distinctes dans le Royaume de France. C'est cette situation politique et géographique particulière qui marque profondément la région dont le destin est lié à la Cité Papale du Vatican. Malgré le retour définitif de la papauté à Rome (au début du XVe s.), le Comtat Venaissin demeure dans le giron de l’Église jusqu'en 1791, date du rattachement à la France. La nomination d’éminents prélats au siège épiscopal de Carpentras confère à la capitale du Comtat un prestige et un éclat hors du commun : ces évêques marquent le pays d’une empreinte italienne, ce qui a pour incidence la création d'un contexte favorable à susciter la vocation d’hommes de lettres.

La Bibliothèque Inguimbertine est la bibliothèque municipale classée de la Ville de Carpentras. Cette distinction est survenue le 05 juillet 1897, accordée en raison de la qualité de ses fonds. En effet, cette institution dispose d'une structure particulière. Elle est composée de fonds patrimoniaux de renommée internationale, des archives municipales anciennes de la Ville de Carpentras et de quatre collections muséographiques : beaux-arts (musée Duplessis), archéologie (musée lapidaire et archéologique), arts et traditions populaires (musée Comtadin) et arts décoratifs (musée Sobirats). Cependant tous constituent, et ce dans un cadre juridique, un seul et même service municipal avec la bibliothèque. De plus, chacune de ces collections a reçu, en vertu de la loi du 4 janvier 2002, l’appellation de « Musée de France ». C'est donc une architecture hybride et peu commune puisqu'il s'agit d'une bibliothèque-musée : un cas désormais unique en France. Tout cet ensemble est dirigé par un conservateur d’État qui veille à la conservation de ce patrimoine unique mais aussi à une forme d’interdisciplinarité souhaitée par le fondateur de l’Inguimbertine.

Fig I. Photo 1 : Sobirats, Photo 2 : Comtadin, Photo 3 : Duplessis

3 photographies des intérieurs des musées de Carpentras

Introduction

Un établissement tel que la bibliothèque Inguimbertine, en regard de la conception de l'institution, est nécessairement confronté à la modernité qu'impose la société et à son évolution permanente, mais aussi à la sauvegarde du patrimoine dont elle est le gardien depuis la Révolution française. A Carpentras comme partout en France, l'informatisation des bibliothèques ne s'est pas faite de manière soudaine ni unifiée, il est même possible de parler de retard dans le processus pour l'Inguimbertine. C'est pourquoi les catalogues d'un grand nombre d'établissements français ne comptent qu'un chiffrage relativement faible de notices informatisées en regard de la totalité des fonds dont ils disposent. Ainsi, les directions des bibliothèques concernées songent à incorporer ces documents, divers et variés, dans leurs bases informatiques, et ce dans le cadre de plusieurs perspectives qui s'offriraient à elles. Cette confrontation entre retard et modernité donne lieu à une opération spécifique que l'on appelle conversion rétrospective. L'Inguimbertine n'échappe pas à cette logique. La conversion rétrospective des catalogues de la bibliothèque Inguimbertine de Carpentras est-elle donc perçue comme un outil bibliothéconomique ou en tant qu'illustration d'un vecteur de la valorisation du patrimoine écrit ? Cet événement se déroule grâce et en accord avec une politique nationale menée, qu'il est nécessaire de présenter et d'expliquer, élaborée dans un cadre général, mais qui se doit d'être adaptée aux réalités locales et à leurs spécificités. La conversion rétrospective - ou rétroconversion – peut être perçue comme un élément d'usage quotidien dans le milieu des bibliothèques, de gestion des collections, mais aussi comme celui d'une politique plus vaste, axée sur la protection d'un héritage transmit, appelé Patrimoine.

Fig II. Buste de Mgr d'Inguimbert

buste de Mgr d'Inguimbert

1- La définition du chantier

1.1- Un contexte propice à la conversion rétrospective du patrimoine écrit

Si la notion de Patrimoine est apparue au XIIe siècle, sa considération n'a commencé qu'au XVIIIe siècle, suite à la Révolution française, qui instaure alors la protection des biens culturels. L'idée de « patrimoine écrit » a désormais remplacé le concept de "livres anciens, rares et précieux", il concerne les collections de livres qui sont conservées dans les musées ou bien dans divers dépôts d'archives (municipales, départementales, spécialisés ou bien privées). Le patrimoine écrit est une responsabilité, il est du devoir des garants de celui-ci de le mettre en valeur.

Une enquête réalisée entre 2005 et 2006, dans le cadre de la première phase du Plan d’Action pour le Patrimoine Écrit a conduit à la réalisation d’une enquête au niveau national. Ses principaux résultats, en ligne depuis janvier 2007, ont révélé l’importance des fonds non inventoriés ni catalogués (ce qui représente plus de 30 % des collections conservées en bibliothèque municipale). En effet, en 2004,  le ministère de la Culture et de la Communication lance le Plan d'Action pour le Patrimoine Écrit (dit PAPE), qui vise le patrimoine écrit en région, représentant plus de 30 millions de documents. Sont inclus dans ce programme les manuscrits, les livres imprimés, les périodiques, les estampes et les photographies, mais aussi les cartes, les monnaies et les médailles. Ce plan permet au ministère de la Culture et de la Communication de soutenir les actions de conservation, de signalement et de valorisation qui sont menées par les collectivités territoriales en charge de ces fonds. Parmi ces actions, la conversion rétrospective.

« La conversion rétrospective est un acte qui consiste en la réalisation de transferts de notices depuis des catalogues papier préexistants sur le support informatique utilisé au sein de l'établissement. »

1 :
 CCFr sur :<http://www.ccfr.bnf.fr>

La conversion rétrospective a débuté dès les années 1970 (1966 : gel des formats de structures d'enregistrements informatiques de données bibliographiques), mais ce n'est que depuis 2001 et l'apparition du Catalogue Collectif de France1 (dit CCFr) que ce sujet devient d'ordre national.

Le CCFr est un projet interministériel (réalisé conjointement par le Ministère de la Culture et le Ministère de l’Education Nationale) dont la maîtrise d’ouvrage est confiée à la Bibliothèque nationale de France. Les missions élémentaires qui lui sont confiées sont de recueillir, de conserver, d'enrichir et de communiquer le patrimoine documentaire national.

2 :
 Le catalogue virtuel est un outil permettant d'interroger plusieurs catalogues...

Ce programme d'envergure nationale s'exprime par la réalisation d'une interface unique et l'élaboration d'un catalogue virtuel2 qui donne un accès unifié, intégré et gratuit à trois grands catalogues français : d'une part le Système d’information de la Bibliothèque nationale de France, puis, le Système universitaire, et d'autre part, le catalogue des bibliothèques municipales rétroconverties ("BMR"). De plus, il offre 3 grandes fonctions : car il est à la fois un répertoire d’adresses et de services (Répertoire national des bibliothèques et centres de documentation), un accès à des références documentaires (catalogue virtuel), mais il fournit également des documents (consultation sur place, prêt de documents originaux et fourniture de documents de substitution). En constituant le catalogue des bibliothèques municipales rétroconverties (BMR), la Bibliothèque nationale de France, revêt l'habit de maître d’ouvrage des rétroconversions, et cherche à atteindre deux objectifs.

Le premier d'entre-eux est celui de constituer une masse significative de données bibliographiques informatisées, dans le cadre du projet du Catalogue collectif de France. L'idée est aussi de permettre à la bibliothèque dont le catalogue est concerné par le transfert,  d’utiliser des données bibliographiques déjà informatisées (acte de dérivation) pour constituer et mettre à jour son propre catalogue informatisé, et ce quelque soit le système de gestion documentaire utilisé (dans la limite d'un logiciel comprenant divers formats ou répondant à une uniformisation des formats de notices). Au total, ce sont 56 bibliothèques qui ont été concernées par la première vague de rétroconversion, répartie entre 1992 et 1996, ce qui représente 262 catalogues convertis, et 2 186 525 notices saisies.

3 :
 Les formats MARC (acronyme de MAchine-Readable Cataloging) sont des formats d'échange...

Cependant, les bibliothèques candidates se devaient de répondre à certains critères, sans lesquels aucune opération n'était envisageable. La BnF exige de la bibliothèque municipale postulante un classement national, la possession d'un fonds comprenant plus de 20 000 livres anciens, le devoir de disposer d'un catalogue propre à être saisi (c'est-à-dire manipulable, lisible et suffisamment complet), avoir la possibilité d’intégrer et de créer des notices bibliographiques en Unimarc3, et enfin, justifier de la présence d’un encadrement scientifique. Se pose alors la question des ouvrages qui sont concernés par le projet.

Il s'agit principalement des fonds patrimoniaux anciens (c'est-à-dire jusqu’en 1914), locaux, spécialisés, autrement dit concernant les fonds qui intéressent les chercheurs en particulier. Les fonds retenus proviennent, dans une très large majorité, des confiscations révolutionnaires issues des bibliothèques du clergé et de la noblesse, mais aussi des dons et legs, des acquisitions en relation avec une personnalité ou bien avec l'histoire locale, du dépôt légal d'imprimeurs régionaux.

Les catalogues qui les décrivent sont rédigés sur des supports qui peuvent être très variés (registres d'inventaire, catalogues imprimés, fiches manuscrites ou dactylographiées) et qui suivent des règles plus ou moins précises, témoignages de différentes époques.

4 :
 Cf Annexe-3 : explication détaillée des pôles associés de la BnF.

Le CCFr a également évolué avec le temps : la BnF, son autorité de tutelle, a relancé ces programmes au début des années 2000 dans le but d’accélérer l’informatisation des catalogues des bibliothèques et de faciliter ainsi le signalement et la localisation de leurs collections patrimoniales, ce qui coûte très cher. Aussi, la mise en place de conventions permet d'apporter l'assistance financière et technique souvent nécessaire à ces opérations de conversion rétrospective : ce sont alors des collaborations avec les bibliothèques qui sont créées et baptisées : pôles associés4.

Fig III. Interface de la page d'accueil du Catalogue Collectif de France

Interface de la page d'accueil du Catalogue Collectif de France

5 :
 Utilisant les catalogues suivant : BnF, SUDOC, Base Patrimoine ou par sélection de...

Désormais, le Catalogue Collectif de France réunit sous un portail commun le catalogue général de la Bibliothèque nationale de France (Catalogue général), le système universitaire documentaire (Sudoc) qui est le catalogue des bibliothèques de l’enseignement supérieur, et la base « Patrimoine », c'est à dire le catalogue des fonds anciens et locaux de 60 bibliothèques municipales ou spécialisées. Une base qui représente plus de 20 millions de documents recensés. Comme dans tous contrats, des obligations sont à la charge ou au bénéfice de chacune des parties engagées ainsi, en échange, les pôles associés de la BnF doivent verser leurs notices rétroconverties dans le CCFr, ceci dans l'optique de chargements (exclusivement des notices nouvelles mises à jour de manière régulière) que pratique la BnF afin d'augmenter la masse volumique de la base bibliographique. Le CCFr se présente comme une petite constellation de bases additionnelles. L'une d'entre-elle est destinée aux Imprimés et à l'univers du multimédia5, une seconde est destinée au « répertoire national des bibliothèques et fonds documentaires », décrivant 4800 bibliothèques et 1700 fonds de France. L'ensemble de ces bases peut être consulté selon trois possibilités : soit par établissement, par fonds ou bien en recherche globale. La réalisation d'une troisième base, comprenant un catalogue de manuscrits s'achève.

Fig IV. Répartition des notices par dates de publication

51% avant 1811, 19% entre 1811-1914 et 30% après

6 :
 Consulter carte en annexe.
7 :
 Remarque émise par la Direction du livre, Ministère de la Culture dans le Plan...

En 20106, la BnF parle de 2 882 170 notices provenant de 82 bibliothèques, municipales ou spécialisées. Une récente étude menée par la DLL analyse ces chiffres comme preuve que le PAPE a été utilisé de manière inégale selon les 22 régions françaises7. Cependant, pour un grand nombre d'établissements (46% de toutes les bibliothèques françaises), le CCFr reste le seul moyen d’accéder aux notices, telle la Chambre de Commerce et d'Industrie de Marseille-Provence.

Ce contexte national, offrant des perspectives technologiques et financières avantageuses, crée un terrain propice à l'élaboration d'un plan afin que la Bibliothèque Inguimbertine de Carpentras, par exemple, puisse répondre à ses besoins.

1.2- La rétroconversion à Carpentras

1.2.1-La présentation des lieux

8 :
 Cf « Carpentras et la bibliothèque Inguimbertine » en préambule.

Si la bibliothèque Inguimbertine, du point de vue institutionnel, semble remarquablement complexe8, les collections qu'elle comprend le sont tout autant : ce qui, finalement, n'est que l'image réfléchie de sa création. L'histoire de la bibliothèque Inguimbertine est indissociable de celle de son fondateur, car la personne qui est à l'origine de la bibliothèque publique de Carpentras est aussi atypique que la manière avec laquelle celle-ci est devenue municipale, puis l'une des institutions françaises les plus riches et les plus renommées.

9 :
 Joseph-Dominique D'Inguimbert (dit dom Malachie) : Cf. Annexe 1 : Glossaire.
10 :
 Nicolas-Claude Fabri de Peiresc (ou de Peyresc ) : Cf. Annexe 1 : Glossaire.

Image5L'évêque Joseph-Dominique d'Inguimbert, dit Dom Malachie d'Inguimbert9, a été nommé successivement Bibliothécaire pontifical, puis Recteur du Comtat Venaissin (en l'année 1745). Ce dernier, avant d'être nommé évêque de Carpentras, fut le bibliothécaire du cardinal Corsini (devenu le Pape Clément XII). Il conseilla l'achat de la bibliothèque du cardinal Philippe-Antoine Gualterio et participa au classement de cette dernière. Nommé évêque de Carpentras en 1735, Joseph-Dominique d'Inguimbert rapporta de Rome environ 4 000 volumes, des tableaux, mais aussi des estampes et des cartes. Monseigneur d'Inguimbert profita également de la mise en vente de la bibliothèque du président de Mazaugues, ce qui lui donna l'occasion d'enrichir ses collections (environ 15 000 volumes, 4 000 médailles, divers objets d'art et de curiosité) en 1745, créant ainsi un établissement destiné en très grande majorité à des chercheurs. En 1747 il acheta au baron de Trimond, neveu et héritier des Mazaugues, les dossiers et minutes de correspondance de Peiresc10 qui participent grandement à la renommée de l'Inguimbertine de nos jours.

La plupart des bibliothèques municipales classées doivent leurs richesses aux saisies des bibliothèques des congrégations religieuses, ce qui n'est pas le cas de la Bibliothèque Inguimbertine. Car l'histoire de la ville de Carpentras influe également sur celle de sa bibliothèque. En effet, cette-dernière se situe dans l'ancienne capitale de l'État pontifical du Comtat Venaissin.

Image6Cette configuration en fait l'originalité car cette bibliothèque publique a été créée avant l'essor de la lecture publique, réalisation attribuée à la Révolution française. La Bibliothèque Inguimbertine accueille ainsi ce qui, dans d'autres régions de France, a pu être divisé : elle dispose en effet de fonds patrimoniaux, de la lecture publique, et elle est composée de bibliothèques, d'archives diverses, des archives municipales, mais aussi de plusieurs musées (Musée Comtadin, Musée Duplessis, Musée Sobirats et Musée Lapidaire). Tout ceci formant, selon l'autorité papale de 1746, la « Maison des Muses ».

11 :
 Casimir-François-Henri Barjavel, est né en 1803 et mort en 1868 à Carpentras. Il...

C'est en 1847 que la municipalité déménage les collections depuis une annexe du Palais épiscopal (lui-même réformé et devenu Palais de Justice), en un hôtel particulier, l'Hôtel d'Allemand, dans lequel la bibliothèque, ses rayonnages et son classement du dix-huitième siècle, se trouvent encore. Des dons - comme celui du Docteur Casimir Barjavel11 avec ses 10 000 volumes, ses tableaux et ses objets d'art -, des dépôts de l'État, des acquisitions. Tous ces documents l'enrichissent au fur et à mesure.

Selon les termes de son testament, en parlant des carpentrassiens, Mgr D'Inguimbert laisse :

« non seulement à [s]es concitoyens, mais aussi aux étrangers de quelque païs [sic] qu'ils puissent être, [s]a bibliothèque, [s]es manuscrits, [s]on médailler, [s]es antiques et [s]es estampes ».

L'écriture du premier catalogue de la bibliothèque, appelé « Catalogue D'Inguimbert » a débuté sous le mandat du prélat à l'administration de l'évêché de Carpentras et sa rédaction a continué jusqu'en 1843. Il est composé de trois volumes : deux sont réservés à l'alphabétique-auteurs, le troisième uniquement aux matières (trois tomes qui représentent 20190 documents). Le choix d'indexation de ce fonds est particulier : il s'agit d'une indexation alpha-numérique, composée d'une lettre (représentant le thème) suivie d'une suite de chiffres, exemple : D777.

Fig V. Entrée de la Salle Barjavel, contenant 10 000 ouvrages riches de contenus.

Photographie de l’entrée de la Salle Barjavel

En 1843 débute la rédaction des fiches mobiles contenues dans des armatures en bois, et qui se poursuit jusqu'en 1953. Ce catalogue comprend les vedettes auteurs et matières (55956 imprimés). L'illustration la plus représentative de ce catalogue est le Fonds Barjavel et ses 10.000 ouvrages.

12 :
 Les fichiers kardex sont des meubles en métal équipés de tiroirs coulissants...

Enfin, le catalogue sur fiches mobiles classées dans les tiroirs. Il s'agit de fichiers topographiques (également appelés fichiers-kardex12) qui comportent les vedettes auteurs et matières produites entre 1954 et 2003, date à laquelle la bibliothèque Inguimbertine s'est informatisée.

En 2010, la bibliothèque Inguimbertine c'est 3 107 manuscrits, 200 000 imprimés, 15 900 dessins, estampes, plans et cartes, 300 sceaux, 6 000 monnaies et médailles, 300 sculptures, 1 000 peintures, 1 200 objets d’arts décoratifs et pièces de mobilier, 100 pièces lapidaires et plusieurs milliers de vestiges archéologiques, ainsi que de nombreux objets ethnographiques.

1.2.2- La description du chantier

13 :
 Cf Annexe 2 pour la description des fonds de la Bibliothèque Inguimbertine

Afin de répondre aux exigences qu'imposent la conservation et la valorisation d'un tel fonds pour la bibliothèque, la Ville de Carpentras doit effectuer un choix afin de réaliser son projet de conversion rétrospective. L'opération vise la traduction informatique de la totalité des catalogues et des fichiers des imprimés, ce qui équivaut à un volume de 141 100 notices, toutes antérieures à 2003. Ces ouvrages en question, issus des différents fonds de la Bibliothèque Inguimbertine13, doivent être saisis sur le logiciel Aloès, conçu par la société OPSYS et utilisé depuis l'informatisation de l'établissement.

Fig VI. Fichier ALOES by OPSYS : trois interfaces disponibles

impression écran : trois interfaces disponibles

14 :
 La norme ISO-2709 est une norme internationale qui définit un format d'échange...
15 :
 Le protocole Z-39.50 est un protocole de communication informatique de type...
16 :
 Cf Annexe 2

Ce programme informatique est un système d'information de type MARC. Aloès permet à ses utilisateurs d'adapter l'ensemble des données contenues dans cette application selon les nécessités : que ce soit pour le catalogue bibliographique, la définition des autorités, mais aussi pour l'exemplarisation des documents, les acquisitions, la gestion des périodiques ou les données concernant les emprunteurs (répartis de la sorte : Gestion du Prêt-Emprunteurs, Gestion de l'administration, Gestion du Catalogue). De plus, avec le logiciel Aloès, il est possible d'utiliser divers formats MARC tels Unimarc ou bien Intermarc (ce dernier est utilisé à la BnF par exemple) et de les adapter selon les nécessités. En permettant la création des zones que l'on souhaite, Aloès permet de faire cohabiter sur une même base des formats MARC différents. En dotant ce logiciel d'un module d'importation et d'exportation de données de type ISO-270914, OPSYS offre à ses usagers la possibilité d'intégrer à leur base toutes les données externes en format MARC. De plus, Aloès dispose d'un convertisseur intégré qui formate les données entrantes et/ou sortantes. Les filtres d'importation destinés aux fournisseurs de notices que sont la BnF et Electre sont additionnés à des convertisseurs Unimarc→Intermarc et Intermarc→Unimarc : ce qui s'avère être un outil non négligeable pour la conversion rétrospective qui nécessite un nombre élevé de dérivations. Les données sont également interrogeables via le protocole Z-39.5015 ou les services WEB du portail documentaire qui permettent ainsi l'échange des notices du catalogue. Cependant, pour le moment, la bibliothèque Inguimbertine dispose de quatre types de catalogues16 dont un seul est informatisé sur le logiciel Aloès.

Afin d'optimiser la qualité des saisies futures, la conversion rétrospective de Carpentras a été scindée en deux parties : d'une part le fonds ancien et local (qui représente 76 146 volumes) et d'autre part le fonds récent (64 954 volumes).

Comme pour tout établissement culturel se lançant dans un chantier de grande ampleur et à coût élevé, la bibliothèque Inguimbertine a émit un Cahier des clauses techniques, à l'intérieur duquel il a été inséré un calendrier prévisionnel. Grâce à celui-ci et à l'aide de l'ensemble des autres articles qui composent le document, il est aisé de distinguer les moments forts de ce projet.

Dans un premier temps, c'est un appel d'offre qui est lancé. Les marchés publics, et les accords-cadres en général respectent les principes de liberté d'accès à la commande publique, ainsi qu'une égalité dans le traitement des candidats et une transparence dans le déroulement des procédures. Ces principes permettent d'assurer l'efficacité des démarches mais aussi la bonne utilisation de l'argent public. Suivant le montant mais aussi la nature du marché qui est en question, la publicité permet le libre accès à la commande publique qui en est faite par l'ensemble des prestataires intéressés. Cette démarche est aussi la garantie d'une véritable mise en concurrence car elle suscite un certain nombre de candidatures et d'offres : une plus grande diversité des offres permet d'accroitre les chances d'obtenir celle qui sera la plus économique mais aussi la plus avantageuse pour la collectivité. Le choix de la procédure à mettre en œuvre est déterminé en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser. La définition précise des besoins est une phase préalable essentielle pour assurer la réussite finale du marché, aussi doit-elle prendre en compte les exigences.

17 :
 Cf annexe 4

Le groupe de projet (présidé par le conservateur en chef ainsi que les membres désignés par lui17, est associé à la BnF, l'inspection générale des bibliothèques et la la Direction régionale des affaires culturelles de Provence-Alpes-Côte d’Azur (DRAC-PACA)) commence une période de consultation à partir des dossiers reçus pour définir le choix d'un prestataire. Le second temps administratif est la réception de l'accord des subventions préalablement demandées. Mais la bibliothèque Inguimbertine est confrontée à une configuration particulière.

En effet, la demande a été émise avant la création du PAPE par le ministère de la Culture et de la Communication (MCC). C'est pourquoi la bibliothèque peut devenir un pôle associé documentaire de la BnF, mais uniquement, et ne peut pas bénéficier des aides du MCC dans le cadre du Patrimoine Écrit.

Cependant, l’État (le MCC : représenté par la Direction du livre et de la lecture (DLL), la Bibliothèque nationale de France (BnF), DRAC-PACA), dans le soucis de permettre à la collectivité de mener à bien cette entreprise, a accordé des subventions atteignant 50% du coût de l’opération, sachant que le coût total de ce programme est estimé à 180 000 euros. La BnF dispose d’un budget spécifique pour les opérations de coopération régionale, porté par le ministère de la Culture à 3 millions d’euros depuis 2005 (une augmentation de 10%). La Bibliothèque nationale est ainsi parvenue à la fois à relancer les rétroconversions des catalogues de fonds anciens et locaux, en s’intéressant désormais au XIXe siècle, un avantage pour l'Inguimbertine.

Fig VII. Lapidation de Saint-Étienne, Psautier à l'usage de Reims, Ms. 077, Fol. 172v.

Lapidation de Saint-Étienne

2- La conversion rétrospective comme outil bibliothéconomique

La conversion rétrospective étant la réalisation de transferts de notices à l'aide de manipulations informatiques, par simples saisies, elle peut donc être définie comme étant un outil de travail au sein de la bibliothèque. Tous ces outils sont regroupés sous le terme de bibliothéconomie, c'est à dire l'ensemble des techniques de gestion et d'organisation du monde des bibliothèques. En effet, cette notion comprend tous les savoir-faire relatifs à la construction, à l'organisation, à la gestion du personnel et des finances ainsi qu'aux relations avec les usagers. Aujourd'hui, le terme de bibliothéconomie, pourtant explicite, tend de plus en plus à être délaissé au profit de l'expression « sciences de l'information et des bibliothèques ».

2.1-L'exécution du projet

18 :
 Numway : www.safig.fr/Notre_organisation/streamway/Numway.html
19 :
 Jouve : www.jouve.fr
20 :
 Centre Culturel Irlandais : www.centreculturelirlandais.com

La gestion et l'organisation : voilà les objectifs que la conversion rétrospective fixe en étant appelée à être mise en place par les équipe de la bibliothèque. Cependant, l'opération ne commence réellement qu'avec le choix du prestataire qui officialise la réalisation de ce chantier. La bibliothèque Inguimbertine porte son choix sur la société Numway18, leader en Europe sur le marché de la reprise de fonds Documentaires et de fonds Patrimoniaux. Numway est l’entité de SAFIG Streamway. Cette société était en concurrence avec Jouve19, également spécialiste de la dématérialisation et des systèmes d’information, qui a réalisé - entre autre - la rétroconversion du Centre Culturel Irlandais à Paris20.

21 :
 Ce qui peut être traduit littéralement par externalisation des processus d'affaires....

Or, le 3 mai 2010, Jouve annonce le rachat de SAFIG, donnant naissance au Groupe Jouve-SAFIG, principal prestataire de la BNF tant en terme de numérisation que de conversion de données et numéro 1 des BPO21 (Business Process Outsourcing) en France. Le groupe Jouve a ainsi pris le contrôle opérationnel et 75 % des parts de SAFIG. Jouve a également passé un partenariat avec ITESOFT pour ses solutions innovantes en ce qui concerne la dématérialisation, le traitement automatique et la gestion des documents. Cependant, malgré cette nouvelle configuration, aucun changement n'est annoncé en regard du contrat réalisé précédemment entre SAFIG et l'Inguimbertine. Il peut pourtant être noté le manque de concurrence que cela va imposer sur le marché de la dématérialisation documentaire pour les bibliothèques et les archives patrimoniales.

La préparation de la rétroconversion est importante. Tout d'abord, s'opèrent les réunions de travail entre les différents chefs de projet, ce qui a pour effet de déboucher sur l'établissement d'un registre de consignes de saisies baptisé « cahier des spécificités ». Il s'agit d'y définir l'objet de ce projet en question, le calendrier de réalisation ainsi que la présentation des catalogues, des outils bibliothéconomiques (format Unimarc et logiciel SIGB entre-autres) ainsi que les modalités d'exécution.

Pour le premier groupement de notices, il est décidé que les équipes de SAFIG ne travaillent que sur deux des trois catalogues manuscrits de Mgr D'Inguimbert, ceux réservés à l'alphabétique-auteurs. Le catalogue en question est décrit, en mentionnant sa particularité : il s'agit d'un manuscrit.

Ce catalogue est complètement manuscrit et a été rédigé par trois mains principales : la première main, parfaitement lisible (Cf. Fig VIII), couvre environ 54 % des pages et comporte en moyenne 14 notices par page.

Fig VIII. Catalogue 1/3 de Mgr D'Inguimbert.

Catalogue 1/3 de Mgr D'Inguimbert

Il est stipulé que les notices dites de première et troisième main (dont l'écriture est relativement claire et lisible) sont à traiter. La seconde écriture sera saisie sur site ultérieurement. Il s'agit d'un détail propre à la saisie de données issues de manuscrits, une dépendance involontaire liée à la graphie du bibliothécaire rédacteur. Ainsi, ce sont 17.540 notices qui sont traitées pour ce premier catalogue.

Fig IX. Catalogue 1/3 : partie difficilement lisible

Catalogue 1/3 : partie difficilement lisible

La seconde écriture est appelée communément, d'un point de vue local, « la troisième », en référence à la première très calligraphiée, et assez facile à déchiffrer (Cf Fig IX). Cette écriture complexe couvre environ 10 % des pages et comporte en moyenne 20 notices par page. En outre, ces notices renvoient essentiellement à des éditions italiennes et comtadines antérieures à 1791, ne relevant donc pas du dépôt légal.

D'une manière générale, le catalogue D'Inguimbert se présente sous la forme d’un inventaire à deux colonnes par page, comme illustré sur les deux figures précédentes. Chaque page comprend en moyenne 2 x 8 notices, si l'on excepte ladite troisième main. Dans tous les cas, en respect de la « norme » choisie par Monseigneur D'Inguimbert, la cote figure en bas à droite de chaque notice.

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Elle est composée d’une lettre, correspondant à un domaine de connaissances, suivie d’un numéro.

A l’intérieur de ces domaines, le classement se fait par ordre alphabétique de nom d’auteur, mais il y a parfois des organisations méthodiques à l’intérieur de l'ordre établi par nom d’auteur (exemple : les vies de saints regroupées).

Le premier tome compte 500 feuillets et le deuxième 464, pour un total de 1832 pages. Afin de pouvoir réaliser la saisie dans les meilleurs conditions, et sachant que pour se faire il est nécessaire d'approcher le document, le catalogue, microfilmé par la bibliothèque Inguimbertine, a été numérisé par l'opérateur de saisies. La société SAFIG a remis le DVD contenant la numérisation à la direction de la bibliothèque.

Fig X. Fiche d'un classeur « bois ».

Fiche d'un classeur « bois »

L'étude du second groupement de notices concerne la conversion rétrospective de 103 200 fiches, comprenant à la fois des vedettes auteurs et matières, des notices manuscrites (environ 60 %) et des notices dactylographiées (environ 40 %), rédigées à la fois au recto et au verso des fiches, et dont certaines notices, en soit particulièrement longues, correspondent à une séquence de deux ou plusieurs fiches. Les classeurs ont été acheminés aux ateliers de La Châtre, où la numérisation des fichiers a été effectuée en recto-verso et en couleur : toutes les fiches des classeurs 1 à 309 et une partie du classeur 310 ont été numérisées, ce qui représente l'ensemble des fiches. Cependant, il a été opéré un tri lors du traitement des notices, car dans certains cas, des fiches ne doivent pas être traitées. Il s'agit tout d'abord des notices de renvoi, c'est à dire avec la mention « voir ». Sont mentionnées aussi les notices secondaires, repérables par la vedette auteur suivie d’une fonction de préfacier, de traducteur, de commentateur, d'illustrateur, d'éditeur, situées en haut de la fiche (Cf. Fig X). Enfin, sont citées les notices dites « matières » (ce sont les mots matière qui se trouvent au recto, en haut de la fiche). Néanmoins, il est précisé que dans le cas de fiches barrées, elles devront être traitées, ainsi que les notices ayant une mention telle que « manquant ».

22 :
 Kardex est une société spécialisée qui propose des solutions de stockage et de...

Fig XI Fiche dite « kardex »22

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23 :
 Cf Fig. XI

Enfin, le troisième catalogue, dit « kardex »23, est un catalogue réparti sur des fiches mobiles, qui sont classées dans des tiroirs. Ce catalogue est complètement dactylographié. Cette fois-ci, la conversion rétrospective concerne 42 322 fiches. Toutes les fiches ont été numérisées dans les locaux de SAFIG, en mode couleur et recto / verso, certaines d'entre-elles comportant une indexation au verso. Parallèlement, un envoi de notices imprimées est effectué (Cf. ci-dessous).

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Une fois cette opération effectuée, et le dossier reçu, il convient à la bibliothèque d'apporter les corrections nécessaires sur les opérations de saisies en provenance de SAFIG puis de les renvoyer à l'opérateur pour qu'il puisse saisir les modification informatiques à appliquer. Il s'agit d'une étape intermédiaire obligatoire avant la gravure des notices sur les CD-ROMS, car la dernière étape est l'import des notices saisies par SAFIG.

Fig XII. Interface du logiciel ALOES durant la phase de téléchargement des notices.

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Le téléchargement (Cf. Fig XII) se fait directement dans la base par le biais d'un filtre de notices qui autorisent le versement (Cf. ci-dessus), suite à des barrières administratives dans le logiciel : il s'agit tout simplement d'un système de contrôle. Au 31 mars 2010, ce sont 110 549 notices qui ont été informatisées et intégrées dans la base de la bibliothèque.

Ce type de téléchargement a été opéré dans le cadre de l'importation des notices rétroconverties depuis les classeurs « bois » et kardex, dans un premier temps, suivi de la seconde phase avec ce printemps 2010, le téléchargement des notices rétroconverties issues des catalogues 1 et 2 du Fonds d'Inguimbert.

En ce qui concerne le troisième volume du catalogue D'Inguimbert, qui se rapporte à la période 1737-1800, il est en effet concerné par une autre phase, qui se déroule de manière manuelle cette fois. Le catalogage s'effectue livre en main et regroupe environ 30 550 références.

2.2- Reprise des notices informatisées : la concrétisation du projet par l'intégration à la base

Fig XIII. Réalisation de la zone 606 (format UNIMARC) : saisie du champs autorité matière.

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Le travail qu'il m'a été permis de mener, à la fois sur la relecture et la correction de ces notices à importer, mais aussi sur le Fonds Barjavel, permet d'illustrer cette étape ultime de la conversion rétrospective en tant que réalisation physique : il s'agit de l'optimisation des notices rétroconverties afin de préparer la scénographie du fonds.

Suite à l'étape de téléchargement des notices informatisées, via les CD-ROM fournis par l'opérateur, il convient de les consulter afin d'y apporter de menues corrections, livre en main. Ici, ce sont les capacités et les connaissances en catalogage qui sont requises.

24 :
 L’International Standard Bibliographic Description (ISBD) (en anglais : description...

Le pavé ISBD24 (« bloc de texte » que forment les données rentrées, cf. exemple ci-dessous), selon l'ordre paramétré lors de la réalisation du logiciel et qui correspond intégralement au format UNIMARC en vigueur (intitulé 2709), est retouché au niveau du titre (zone 200), de l'auteur (zone 700), auxquels on apporte des compléments, mais aussi en zone de collation (zone 215) et d'adresse bibliographique (zone 210).

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Il est également possible d'apporter des informations en notes de l'exemplaire (zone 316) puisque l'agent est en présence de l'ouvrage, à la différence de la saisie antérieure effectuée par l'organisme de saisie.

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Il convient alors de réaliser une description « matérielle » du document, de son état physique, de sa conservation, mais faire aussi de détailler ce qui présente de l'importance dans la caractéristique de celui-ci.

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Se rajoutent alors les données codées (zone 141) et les notes sur la reliure (la zone 310 regroupe les données destinées à une éventuelle remise en état de l'ouvrage). A partir de cet instant, il est envisageable d'exemplariser le document grâce à la zone 997 (« données de l'exemplaire ») en apposant le code à barres, et la cote-format choisie en fonction du fonds auquel l'ouvrage appartient, localisation, cotes et données spécifiques sont apposées.

Enfin, l'intégration de la zone 600 (en langage Unimarc la zone 606 étant la zone vedette matière nom commun) et son renseignement permet de les indexer et de les classer par thème, ceci dans l'optique de projeter la scénographie envisagée pour cette collection. Les ouvrages ne sont donc plus présentés par leur numéro d'inventaire mais par le thème auquel leur sujet les rattache. Afin de faciliter ce travail, il est possible de s'appuyer sur des réalisations déjà effectuées grâce à la BnF et à son catalogue (pour le titre par exemple, devant la difficulté des écritures ou bien dans l'identification de l'auteur).

Cette technique est surtout usitée dans le cas du livre ancien qui, quel que soit son titre, mais aussi suivant le mode de mise en pages appliqué (celui-ci était alors sujet à un nombre élevé d'éditions, chaque exemplaire paraissant dans ce cas unique), la saisie des données reste complexe. Il convient alors de saisir de manière intégrale les données. Ceci est donc opéré dans un souci de clarté et de facilité de saisie (rapidité et anticipation des volumes). La saisie intégrale des données obtenues auprès des réservoirs bibliographiques internationaux, de type catalogue virtuel, à l'exemple du Karlsruher Virtueller Katalog (KVK) (national et international), du Catalogue Collectif de France ou du Catalogue général de la Bibliothèque nationale de France (configuration nationale) est à entreprendre dans le cas d'ouvrages dont disposeraient d'autres établissements français de même titre. Cependant, il ne faut pas écarter la spécificité de l'ouvrage qui est en présence : afin d'illustrer la particularité de l'ouvrage (saisie des informations locales complémentaires).

25 :
 Catalogue Collectif de France (proposé par la BnF) par exemple ou bien via les...
26 :
 Le Dépôt légal est l'obligation « pour tout éditeur, imprimeur, producteur,...

Pour les livres plus récents, qui ne sont également pas saisis dans la base informatique, il est bien évidemment plus aisé de faire appel aux réservoirs de notices mis à notre disposition25. Le catalogage n'est plus une priorité pour les agents des bibliothèques grâce à la mise en commun des notices informatisées. C'est ainsi qu'en téléchargeant des fiches préalablement saisies par le Dépôt légal26 il est possible d'enregistrer des livres achetés par l'établissement, et de les mettre à disposition du public dans un temps extrêmement réduit après réception. Il se créé alors un acte de dérivation qui simplifie le catalogage de ces ouvrages. Dans le cas d'ouvrages parus au XIXe siècle ainsi qu'au début du XXe, cet acte est également possible, la production étant accrue et moins raffinée du point de vue physique dans la majorité des cas (Révolution industrielle : mécanisation et nouvelles matières premières pour le papier).

A l'usage, opérer une rétroconversion sollicite tous les outils bibliothéconomique d'un établissement. Est-elle cependant un outil elle-même? La notion d'outil, en cela qu'il s'agit d'un instrument qui permet d'exercer une action sur un élément d'environnement à traiter, qui améliore l'efficacité des actions entreprises ou donne accès à des actions impossibles autrement, alors la conversion rétrospective est un outil. En effet, elle permet de passer d'un état traditionnel au catalogue informatisé, dans ce cas il s'agit d'un outil, car il est nécessaire aujourd'hui d'y recourir pour obtenir l'état final. L'étendue des débouchés qu'elle permet lui donne la possibilité de se présenter également comme agent de communication du Patrimoine.

3- La conversion rétrospective comme vecteur de la valorisation du patrimoine écrit

3.1- Donner une visibilité extérieure

La valorisation du patrimoine répond à de multiples enjeux d’ordre culturel, pédagogique et  économique, mais aussi, dans un cadre plus vaste, à la vie touristique et sociale du milieu d'appartenance. La mise en valeur du patrimoine repose sur l’action d’accueil, d’encadrement et d’animation par divers agents du patrimoine. Elle fait l’objet de diverses manifestations (journées du patrimoine, printemps des musées...), qui répondent à l’intérêt du public. Tout ceci dans un seul but : celui de faire connaître le patrimoine. Cependant, cette entreprise fait appel à de multiples outils et canaux de diffusion, des actions facilitées par le recours aux nouvelles technologies. La constitution d’outils d’inventaire, de consultation (de types portails et banques de données), d’études (avec des publications thématiques), de colloques, de produits multimédias (CD-ROM, DVD...) et surtout le projet de numérisation du patrimoine avec notamment la réalisation de Gallica, traduisent cette valorisation du patrimoine pour sa « branche écrite ».

27 :
 OPAC à facettes Aquabrowser par OPSYS, description accessible à cette adresse :...

La bibliothèque Inguimbertine souffre actuellement d'un manque d'image qui nuit à celle de ses collections de renommées internationales. L'opération de conversion informatique qui s'y déroule cette année va voir à son issue l'ensemble des notices être versées, par les soins de la BNF (partenaire de la Ville de Carpentras pour ce projet d’intérêt national), dans le Catalogue Collectif de France dont elle a la charge depuis 2001. Afin de promouvoir l'établissement, un site internet propre à la bibliothèque est en cours de création. Il permettra la signalisation de l’ensemble des notices rétroconverties lors de l'opération, et les rendra accessibles au-travers d'un catalogue en ligne, dérivé web d'Aloès, qui sera un vecteur de technologie avancée pour le milieu de l'OPAC. En effet, la bibliothèque Inguimbertine opte pour une option avant-gardiste en se dotant d'un OPAC à facettes27.

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Cette nouvelle forme, utilisée sur 650 sites dans le monde, propose de grands principes : tout d'abord, une boite de recherche simple et unique, puis une liste de résultats classés par pertinence et la proposition d'un module d’affinage présentant les facettes (avec le nombre de produits correspondants). Tout ceci présente des avantages avec la « standardisation » de la recherche basé sur celle proposée par Google (interface simple, confiance dans le tri des résultats par pertinence, correction orthographique), mais aussi un objectif : la réduction du taux de silence et la gestion ergonomique du nombre important de résultats. La rétroconversion apporte les outils essentiels au bon déroulement de l'apport des informations qui vont alimenter de nouvel OPAC.

La recherche s'effectue par un tri établit sur la pertinence des résultats : le nombre de fois où le terme apparaît, la longueur du champ, l'ajustement manuel possible (mise en valeur d’un fonds ou d’un support par exemple) et l'établissement de trois niveaux de pondération (paramétrable lors de l’installation) pour l’ensemble des champs indexés. C'est également la gestion automatique des fautes de frappe (quand la recherche n’aboutit à aucun résultat,l'OPAC fait la proposition d'une liste d'auteurs, de sujets, etc.).

Fig XIV.Notice provenant de l'OPAC à facettes de la Grande École de Commerce de Lille (ESC), seul OPAC de ce type en France pour le moment

Notice provenant de l'OPAC à facettes de la Grande École de Commerce de Lille

Cependant, comme le souhaite un grand nombre d'établissement, il convient de réaliser une application du web du catalogue. C'est un des désavantages d’Aquabrowser : l'interface séparée du portail web  et ne fonctionne qu'avec une copie de base, il n'y a pas de possibilité de mise en facette d’informations en temps réel. Aquabrowser est complémentaire mais entièrement séparé du portail Web et indépendant du SIGB.

Cet investissement est réalisé compte-tenu de la fusion des quatre catalogues cités précédemment, grâce à la conversion rétrospective. Ce sont ces mêmes notices qui vont être versées dans le Catalogue Collectif de France, en même temps que le dernier versement dans la base carpentrassienne. Pour se faire, celles-ci sont dites « structurées », ce qui est une exigence de la BnF, réclamant une certaine qualité liée à des conditions, principalement techniques, avec l'emploi d'un SIGB par l'établissement demandeur et le respect des normes lors de l'informatisation. Aquabrowser, en tant qu'exemple d'OPAC à facettes, démontre l'action d'import-export des notices (Fig XIV en page 29). Car, il est important, dans la situation actuelle de Carpentras, mais également, à plus grande échelle, de tous les partenaires de la BnF dans le processus de conversion rétrospective de penser à l'étape ultime, et condition sine qua none, imposée par la Bibliothèque nationale de France en échange des 50 % de subvention : l'export des notices rétroconverties vers le CCFr.  Ainsi, afin de faciliter l’export des données du catalogue et des autorités , l'application du format d'échange international ISO2709 Unimarc est de rigueur sur ce logiciel.

Fig XV. Système de recherche Aquabrowser.

Système de recherche Aquabrowser

La bibliothèque Inguimbertine envisage également une future intégration à Gallica, bibliothèque numérique de la BnF qui permet à tous l'accès aux collections numériques de bibliothèques nationales et internationales (à l'exemple de la Bibliothèque municipale de Toulouse, ou bien de la Library of Congress située à Washington DC). Dans un premier temps, les équipes prennent les clichés en couleur et non plus en noir et blanc, technique habituellement employée.

Image25Mais la plus grande opération de « marketing » qui va propulser Carpentras et sa bibliothèque classée est le déménagement des collections au sein de l'Hôtel-Dieu de la ville. Une opération qui semble totalement étrangère à la conversion rétrospective. Or, cette dernière, en tant qu'outil bibliothéconomique est une étape indispensable à ce transfert. Le bâtiment actuel qui abrite les collections de la bibliothèque Inguimbertine connaît aujourd’hui un seuil de saturation critique, ce qui convenait au XVIIIe siècle ne l'est forcément plus au XXIe au regard de la production littéraire actuelle. C'est pourquoi la municipalité lance un vaste projet de transfert et de redéploiement des collections bibliographiques et muséographiques. Bien entendu, ce déplacement nécessite la restauration d'un monument et une redéfinition des espaces dont il dispose. Afin de promouvoir la richesse et la variété des fonds de l'institution, la Ville de Carpentras réinvestit l'Hôtel-Dieu. Un travail doit donc être opéré quant à l'accueil du public et aux normes qu'il impose, dans un bâtiment vierge de tout aménagement. Du côté de la bibliothèque, le déménagement des collections, c'est près de 300 000 ouvrages et documents concernés, dont un grand nombre n'étaient pas encore rentrés dans la base informatique.

Il a déjà été démontré que la conversion informatique des catalogues (autre appellation de la rétroconversion) et des fichiers des imprimés est une suite logique à l'informatisation de l'établissement. La rétroconversion est une étape préalable au déménagement proprement dit, sans laquelle aucun transfert ne peut être envisagé. En effet, aucune scénographie hormis le fonds d'Inguimbert n'a été étudiée, sachant que celle-ci est identique depuis le XVIIIe siècle, selon les volontés de Mgr D'Inguimbert. Il faut donc innover et créer ces répartitions logiques et naturelles. C'est pourquoi la bibliothèque municipale classée de Carpentras doit conjuguer à la fois Patrimoine et modernité afin de mettre à la disposition de ses publics le panel le plus large de son exceptionnelle richesse documentaire et artistique. Car, en analysant les ressources de ce complexe, force est de constater que si les collections muséographiques comportent quelques pièces remarquables qui offrent un certain intérêt d'un point de vue objectif, ce sont essentiellement les fonds anciens, rares et précieux, de la bibliothèque qui sont exceptionnels et qui permettent d'asseoir la réputation internationale de Carpentras.

3.2- Un enrichissement intellectuel : le suivi et la gestion des collections

En raison de ses riches fonds encyclopédiques, la bibliothèque Inguimbertine a toujours eu vocation à accueillir les chercheurs et à faciliter l’avancement ainsi que la diffusion de leurs travaux. La rétroconversion permet d'opérer le récolement mais aussi d'effectuer l'inventaire des collections qui sont en présence à l'Inguimbertine. Mais surtout, cette opération permet d'en dériver un grand nombre d'opérations de modernisation.

La première d'entre-elles est le développement de la recherche multicritère, une opération inexistante sur le modèle d'OPAC actuellement utilisé et qui sera rendue possible grâce à l'emploi de l'OPAC à facettes. La recherche s'effectue par la recherche dite « booléenne », avec l'usage des opérateurs « ET », « OU », « SAUF ». Un système d'exclusion des mots vides de type articles est également employé. S'ajoute à cela l'enrichissement des notices, à la fois en interne, où il deviendrait possible d'effectuer une recherche par éditeur, par reliure, par thème ou bien même par fonds. C'est un système qui sera partagé avec les usagers du service, c'est à dire grâce aux chercheurs, qui apporteront également une sensibilisation au niveau des publications. Ainsi, la recherche avancée sera mise en valeur, notamment à l'aide de la recherche par format d'utilisation ou bien par autorité. Ce nouvel OPAC dispose d'une interface de recherche avancée permettant un affinage des résultats ainsi qu'une réduction du nombre de résultats par l'intermédiaire des facettes, définies par les agents de la bibliothèque lors de la mise en place du portail, ce qui aura pour effet d'afficher les résultats pour chaque facette, triés par pertinence, indiquant le nombre d'occurrences des documents concernés. Les chercheurs étant le premier public visé par la bibliothèque Inguimbertine, les facettes seront paramétrées afin de permettre une découverte du fonds grâce à une interface orientée sur la recherche effectuée : un menu propose un affinage rapide par localisation.

Mais il s'agit aussi de permettre la découverte des outils informatiques et les fonds en présence pour celles et ceux qui ne connaissent pas l'établissement. Afin de les intéresser et de les amener à utiliser plus souvent l'OPAC, la mise en place de la version à facettes permettra de donner un aspect dynamique et visuellement attractif, qui aura pour effet d'éveiller la curiosité de l'utilisateur. Mais la « découverte » passe également par l'usage d'un nouvel outil du web 2.0 : le nuage de tags. Chaque sélection d'un élément du nuage de suggestions permet d'interroger un autre aspect de la recherche initiale. Le terme recherché est au centre de la constellation. Tous les autres termes de la constellation proviennent de l’indexation de la base et sont donc cliquables. La constellation de mots est créée à partir des termes indexés par les professionnels, équivalence du terme recherché, par synonymie ou non. Le nombre de mots de la constellation est limité à 25 pour des raisons d’ergonomie et d’affichage. De plus, pour un attrait maximal, les termes sont codés par couleur (traduction, association, variation orthographique), et leur disposition autour du mot de recherche est aléatoire sans caractère de priorité. La sélection d'un terme de la constellation lance une nouvelle recherche, mais le tri des résultats par pertinence prend désormais en compte l’historique de recherche.

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Un tag, appelé parfois étiquette ou marqueur, est un mot-clé ou un terme associé, qui est assigné à de l'information (par exemple à une image ou à un article), qui décrit ainsi le document et permet une classification des informations basée sur les mots-clés attribués. Il s'agit d'intégrer l'utilisation des technologies 2.0, connues d'internet, qui permettent d'intégrer de nouvelles fonctionnalités au catalogue de la bibliothèque. Le nuage de tags, partie intégrée de l'OPAC à facettes décrit précédemment et souhaité par l'Inguimbertine, est un élément supplémentaire qui va permettre d'enrichir et de mettre en valeur les collections de la bibliothèque tout en proposant notamment les services aux succès reconnus des grandes librairies en ligne de type amazon.com ou FNAC, et en intégrant certains de leurs contenus. Ici, c'est une interface visuelle qui est proposée, permettant de visualiser les champs et les résultats par nuages de tags. Ce procédé est d'ores-et-déjà échangeable entre les bibliothèques, à l'exemple des notices d'aujourd'hui.

Ces deux techniques à usage moderne vont permettre par la suite la conversion rétrospective des catalogues des manuscrits (il y a actuellement 3.107 manuscrits répertoriés), des cartes, des plans et des documents graphiques afin de les intégrer progressivement à la base où les fonds anciens sont en train d'être ajoutés. L’inventaire des médailles a été dressé en 1976, et le catalogage des incunables a été rédigé par Xavier Lavagne d’Ortigue, chargé de cette mission par la Direction du livre et de la lecture. Ce dernier travail est destiné à une publication qui regroupera l’ensemble de la région PACA. Il en est de même du catalogage des manuscrits musicaux qui est inclus dans un projet du ministère. (Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France ?).

28 :
 La CoVe rassemble 66 644 habitants et s’étend sur 52 743 hectares, entre Dentelles...

La conversion rétrospective permet de dessiner de nouveaux projets de partenariats. Dans le cas de Carpentras, c'est notamment avec la Communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin (CoVe28), dont Carpentras est la ville « centre » qu'il est envisagé des liaisons fortes. Ainsi, on parle d'une mise en réseau avec le catalogue informatisé des bibliothèques développées par la CoVe, dans le but d’offrir les mêmes services à l’ensemble des habitants du bassin de vie de Carpentras.

Le vecteur, c'est tout ce qui véhicule un message ou des informations, ayant une origine et une extrémité, allant d'un point à un autre. La rétroconversion permet ce passage d'un état à un autre. Tout d'abord de manière physique,et donc en tant qu'outil bibliothéconomique. Mais aussi en dehors de son contexte purement matériel, en permettant à l'établissement de faire des avancées en matière de politique culturelle, tant au niveau de l'aménagement que des actions et des mesures à prendre pour la protection et la conservation du patrimoine, les financements et mécénats dont l'établissement peut faire l'objet, la « la démocratisation culturelle » désirée par l'État depuis André Malraux, enfin le rayonnement de l'établissement et à terme de son organisme de tutelle. Tout cela à partir de la transformation de données manuscrites ou typographiques en données informatiques.

Fig XVI. « Fragrance » du futur...

« Fragrance » du futur...

Conclusion

La Bibliothèque Inguimbertine s'engage donc dans le virage du XXIe siècle et de l'ère du numérique en faisant preuve de modernité et d'avant-gardisme, comblant ainsi son retard pris depuis la fin du XIXe siècle. Celle qui était précurseur au XVIIIe siècle, lors de sa création, renoue avec ses origines, visant la théorie de la Bibliothèque 2.0, dont le principe s'axe sur le fait que l'information devrait circuler de la bibliothèque à l'usager et de l'usager à la bibliothèque, pour permettre une adaptation rapide et permanente des services, ce qui lui a cruellement manqué jusqu'à aujourd'hui. Les usagers (en tant qu'individus et comme communautés) devraient être impliqués en tant que consultants et participants, ceci pour permettre l'innovation à la fois dans les services physiques et virtuels. C'est pourquoi la notion de conversion rétrospective est apparue en coïncidence avec la première vague d'informatisation.

La conversion rétrospective problématisée comme outil bibliothéconomique ou en tant que vecteur de la valorisation du patrimoine écrit aura été l'occasion de pratiquer cette opération, sous toutes ses étapes, comme je l'ai illustré précédemment et d'en analyser la portée. Il s'agit bien d'un outil dans le cas de Carpentras car son usage vise à répondre aux besoins quotidiens de la bibliothèque Inguimbertine. Cependant, dire « ou », en plaçant en opposition les termes d'outil bibliothéconomique et de vectorisation, obligerait à faire un choix, alors que ces deux actions s'avèrent complémentaires, mais aussi que cette action ne verrait pas le jour si aucune orientation « politique » n'était envisagée au préalable.

29 :
 La bibliothèque numérique est un ensemble de formats, de compression, ainsi que de...

Effectuer mon stage à la bibliothèque Inguimbertine aura été « idéal » puisqu'il s'agit d'un exemple à la fois de retard, en comparaison de certains établissements français qui ont dépassé le stade auquel elle se trouve, mais aussi de modernité, par l'usage des nouvelles technologies au quotidien, au-travers des étapes d'informatisation de ses ouvrages, ainsi que des phases de sauvegarde du patrimoine. Il m'a été permis d'être acteur de la rétroconversion me permettant d'en établir une description détaillée de chaque étape qui encadrent le processus. J’ai trouvé intéressant de pouvoir suivre et participer à un projet dans son intégralité, de son lancement jusqu’à sa réalisation définitive. En établissant le lien avec la formation que j'ai suivi tout au long de l'année en Licence Professionnelle, il m'a été possible de constater le grand nombre d'applications que j'ai pu effectuer, tant au niveau des actions proprement « techniques professionnelles » type catalogage, divers et variés, mais aussi et surtout, en ce qui concerne le monde de la bibliothèque numérique29 et des sciences de l'information. Cela m'a permis de confirmer mes ambitions pour l'avenir et mon souhait de carrière dans le milieu des bibliothèques, qui plus est au service du Patrimoine écrit.

Fig XVII. De la réunion des Patrimoines (escalier d'honneur de l'Hôtel-Dieu de Carpentras)

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Annexes

Annexes (1,7Mo)

Notes

1  CCFr sur :<http://www.ccfr.bnf.fr>

2  Le catalogue virtuel est un outil permettant d'interroger plusieurs catalogues simultanément.

3  Les formats MARC (acronyme de MAchine-Readable Cataloging) sont des formats d'échange de données bibliographiques permettant d'informatiser les catalogues de bibliothèques. Ils sont définis par la norme ISO 2709, mère de toutes les variantes de format MARC, originaire de la Bibliothèque du Congrès (États-Unis d'Amérique) en 1969

4  Cf Annexe-3 : explication détaillée des pôles associés de la BnF.

5  Utilisant les catalogues suivant : BnF, SUDOC, Base Patrimoine ou par sélection de catalogues (Marseille, Limoges Lyon ou Dijon, n'incluant pas le catalogue des manuscrits).

6  Consulter carte en annexe.

7  Remarque émise par la Direction du livre, Ministère de la Culture dans le Plan d'action pour le Patrimoine écrit et Graphique en 2007, écrit par M. Gérard Cohen, chargé de mission d‘évaluation et de conseil auprès du directeur du livre et de la lecture

8  Cf « Carpentras et la bibliothèque Inguimbertine » en préambule.

9  Joseph-Dominique D'Inguimbert (dit dom Malachie) : Cf. Annexe 1 : Glossaire.

10  Nicolas-Claude Fabri de Peiresc (ou de Peyresc ) : Cf. Annexe 1 : Glossaire.

11  Casimir-François-Henri Barjavel, est né en 1803 et mort en 1868 à Carpentras. Il fut un médecin, un homme politique, un historien, mais aussi un bibliophile français.

12  Les fichiers kardex sont des meubles en métal équipés de tiroirs coulissants contenant les fiches de catalogage accrochées sur des "hamacs", ce qui permet de les consulter facilement.

13  Cf Annexe 2 pour la description des fonds de la Bibliothèque Inguimbertine

14  La norme ISO-2709 est une norme internationale qui définit un format d'échange informatique de notices bibliographiques. Elle est généralement liée avec des données codées en format MARC car la norme ISO 2709 n'est qu'un cadre d'utilisation, ce qui n'impose donc pas l'utilisation d'un format particulier.

15  Le protocole Z-39.50 est un protocole de communication informatique de type « client-serveur » (mode de communication entre plusieurs ordinateurs d'un réseau qui distingue un ou plusieurs clients du serveur) pour rechercher à travers un réseau informatique des informations dans des bases de données. Il est surtout utilisé par les bibliothèques pour interroger simultanément plusieurs catalogues.

16  Cf Annexe 2

17  Cf annexe 4

18  Numway : www.safig.fr/Notre_organisation/streamway/Numway.html

19  Jouve : www.jouve.fr

20  Centre Culturel Irlandais : www.centreculturelirlandais.com

21  Ce qui peut être traduit littéralement par externalisation des processus d'affaires. C'est l'externalisation d'une partie de l'activité de l'entreprise vers un prestataire extérieur, un sous-traitant.

22  Kardex est une société spécialisée qui propose des solutions de stockage et de classement. La création de Kardex remontent aux années 1880, aux États-Unis, avec l'invention du "Card Index System".

23  Cf Fig. XI

24  L’International Standard Bibliographic Description (ISBD) (en anglais : description bibliographique internationale normalisée) désigne un ensemble de normes internationales de description de catalogage définies par la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions (IFLA en anglais)

25  Catalogue Collectif de France (proposé par la BnF) par exemple ou bien via les services d'Electre.com.

26  Le Dépôt légal est l'obligation « pour tout éditeur, imprimeur, producteur, distributeur, importateur de déposer chaque document qu'il édite, imprime, produit , distribue ou importe en France à la BnF » en fonction de la nature du document. Celui-ci permet à la BnF de constituer une collection de références et donc assurer la diffusion de la Bibliographie nationale française.  Source : BnF

27  OPAC à facettes Aquabrowser par OPSYS, description accessible à cette adresse : www.opsys.fr/POD/index.aspx?IdPage=216, voir Fig XVIII. La notion de facettes est attribuée au bibliothécaire et mathématicien indien Shiyali Ramamrita Ranganathan en 1924, par l'usage d'une combinaison de cinq facettes : Personnalité:Matière:Énergie:Espace:Temps.

28  La CoVe rassemble 66 644 habitants et s’étend sur 52 743 hectares, entre Dentelles de Montmirail, Mont Ventoux et Monts de Vaucluse. (http://www.ventoux-comtat.com/index.html).

29  La bibliothèque numérique est un ensemble de formats, de compression, ainsi que de type de numérisation (mode texte ou mode image). Il s'agit des nouveaux modes de diffusion et de conservation qui présentent de nombreux avantages en termes de durée, de qualité de conservation et de communication.

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Pour citer ce document

Bisault Guillaume. La conversion rétrospective des catalogues de la bibliothèque Inguimbertine de Carpentras : outil bibliothéconomique ou vecteur de valorisation du patrimoine écrit ?, [En ligne], Rapport de stage, Licence professionnelle Métiers des bibliothèques et de la documentation. Limoges : Université de Limoges, 2010. Disponible sur : http://epublications.unilim.fr/memoires/licenceprombd/244 (consulté le 19/09/2017).